Igual que amb tots els fitxers dels empleats, limita l'accés, excepte els que necessiten saber
El fitxer de nòmines permet que el personal de comptabilitat pagui al treballador sense accedir a informació confidencial dels empleats. El personal de comptabilitat pot mantenir registres de nòmines en els quals té sentit pagar el treballador.
En els casos en què la nòmina i la comptabilitat es subcontracta, aquesta és una pràctica encara més recomanada per als registres de nòmines dels empleats.
El fitxer de nòmina limita l'accessibilitat a la informació confidencial dels empleats. El fitxer de nòmina dels empleats permet que el personal de comptabilitat i finances tingui la informació que necessita per pagar l'empleat en una ubicació pràctica. La ubicació ha de ser segura i fora de l'abast de qualsevol altre empleat.
Cal comprendre al personal de comptabilitat el fet que la informació dels fitxers de nòmina és confidencial i no s'ha de compartir sense el permís i el registre de personal de recursos humans. Tampoc el personal comptable ha de compartir cap informació sobre les recaigudes dels empleats, promocions, bonificacions i qualsevol altra informació que sigui confidencial sobre els empleats.
Els recursos humans no necessiten controlar l'accés de comptabilitat als fitxers de nòmina dels empleats. Com es recomana per a fitxers de treballadors relacionats, com ara el personal i els fitxers mèdics, hauríeu de limitar l'accés al fitxer de nòmina.
Sols les persones que necessiten tenir la informació per fer el seu treball han de veure els continguts.
Contingut d'un fitxer de nòmina de l'empleat
Es tracta d'un suggeriment, però no del tot complet, d'una llista del que pertany a un fitxer de nòmina de l'empleat.
- Carta d'oferta signada pel director de contractació, Recursos Humans i empleat
- Autorització de pagament signada per Recursos Humans i el gerent de contractació quan hi hagi contracte d'empleat
- Formulari W-4
- Documentació i autorització relacionada amb qualsevol prestació d'empleat que impliqui una deducció de nòmina
- Formulari d'autorització de dipòsit directe
- Formes comptables de temps assalariat
- Fulls horaris setmanals per hora
- Rècords de rellotge de temps, on s'utilitza
- Registres d'assistència
- Sol·licituds de reemborsament de despeses incloent documentació i rebuts per despeses de viatge i altres despeses autoritzades
- Formes de reemborsament de matrícula i rebuts de pagament, llibres, etc.
- Formularis de sol·licitud de pagament anticipat
- Document de préstec de l'empresa i calendari de pagaments
- Ordres d'adjudicació i registres
- Autorització d'alliberament d'informació privada
- Documentació relacionada amb cada empleat
- Documentació relacionada amb qualsevol bonificació , repartiment de beneficis o reconeixement
- Formes W-2
- Autorització per a qualsevol altra acció de nòmina que la vostra empresa ho permeti
També coneguts com a fitxers d' empleats , registres d'empleats , fitxers de recursos humans, documentació
Susan Heathfield fa tot el possible per oferir assessorament ètic, de gestió de recursos humans, empleador i consells sobre llocs de treball en aquest lloc web, però no és un advocat. El contingut del lloc no s'ha d'interpretar com a assessorament legal. El lloc té un públic mundial i les lleis i regulacions d'ocupació varien d'un estat a un altre i de país a país, de manera que els articles no poden ser definitius en tots ells per al vostre lloc de treball.
Quan tingui dubtes, sempre busqui assessor jurídic. La informació del lloc només es proporciona per a orientació.