Consells per saber quan, per què, com i què documentar en el rendiment dels empleats
La documentació és essencial per als directius i el personal de recursos humans, ja que cal fer un esforç important per registrar tots els esdeveniments en la història laboral dels vostres empleats, tant en incidències positives com negatives de rendiment.
Aquí és perquè els directius i el personal de recursos humans volen documentar acuradament tots els esdeveniments.
Per què documentar?
- La documentació proporciona evidència que es discuteixen els problemes de rendiment amb l'empleat de manera oportuna i concisa.
- La documentació ofereix una història de la millora de l' empleat o el fet de no millorar el rendiment al llarg del temps. És cronològic i una descripció precisa de les accions de l'empleat, les accions de l'administrador i els esdeveniments tal com ocorren.
- La documentació proporciona proves que recolzen les decisions de gestió per adoptar mesures desfavorables com la disciplina o la resolució amb un empleat.
- La documentació ofereix una prova de que un empleat mereix una promoció o oportunitat disponible sobre altres empleats que també són elegibles.
- La documentació proporciona proves per justificar els increments salarials , disminueix o per què un empleat no ha rebut cap augment.
- En cas de demanda, la documentació completa i exhaustiva protegeix els interessos de l'empresari. La documentació pot donar suport a les accions de la gestió en la finalització d'un empleat sense èxit . També pot demostrar que l'empleat ha estat rescindit per motius legals en lloc d'altres, com ara la discriminació il·legal .
Què documentar?
Els administradors necessiten documentar el rendiment dels empleats, tant les contribucions positives com els errors en el rendiment. Han de documentar exactament el que va fer i va dir el treballador i el que va fer el gerent i va respondre durant la reunió o la conversa.
Cal documentar els acords realitzats durant la conversa, el conjunt d'objectius , les millores requerides i l'esperat, i la línia de temps de millora.
La documentació també ha de contenir els compromisos que l'administrador fa per ajudar a l'empleat.
Com documentar
La documentació s'ha d'escriure durant o immediatament després de la reunió o la conversa amb l'empleat. En cap moment hauria de perdre's anotar la conversa el dia en què es va produir. Esperar fins més tard afecta la qualitat de la documentació perquè es basa en la memòria.
Un dels pitjors errors que cometen els directius és creure que poden reconstruir una història d'assessorament d'empleats segons sigui necessari. Cap persona de RRHH que tingui experiència de documentació decent i puntual es deixi enganyar per un registre reconstruït. Els directius que es reconstrueixen de la memòria provoquen un risc innecessari i inacceptable per a la seva empresa perquè una història de confecció no es mantindrà en una demanda potencial.
Necessiteu que la vostra documentació aparegui com a professional, ordenada i organitzada. Escriviu documentació com si estigués parlant de l'historial a un tercer. Mai no sap qui pot llegir la seva documentació un dia, així que assegureu-vos que reflecteixi la vostra professionalitat. (L'esquena d'un tovalló de còctel, sobre o nota adhesiva no es pot qualificar com a documentació professional).
La seva documentació ha d'anar al nou gerent d'un empleat si l'empleat obté un nou treball -o ho fa- a la seva organització.
Per a la vostra memòria i per informar el nou administrador de l'empleat, heu de posar el nom i el nom de l'empleat, el vostre nom i el títol i la data completa a cada document.
Escriviu documentació que sigui factual, justa, legal, objectiva, completa i coherent. Eviteu les opinions (Mike és descuidat, Alice és mandrós, Tom m'estava mentint), anomenar-ne el nom, redactar-se (John és un imbècil. Mark té un problema d'actitud), i l'etiquetatge (Maria és irresponsable. George no és un equip jugador.).
Eviteu també tractar d'interpretar el comportament de l'empleat. (Marsha no ha d'agradar aquesta tasca: Paula sembla estar al capdavant). Minimitzeu l'ús de paraules descriptives, com ara adjectius i adverbis (lentament, descuidat, infeliç, malhumorós, groller). Indiqueu el comportament i les accions específiques de l'empleat, no la vostra opinió ni la seva interpretació.
A la documentació, el que es necessita és un registre exacte de la conversa. Seguiu els fets i anoteu el que heu dit i el que ha dit l'empleat. Assegureu-vos que la vostra documentació sigui inequívoca i que obtingui els fets directament. (En qualsevol situació legal potencial, els errors en qualsevol dels esdeveniments documentats sospiten tota la documentació).
Finalment, documenteu els acords, els compromisos, els terminis, les millores necessàries, els punts de facturació i altres detalls que podrien passar de la memòria. Assegureu-vos que configureu una data i hora per als terminis i dates de venciment perquè no es produeixi un malentès.
Conegui la política de documentació del departament de recursos humans, que us indicarà quina documentació necessita la ubicació a l' arxiu personal del treballador. Cal incloure qualsevol documentació d'accions disciplinàries.
On guardar documentació d'empleats
Atès que la documentació sobre els empleats és confidencial i privada per a l'empleat, cal tenir cura de que qualsevol documentació sigui confidencial per al gerent, recursos humans i potencialment el següent gerent del treballador. Per tant, no es recomana posar la documentació en una unitat d'ordinador compartida. La documentació manuscrita i la documentació del gestor impreses es conserven millor en l'emmagatzematge bloquejat.
Si segueix aquestes directrius, quan dirigiu-vos a recursos humans a demanar ajuda per a la disciplina, la cancel·lació o la transferència d'un empleat a un lloc de treball amb un millor potencial , HR us ajudarà a resoldre el problema o a millorar la situació. Quan HR informa que documenta, documenta, documenta o no et pot ajudar, tindrà totes les bases cobertes.
Descàrrec de responsabilitat: Tingueu en compte que la informació proporcionada, si bé és autoritzada, no està garantida per la seva exactitud i legalitat. El lloc és llegit per un públic mundial i les lleis i regulacions laborals varien d'un estat a un altre i d'un país a un altre. Si us plau, busqueu assistència legal o assistència de recursos governamentals estatals, federals o internacionals per assegurar que la seva interpretació i les decisions legals siguin correctes per a la vostra ubicació. Aquesta informació és per a orientació, idees i assistència.