Com poden els empleats obtenir accés a veure el seu arxiu de personal?
Com que els empleats saben que aquests registres existeixen, voldran veure-los de tant en tant per veure què conté el fitxer.
Al decidir com proporcionar un empleat (i l'accés als empleats anteriors), tingueu en compte les lleis que s'apliquen al vostre negoci.
Molts estats tenen lleis que requereixen que una empresa pugui disposar de parts específiques del fitxer per als empleats actuals i anteriors. Consulteu amb el vostre advocat d'ocupació per assegurar-vos que la vostra política compleixi totes les lleis.
La llei federal, per exemple, requereix que els registres relacionats amb la llei nord-americans amb discapacitats es mantenen separats dels registres de personal. Si la vostra empresa està subjecta a HIPAA, assegureu-vos que el manteniment de registres mèdics també compleixi aquest requisit.
És possible que tingueu un gran marge de maniobra en què permet que els empleats vegin en el seu fitxer. Però, tingueu en compte que, fins i tot si determina que un empleat no pot tenir accés a determinada informació, com ara controls de referència, que en el cas d'una demanda, aquesta informació es pugui descobrir.
Per tant, instruiu al vostre personal que registri les coses amb precisió i que segueixi la llei en tot moment. Els registres d'empleats no són el lloc per als acudits interns o els comentaris desencadenants.
Aquests no passen bé en un tribunal de justícia.
Com a regla general, tenir un gatekeeper als registres garanteix que els procediments siguin seguits i consistents. No vol cap administrador de recursos humans que permeti que els usuaris tornin els seus registres als seus escriptoris mentre que un altre refusa l'accés.
Exigir que tots puguin passar per una única font ajuden a mantenir les coses coherents i legals.
Les lleis relatives als registres i la retenció de registres i l'accés són difícils. Assegureu-vos que us quedeu al corrent.
La política següent és un bon començament per a la vostra empresa , però tingueu en compte que les vostres lleis estatals i locals poden variar.
Exemple de la política d'accés als registres d'empleats
Tots els empleats, empleats anteriors i representants dels empleats poden veure determinats continguts del seu expedient de personal amb antelació al personal de Recursos Humans. Es poden veure els documents relacionats amb les qualificacions dels empleats, com ara l'aplicació, la promoció , l' acció disciplinària i la transferència. A més, l'empleat pot revisar els formularis de registre de la política i els registres d'entrenament.
Els documents que l'empleat no pot revisar inclouen referències o xecs de referència, registres de qualsevol investigació realitzada per la direcció, registres mèdics, documents relacionats amb un procediment judicial, qualsevol document que infringeixi la confidencialitat d'un altre empleat i els documents utilitzats per a la planificació de l'empleat.
Procediment
Un empleat que vulgui revisar els continguts admissibles del seu fitxer personal haurà de contactar amb Recursos Humans amb una antelació de 24 hores (els caps de setmana exclosos). Els empleats anteriors o persones desconegudes pel personal de Recursos Humans, han de presentar una identificació o prova de permís per accedir al fitxer de personal.
Els empleats han de revisar els seus fitxers de personal en presència d'un personal de Recursos Humans.
Els empleats no poden treure de l'oficina cap part del fitxer de personal .
L'empleat pot sol·licitar fotocòpies del fitxer o parts del fitxer. En raó, la persona del personal de Recursos Humans proporcionarà fotocòpies. Per una còpia extensa, l'empleat haurà de pagar les fotocòpies.
Si l'empleat no està satisfet amb un document en el seu expedient de personal, en presència de la persona del personal de Recursos Humans, l'empleat pot escriure una explicació o aclariment i adjuntar-la al document controvertit. En cap cas el personal de recursos humans o el treballador alteraran el document real.
L'empleat també pot demanar que es retiri un document del fitxer de personal. Si la persona del personal de recursos humans està d'acord, el document es pot eliminar.
Si la persona del personal de Recursos Humans no està d'acord, la qüestió pot ser recorreguda de la forma prescrita a la Política de porta oberta de la companyia.