La realització del Formulari I-9 per a cada empleat és un negoci seriós. De debò
Tots els empleats, ciutadans i no ciutadans, contractats després del 6 de novembre de 1986, han de completar la Secció 1 del Formulari I-9 en el moment de la contractació.
L'empresari s'encarrega de garantir que la secció 1 del Formulari I-9 sigui oportuna i completament completada per l'empleat.
L'empresari ha de verificar la verificació de l'ocupació i assegurar que les seccions 2 i 3 del Formulari I-9 estiguin degudament emplenades. Els empresaris han de completar la Secció 2 del Formulari I-9 examinant proves de primera mà (només documents originals, sense acabar) d'elegibilitat d'identitat i ocupació en el termini de tres (3) dies hàbils a partir de la data d'inici del treball.
L'empleat ha d'estar present físicament i els seus documents originals han de ser revisats en persona. L'empleat que revisi els documents originals ha de signar la secció 2 de l'I-9.
El formulari verifica que heu verificat dues formes d'identificació aprovades que demostren que l'empleat està legalment autoritzat a treballar als Estats Units.
Els empleadors o el seu representant autoritzat han d'omplir la secció 3 en verificar que un empleat és elegible per treballar als Estats Units.
En tornar a contractar un empleat en el termini de tres anys a partir de la data en què es va completar l'I-9, els ocupadors tenen l'opció de completar un nou formulari I-9 o completar la secció 3.
Periòdicament, cal auditar els formularis I-9 per assegurar-vos que teniu un formulari complet per a cada empleat. Cal verificar la veracitat i la integritat i guardar proves de l'auditoria i de qualsevol formació que hagi rebut el personal que completi o emmagatzemi els I-9.
Ubicació dels formularis I-9 finalitzats
Haureu de conservar tots els empleats I-9 i la documentació adjunta, en un fitxer de personal separat per aquests motius.
El govern pot inspeccionar aquests formularis. Si els empleats del govern inspeccionen els vostres formularis I-9, no voleu permetre l'accés als fitxers de personal privat dels vostres empleats i la informació confidencial que continguin.
Per tant, en interès de la confidencialitat de l'empleat i l'accés restringit, voleu aïllar el vostre empleat I-9 en una carpeta dedicada específicament a l'emmagatzematge I-9.
Això protegeix la privadesa dels vostres empleats i també estalvia l'empresari potencialment haver de respondre preguntes addicionals que es plantegen en els continguts del fitxer de personal de l'empleat. Podeu obrir la vostra empresa de forma inconsciente a una major investigació dels empleats de USCIS. Eviteu això.
Investigació de fitxers actual I-9
Segons l'aplicació de la legislació sobre immigració i duanes dels EUA (ICE), el govern pot inspeccionar els vostres I-9: "El procés d'inspecció administratiu s'inicia pel servei d'una nota d'inspecció (NOI) per part d'un empresari que obliga a produir els formularis I-9.
"Per llei, els empresaris tenen almenys tres dies hàbils per produir els formularis I-9.
Sovint, ICE sol·licitarà a l'empresari que proporcioni documentació de suport, que pot incloure una còpia de la nòmina, la llista de treballadors actuals, els articles d'incorporació i les llicències d'empreses ".
La tendència actual és que l'ICE està augmentant els seus esforços d'aplicació. Els empresaris s'han enfrontat cada cop més als càrrecs directius, propietaris i membres del personal de recursos humans per incompliments i emmagatzemaments de formularis I-9 per a cada empleat. Les empreses han rebut múltiples multes significatives i s'han exclòs.
Els empresaris han de prendre seriosament els formularis I-9. De debò. Necessitem dir més?
Consulteu un formulari I-9 actual i instruccions completes per a la seva implementació en el Departament de Seguretat Nacional: Citizenship and Immigration Services (USCIS).
També coneguts com: fitxers d'empleats, registres d'empleats, fitxers de recursos humans, documentació