Què hauria d'(i no) col·locar en un arxiu personal del treballador
En altres, l'accés està limitat al personal de recursos humans i els empleats poden demanar accés als seus registres. Els advocats també poden fer constar el contingut dels registres de personal de demandes i reclamacions de la Comissió d'Igualtat d'Oportunitats d'Ocupació (EEOC) .
Un ex empleat també pot sol·licitar una còpia de les seves dades personals.
Amb tots aquests usos potencials i potencials espectadors dels registres de personal, l'empresari ha d'ocupar-se de mantenir la documentació imparcial i factual de la història laboral d'un empleat en els registres de personal. En conseqüència, apliqueu aquestes directrius generals a la documentació que conserveu en els registres de personal de la vostra organització.
Normes generals per als continguts del fitxer de personal d'empleats
- La informació dels registres de personal ha de ser factual. Opinions del personal de supervisor o recursos humans; notes aleatòries; xafarderies; rumors infundats; preguntes, informes o acusacions de tattletale d'altres empleats que no estan explorats; al·legacions no perseguides, investigades i concloses; i qualsevol altra informació, comentari o notes no factuals s'haurien d'excloure del fitxer de personal d'un empleat.
Un dels pitjors exemples de comentaris ofensius que un gerent de recursos humans va trobar presentat en un registre de personal, implicava les notes d'entrevista de l'administrador de contractació. Un va dir: "Possiblement massa greix per aixecar-se i baixar les escales quan sigui necessari". Imagini's que l'empleat, un advocat i fins i tot els empleats i supervisors futurs que llegeixin comentaris com aquests.
En una altra empresa, el gerent va trobar notes no confirmades que els directius i altres persones havien col·locat als fitxers de l'empleat, com "Mary està enutjada perquè no va aconseguir un augment. Ella va reduir la seva feina amb intenció d'arribar-hi fins i tot amb el seu gerent". Mira el problema?
- Els registres de personal s'han d'assignar de forma creuada a les ubicacions d'arxius adequades. Determineu un protocol per als registres de personal de la vostra empresa segons les lleis estatals i federals , lleis laborals com la Llei de portabilitat i responsabilitat de salut de 1996 (HIPAA) i les millors pràctiques de l'empresari.
A continuació, seguiu amb el protocol. No vol trobar les excuses d'un metge a l'atzar incloses en el fitxer de personal quan pertanyen a un fitxer mèdic. Tampoc no vol la raó i la justificació de la promoció d'un empleat en el fitxer de nòmina.
També no voleu que els registres d'una decisió de contractació que incloguin comprovacions de fons o notes de discussions amb els antics empresaris en el fitxer de personal.
- Els supervisors, directors i altres empleats que col·loquin la documentació en els registres de personal han d'estar capacitats per escriure correctament la documentació. Declarar en una amonestació de l'empleat que l'empleat era un defecte total no guanyaria els registres del personal, però els supervisors no entrenats van escriure declaracions similars.
Millor encara, limita l'accés als fitxers a la persona del personal de recursos humans que és responsable dels registres i sap què s'hauria de fer i que no s'hauria de col·locar en un fitxer de personal. - Equilibri la informació que introdueix en els registres de personal per incloure tant els aspectes positius com els negatius de la història laboral d'un empleat. Massa sovint, els registres de personal fan èmfasi en totes les ocurrències negatives i faltin els components positius.
- Reconeixeu la diferència entre les notes personals del supervisor sobre el seu personal d'informació i els registres oficials del personal de l'empresa. Les notes del supervisor que s'utilitzen per a la millora del rendiment , per fer un seguiment dels projectes i la finalització d'objectius, i per determinar raonadament els plantejaments i els plans de desenvolupament del rendiment , per exemple, pertanyen al fitxer privat del supervisor, no als registres oficials del personal de la companyia.
També reconeix la necessitat de capacitar als supervisors en la forma de prendre notes i mantenir la documentació en el seu fitxer de gestió. Els mateixos criteris per a fets, no opinions i exemples específics, sense oracions, s'apliquen a les notes privades.
