L'empresari té bons motius per mantenir diversos fitxers de personal, alguns legals i alguns per als propòsits de les millors pràctiques d'ocupació.
Es necessita documentació perquè l'empresari tingui una visió precisa sobre la història de l'ocupació. La documentació dóna suport a les decisions de l'empresari i pot protegir correctament l'empresari en una demanda.
Els continguts del fitxer personal proporcionen una visió històrica dels esdeveniments importants durant la carrera d'un empleat. Recolzen les decisions que es prenen sobre l'empleat i la seva carrera professional. Demostren la raó de ser de l'empresari després de la contractació, promocions, transferència, recompenses i reconeixement, i decisions de llançament.
Diverses directrius estan associades a diferents tipus d'arxius de personal
Atès que es recomana diversos tipus de fitxers de personal, diferents regles i directrius estan associades a cada tipus de fitxer de personal.
- Cada tipus de fitxer de personal té una raó diferent per als continguts existents i diferents, d'acord amb aquest motiu.
- Cada tipus de fitxer personal s'emmagatzema de manera diferent.
- L'accés a un fitxer de personal està restringit a determinats empleats de la majoria d'organitzacions. Els diferents tipus de fitxers de personal tenen diferents directrius d'accés.
- Es permet l'accés dels empleats a la seva fitxa de personal, però la majoria dels empresaris estableixen directrius per a l'accés dels empleats amb una política d'accés als fitxers de personal en el manual d'empleats . (Diversos estats i jurisdiccions tenen regles diferents, de manera que estigueu al dia de la vostra ubicació).
La majoria d'organitzacions no permeten que el gerent del treballador accedeixi al fitxer de personal en general. Ells esperen que els directius mantinguin la documentació rellevant en el seu propi fitxer d'empleat que no sigui el fitxer oficial de personal.
- El departament de Recursos Humans és propietari i és responsable dels fitxers de personal d'empleats.
Arxius de personal recomanats
Aquests són els tipus de fitxers de personal recomanats i el que necessita saber sobre treballar amb ells.
Fitxer personal del treballador
Aquest és el principal fitxer de personal que un empresari manté per a cada empleat. El fitxer personal emmagatzema la història laboral de cada empleat. Això és el que necessiteu saber sobre un fitxer personal de l'empleat.
Arxiu mèdic
El fitxer mèdic de l' empleat té greus restriccions legals que l'empresari ha de conèixer i atendre. Heus aquí el que necessiteu saber sobre la confidencialitat i els continguts d'un fitxer mèdic de l'empleat.
Fitxer de nòmina
L'accés dels empleats al fitxer de nòmina de l'empleat és menys restrictiu que l'accés a l'expedient mèdic o personal. El fitxer de nòmina conté informació sobre el salari, la selecció de beneficis , els canvis en la taxa de pagament, els retencions i altres documents legals que afecten el xec de pagament d'un empleat. Diversos personal de comptabilitat i recursos humans accedeixen a la informació del fitxer de nòmina.
Arxiu de formularis I-9 per a empleats
A causa dels drets d'accés de diverses agències governamentals, segueix les millors pràctiques mantenint un fitxer separat per als formularis I-9 dels empleats . Obteniu més informació sobre l'emmagatzematge de formularis I-9.
Descripció general dels fitxers de personal
Només vull els detalls ràpids i bàsics sobre els fitxers de personal d'empleats ? Consulteu aquí una visió general dels fitxers de personal d'empleats.
Política d'accés als arxius de personal per a empleats
Voleu que cada empleat sàpiga què és el seu arxiu personal , però cal controlar la integritat, la integritat i la exhaustivitat del fitxer. El manteniment de la confidencialitat de l'empleat i l'ocupador i l'accés limitat es garanteix amb una política d'accés als fitxers de personal.
Què no s'inclou en un arxiu de personal d'empleats
Busqueu directrius sobre el contingut que mai no s'hauria d'incloure en un fitxer personal de l'empleat? Aquí teniu les meves millors recomanacions sobre el contingut que voleu mantenir en una ubicació separada o informal o que no es conserva en absolut. La retenció d'una documentació innecessària i purament oprimida pot fer-vos mal.
Documentació
Sap vostè quina documentació té? La paraula, la documentació, es fa amb freqüència en el món laboral i en recursos humans. No obstant això, el significat de la documentació i el motiu pel qual és possible que vulgueu documentar determinats esdeveniments d'ocupació està completament cobert aquí.
> Exempció de responsabilitat: Tingueu en compte que la informació proporcionada, si bé és autoritzada, no es garanteix per la seva exactitud i legalitat. Si us plau, busqueu assistència legal o assistència de recursos governamentals estatals, federals o internacionals per assegurar que la seva interpretació i les decisions legals siguin correctes per a la vostra ubicació. Aquesta informació només és orientativa.