La informació mèdica dels empleats mai no es troba en un arxiu personal de l'empleat
Atès que l'arxiu mèdic conté informació confidencial i confidencial, ha de residir en una ubicació segura, bloquejada i inaccessible.
El gabinet d'arxius que allotja els fitxers mèdics dels empleats també ha de bloquejar-se i el personal de recursos humans hauria de tenir les úniques claus. L'accés als fitxers mèdics dels empleats només està restringit al personal de Recursos Humans.
La Llei de portabilitat i responsabilitat de l'assegurança mèdica de 1996 (HIPAA) exigeix als empleadors que protegeixin els registres mèdics dels empleats com a confidencials; els registres mèdics s'han d'emmagatzemar per separat i, a part d'altres registres comercials. Mai guardeu els registres mèdics dels empleats en el fitxer de personal general de l'empleat.
A causa de la confidencialitat de la informació, els registres s'han d'aïllar dels fitxers que els empleats, com ara els supervisors o els administradors, poden tenir accés. (En realitat, això també es recomana per a fitxers de personal en general, només ofereix accés al personal de recursos humans).
Contingut del fitxer mèdic de l'empleat
Aquests són els tipus d'elements que s'han d'emmagatzemar de forma segura en el fitxer mèdic de l'empleat. Si teniu dubtes, no podeu protegir la informació mèdica dels vostres empleats.
- Sol·licituds d' assegurança mèdica i formularis
- Sol·licituds d'assegurança de vida i formularis
- Informació beneficiària designada
- Aplicacions per a qualsevol altre beneficiari d'empleats que pugui necessitar informació mèdica, com ara assegurança de visió
- Sol·licituds d'absències mèdiques pagades o no remunerades
- Informes de Family Medical and Leave Act (FMLA) i aplicacions relacionades i tràmits
- Papers fets amb signatura mèdica
- Documentació sobre les malalties d'un membre de la família o un fill per al qual sol·liciteu el temps de FMLA per proporcionar atenció permanent
- Documentació de baixa relacionada amb els empleats que no són aptes per al FMLA fora del seu treball
- Exàmens mèdics, notes, correspondència i recomanacions
- Excuses mèdicament relacionades amb l'absentisme o la tardança d'un metge
- Restriccions d'ocupació mèdica amb la documentació del metge recomanat
- Informes sobre accidents i lesions, inclosos els documents requerits per OSHA
- Informes de compensació dels treballadors per accident o malaltia
- Qualsevol altra forma o document que contingui informació mèdica privada sobre un empleat.
Si manteniu aquests fitxers 100 per cent confidencials, els vostres empleats confiarà en vosaltres i vosaltres respectareu l'esperit i la importància de la llei.
Descàrrec de responsabilitat: Tingueu en compte que la informació proporcionada, si bé és autoritzada, no està garantida per la seva exactitud i legalitat. El lloc és llegit per un públic mundial i les lleis i regulacions laborals varien d'un estat a un altre i d'un país a un altre. Si us plau, busqueu assistència legal o assistència de recursos governamentals estatals, federals o internacionals per assegurar que la seva interpretació i les decisions legals siguin correctes per a la vostra ubicació. Aquesta informació és per a orientació, idees i assistència.