Heus aquí el que necessiteu saber sobre el contingut dels fitxers de personal
- L'empresari vol disposar d'informació precisa i organitzada quan necessiteu accés a la informació per qualsevol motiu. Els canvis en els contactes d'emergència, les adreces dels empleats, el seguiment de les avaluacions de rendiment , les cartes disciplinàries , el reconeixement dels empleats i els materials d'aplicació del lloc d'ocupació són exemples del tipus d'informació que l'empresari haurà de poder accedir ràpidament.
- L'empresari ha de conservar la documentació sobre qüestions de personal, com ara la selecció dels empleats, el rendiment, l'historial laboral, la justificació de la indemnització i les aplicacions de promoció interna, per citar només alguns.
Una reclamació de l' EEOC , una demanda o fins i tot la necessitat de justificar la manca d'un augment o promoció a un empleat requereix que l'empresari hagi recollit i conservat aquest tipus de documentació dels empleats. - Alguns registres dels empleats són requerits pels governs federals o estatals perquè els ocupadors es mantinguin. Organitzar la informació dels empleats en un fitxer de personal té sentit per a l'accés i el compliment legal i la disponibilitat.
Tipus d'arxius de personal
L'empresari generalment manté diversos tipus de fitxers de personal, per a ús comercial, per a la confidencialitat dels empleats, per a la privadesa mèdica i per al compliment legal. No tenim en compte cap llei que digui quants fitxers es requereix que un empresari es mantingui.
Tanmateix, hi ha moltes lleis, i hi ha bones pràctiques de personal per a la confidencialitat dels empleats, que regeixen el contingut dels fitxers de personal i que tenen accés a aquesta informació.
Aquests són els fitxers de personal que la majoria dels empresaris dels EUA mantenen. (Les lleis i pràctiques mundials poden diferir).
- Arxiu de personal : aquest és el fitxer principal d'empleats que conté la història de la relació laboral.
- Fitxer de la nòmina : voleu mantenir un fitxer separat per a tots els problemes relacionats amb la nòmina quant al salari i els beneficis.
- Fitxer mèdic de l'empleat : la Llei de portabilitat i responsabilitat de l'assegurança mèdica federal de 1996 (HIPAA) exigeix als empleadors que protegeixin els registres mèdics dels empleats com a confidencials.
- Formes d'empleats I-9 : heu de mantenir un fitxer separat per a tots els formularis I-9 dels empleats (no per empleat) , ja que no voleu que els empleats del govern, que estiguin autoritzats a consultar aquests formularis en diverses circumstàncies, principals, fitxers confidencials de personal d'empleats.
Accés dels empleats als fitxers de personal
Els empleats tenen permès l'accés als fitxers dels seus empleats sota l'orientació i la supervisió del personal de Recursos Humans. Es considera que els fitxers de personal dels empleats són propietat de l'empresari que té la responsabilitat de mantenir i protegir-los.
Exemple de la política de fitxers de personal
El següent és una política de fitxer de personal de mostra per utilitzar-la a la vostra empresa. Analitza els diferents fitxers que es recomana i que haurien de tenir accés a cada fitxer.
Política de mostra
La companyia manté tres fitxers d'empleats per a cada empleat.
Es manté un fitxer de personal per a cada empleat de (Nom de la vostra empresa). Aquests fitxers de personal contenen documents confidencials i són gestionats i mantinguts pel personal de Recursos Humans.
L'accés a aquest fitxer es limita al personal de RRHH i se suposa que el gestor de cada empleat manté el seu propi fitxer amb documents rellevants per al rendiment laboral de l'empleat.
Els documents habituals en un fitxer de personal inclouen la sol·licitud d'ocupació, un formulari de contacte d'emergència familiar, una història d'acció disciplinària documentada, un full de vida, un manual d'empleat i fulls de registre de patrons, informació personal actual i referències laborals.
No tots els fitxers de personal contenen els mateixos documents, però cada fitxer personal té alguns documents que són iguals.
Els fitxers de nòmina també es mantenen; Els fitxers de nòmina contenen un historial de llocs de treball, departaments, canvis de compensació, etc. L'accés al fitxer de nòmina es limita al personal de comptabilitat i recursos humans adequat.
També es manté un fitxer mèdic de l'empleat . Els continguts de l'arxiu mèdic no estan disponibles per a ningú, excepte el personal designat per Recursos Humans i l'empleat els registres dels quals es conserven al fitxer. Al nom de la vostra empresa), els fitxers mèdics reben el major grau d'emmagatzematge segur i confidencialitat.
Un empleat pot veure el seu arxiu de personal contactant a la persona del personal de Recursos Humans durant l'horari habitual de treball. Cap empleat pot alterar o eliminar qualsevol document del seu arxiu de personal que ha de ser vist en presència d'un personal de recursos humans.
També coneguts com a fitxers d'empleats, registres d'empleats, fitxers de recursos humans, documentació
Descàrrec de responsabilitat: observeu:
Susan Heathfield fa tot el possible per oferir una gestió ètica precisa, de sentit comú, gestió de recursos humans, ocupador i consells sobre llocs de treball tant en aquest lloc web com a través d'aquest lloc web, però no és un advocat i el contingut del lloc, mentre que autoritzada, no es garanteix la precisió i la legalitat, i no s'ha d'interpretar com a assessorament legal.
El lloc té una audiència mundial i les lleis i regulacions d'ocupació varien d'un estat a un altre i d'un país a un altre, de manera que el lloc no pot ser definitiva en tots ells per al vostre lloc de treball. En cas de dubte, busqueu sempre assessorament legal o assistència de recursos governamentals estatals, federals o internacionals per assegurar que la vostra interpretació i les decisions legals siguin correctes. La informació d'aquest lloc és només per a orientacions, idees i assistència.