Les notes privades del supervisor poden ser citades en el cas d'una demanda, per la qual cosa es recomana la precaució fins i tot per a notes privades. No es recomana la pràctica dels supervisors que conservin còpies dels registres que existeixen en el fitxer oficial del personal d'empleats en el seu fitxer de gestió.
- La documentació de contractació i les notes d'entrevistes presenten una mica de dilema. La millor pràctica és mantenir un fitxer separat per a cada posició que ompliu, que inclou tota la documentació relacionada amb omplir aquesta posició des de la publicació de feina fins als controls de referència. Els currículums, cartes i sol·licituds dels sol·licitants pertanyen a aquest fitxer, excepte que heu de traslladar l'aplicació del treballador contractat al fitxer de personal de l'empleat.
Aquest fitxer conté les llistes de comprovació i els formularis oficials que s'esforcen per obtenir una representació imparcial de les qualificacions d'un empleat potencial i admetre la seva decisió de contractar el candidat més qualificat. Les opinions i notes del gestor de contractació que s'han pres durant el procés de contractació no pertanyen a aquest fitxer. Els recursos humans poden recollir aquestes notes per mantenir la documentació completa sobre una decisió d'ocupació, però no pertanyen als registres de personal.
- La documentació factual sobre decisions d'ocupació com la promoció , la transferència a una oportunitat lateral i els augments salarials pertanyen als registres de personal. Les opinions del supervisor o del RR sobre l'empleat no ho fan. La documentació d'acció disciplinària oficial, com ara una advertència escrita, també pertany al fitxer de personal de l'empleat.
Exemples específics de documentació que no han d'estar en registres de personal
La informació següent no s'ha de col·locar en registres de personal. La documentació pot requerir un fitxer separat, es pot classificar com a notes de supervisió o de gestió, o no ha de ser mantingut en absolut per un empresari.
- Qualsevol informació mèdica pertany al fitxer mèdic .
- La informació de la nòmina pertany al fitxer de nòmina .
- Els documents que inclouen nombres de la Seguretat Social dels empleats o informació sobre classificacions protegides de l'empleat com edat, raça, sexe, origen nacional, discapacitat, estat civil, creences religioses, etc., mai no s'han de conservar als fitxers de personal.
- La documentació supervisora amb la finalitat de gestionar el treball d'un empleat, establir objectius, retroalimentació i altres, hauria de ser presentada en una carpeta privada, de supervisió o de gestió.
- El material de recerca, inclosa la queixa de l'empleat, entrevistes de testimonis, entrevista d'empleats, troballes, recomanacions d'advocats i resolució, a més d'un seguiment per assegurar-se que no hi ha represàlies , hauria de residir en un arxiu d'investigació separat dels registres de personal.
- L' empleat del fitxer I-9 es forma en un fitxer o ubicació I-9 , lluny dels registres del personal d'empleats.
- Col·loqueu comprovacions de fons, inclosos els antecedents penals, els informes de crèdit, etc., i els resultats de les proves de medicaments en un fitxer separat que els supervisors, els administradors i l'empleat no poden accedir. SHRM recomana aquest fitxer independent o recomana que aquesta informació també es pugui presentar a l'arxiu mèdic de l'empleat.
- Els registres d'igualtat d'oportunitats dels empleats, com ara formularis d'autoidentificació i informes governamentals, no s'han de mantenir al fitxer de personal ni a cap lloc on el supervisor tingui accés.
Si segueix aquestes directrius, la vostra organització realitza un emmagatzematge efectiu de la història laboral i registres personals factuals i suporables en els llocs adequats.
Descàrrec de responsabilitat: Tingueu en compte que la informació proporcionada, si bé és autoritzada, no està garantida per la seva exactitud i legalitat. El lloc és llegit per un públic mundial i les lleis i regulacions laborals varien d'un estat a un altre i d'un país a un altre. Si us plau, busqueu assistència legal o assistència de recursos governamentals estatals, federals o internacionals per assegurar que la seva interpretació i les decisions legals siguin correctes per a la vostra ubicació. Aquesta informació és per a orientació, idees i assistència.