Vegeu mostres de documentació correcta i incorrecta en recursos humans
Documentació sobre un registre d'ocupació
La documentació és un registre escrit de les accions de l'empleat, la discussió, els incidents de coaching de rendiment , les violacions de polítiques, l'acció disciplinària, les contribucions positives, la recompensa i el reconeixement, les investigacions, l'incompliment dels requisits i els objectius, l' avaluació del rendiment i molt més.
La documentació permet a l'empresari o empleat preservar un registre escrit dels esdeveniments i discussions que es van produir al voltant d'un esdeveniment específic. La documentació de la relació laboral proporciona un registre escrit que pot ser necessari per donar suport a accions com la promoció dels empleats, les retribucions dels empleats i l' acció disciplinària, inclosa la terminació de l'ocupació .
La documentació sobre els empleats generalment és positiva i negativa, quan sigui necessari. És factual i no crític. Descriu esdeveniments ja que no es produeixen opinions i pensaments sobre l'esdeveniment. La documentació també descriu les accions que es van prendre en casos rellevants, com ara quan es proporciona un reconeixement formal o una acció disciplinària.
Recordeu que heu de crear la documentació més propera quan es produeixi l'incident, de manera que la documentació sigui oportuna, detallada i precisa.
En un procediment legal, la documentació sobre el rendiment passat d'un empleat sovint és fonamental per al resultat que l'empresari experimenta de l'esdeveniment.
Presentar una imatge justa del rendiment de l'empleat sense centrar-se exclusivament en els esdeveniments negatius és l'objectiu.
Tipus de documentació
Les polítiques, els procediments, el manual d'empleats i els plans de desenvolupament del rendiment també són formes de documentació que registren el comportament esperat dels empleats i els requisits del lloc de treball per mantenir un lloc de treball ordenat i just en què els empleats saben el que s'espera d'ells.
La documentació també és el registre escrit de les declaracions de l'acusat, l'acusador i testimonis d'esdeveniments hostils en el lloc de treball que impliquen mala conducta dels empleats com l'assetjament sexual .
La documentació pot ser formal i retinguda en el fitxer personal del treballador . S'espera que els empleats signin aquesta documentació per reconèixer que han rebut una còpia i han revisat els continguts. (La signatura no significa un acord amb les declaracions de la documentació).
Aquesta documentació també inclou registres permanents com l'aplicació signada d'ocupació, referències escrites d' ocupació , materials d'aplicació, com ara currículums i lletres de presentació, i antecedents de fons. Mantinguts a part del fitxer de personal dels empleats, es manté també la documentació com el formulari I-9 que verifica l'elegibilitat de l'empleat per treballar als Estats Units, així com registres mèdics, registres FMLA , etc.
La documentació també pot ser informal com en el registre d'un gerent de les seves discussions amb un empleat al llarg d'un any. És important que els administradors mantenen aquesta documentació en tots els membres del seu equip d'informes; cap empleat ha de ser assenyalat a causa del rendiment. (Això podria interpretar-se com a discriminació en una data posterior).
Ús de la documentació
També es recomana la documentació d'incidents crítics, ja sigui positius o negatius, perquè els administradors tinguin un rècord de rendiment dels empleats durant un període de temps.
La documentació s'utilitza d'altres maneres en organitzacions. Aquests poden incloure procediments, instruccions de treball i instruccions de programari informàtic, per citar alguns, però per als propòsits de la funció de recursos humans, aquests són els usos comuns de la documentació. I, aquestes són instruccions sobre com documentar adequadament .
Exemples de documentació de rendiment
La documentació sobre el rendiment d'un empleat us permetrà disciplinar , rescindir o promocionar, recompensar i reconèixer els empleats de manera justa. Sense documentació, fer un cas per a qualsevol d'aquestes accions és difícil i potencialment arriscat per a l'empresari.
L'empresari ha d'evitar qualsevol acusació potencial sobre el tracte discriminatori dels empleats .
A banda de la legalitat, els bons empleadors volen crear un entorn de treball que sigui just, coherent i solidari amb els objectius dels empleats i els plans de carrera.
Aquest entorn és compatible amb la documentació professional del director del rendiment dels empleats, tant el comportament laudatorio com les accions que necessiten correcció o millora. Anteriorment, com es va discutir detalladament el document. Aquestes mostres us proporcionen més exemples de documentació adequada.
Exemples de documentació
Error :
Mark normalment és tard per treballar. Mark es perd massa treball.
Dreta :
1 d'abril: Mark va cridar en malalt i va perdre 8 hores de treball.
4 d'abril: Mark va arribar a treballar a les 10 del matí, dues hores després de la seva hora programada d'inici.
6 d'abril: Mark va programar la cita d'un metge i, després, es va quedar a casa per instal·lar un forn nou.
12 d'abril: Mark va cridar en malalt i va perdre 8 hores de treball.
Error :
Maria no és confiable. Gairebé mai no fa el que s'ha compromès a fer.
Dreta :
2 de maig: Mary va prometre que el primer esborrany de la proposta del producte estaria disponible per a la seva revisió en la reunió setmanal d'avui. Mary no va produir un document de projecte tal com s'esperava. Va dir que havia estat massa ocupada i la gent que l'ajuda que necessitava no havia tornat amb ella.
El gerent va respondre: quina ajuda li vau necessitar? Informació? Qui no t'ha tornat i què necessites?
Carl i Michael necessitaven actualitzar Mary sobre el seu progrés.
Què et fa tan ocupat que no has tingut temps de seguir el teu compromís? Fa massa compromisos amb hores limitades per complir-les.
Què puc fer per ajudar-te?
Quan farà que el projecte de document estigui disponible per a la seva revisió?
Aquestes mostres proporcionen una visió general del que sembla la documentació efectiva versus la documentació escrita incorrectament. Seguiu aquests consells per documentar de forma efectiva i legal les polítiques, el rendiment i els esdeveniments al vostre lloc de treball.
Descàrrec de responsabilitat: Tingueu en compte que la informació proporcionada, si bé és autoritzada, no està garantida per la seva exactitud i legalitat. El lloc és llegit per un públic mundial i les lleis i regulacions laborals varien d'un estat a un altre i d'un país a un altre. Si us plau, busqueu assistència legal o assistència de recursos governamentals estatals, federals o internacionals per assegurar que la seva interpretació i les decisions legals siguin correctes per a la vostra ubicació. Aquesta informació és per a orientació, idees i assistència.