6 Situacions en el lloc de treball que requereixen que creeu una nova política d'empresa
Voleu tenir les polítiques i els procediments necessaris per garantir un lloc de treball segur, organitzat, convivial, empowering i no discriminatori. Tanmateix, no voleu escriure una política per a cada excepció al comportament acceptat i esperat. El desenvolupament de polítiques és per als molts empleats no per les poques excepcions.
No voleu crear un conjunt de polítiques que controlin les accions dels vostres molts empleats, quan tot el que realment necessiteu sigui una política suficient per controlar les accions d'alguns.
En conseqüència, no voleu crear polítiques per a totes les contingències, de manera que la latitud de la gestió és molt escassa per atendre les necessitats dels empleats individuals. Per contra, voleu tenir les polítiques necessàries, de manera que els empleats no se senti mai com si resideixin en un entorn de favoritisme lliure i de tracte injust.
Si heu proporcionat massa polítiques, també augmenta la probabilitat que els administradors els apliquin de forma desigual i injusta. Augmenteu la necessitat de desenvolupar directrius i eines de comunicació per garantir que les polítiques siguin justes, aplicades de forma coherent i ben gestionades.
Cal que tinguis un equilibri saludable quan desenvolupis una nova política d'empresa. En la seva major part, no necessitarà desenvolupar una nova política d'empresa sempre que es dirigeixi als empleats que es comporten d'una manera inadequada per al seu lloc de treball.
Aquests deu passos us ajudaran a determinar la necessitat d'una política a través de la distribució i la integració d'una política.
Consulteu aquestes directrius per veure si es necessita una política
Per a cadascun dels motius pels quals una política pot ser necessària, es proporcionen exemples de les polítiques que podrien correspondre a aquesta categoria de necessitat d'una política. És necessària una política:
- si les accions dels empleats indiquen confusió sobre la forma més adequada de comportar ( codis de vestimenta , correu electrònic i polítiques d'Internet , ús de telèfons intel·ligents ),
- si es necessita orientació sobre la forma més adequada de fer front a diverses situacions (normes de conducta, despeses de viatge, compra de mercaderies d'empresa),
- quan sigui necessari per protegir legalment la companyia (investigació constant dels càrrecs d' assetjament , contractació no discriminatòria i promoció ),
- per mantenir l'empresa en compliment de les polítiques i lleis governamentals (FMLA, ADA, EEOC, salari mínim ),
- establir estàndards de treball, regles i normes de treball coherents ( disciplina progressiva , normes de seguretat, regles de descans , normes de fumar) , i
- per proporcionar un tracte coherent i just per als empleats (elegibilitat per a beneficis, temps d'espera pagat, assistència per a la matrícula , temps de duel , deure del jurat ).
Pot ser que hi hagi altres motius, a més, per què voleu desenvolupar una política. Recordeu, però, que el mal comportament d'un empleat no hauria d'exigir una política que afecti a tots els altres empleats.
Articula l'objectiu de la política
Una vegada que hàgiu determinat que és necessària una política, determineu l'objectiu que voleu dur a terme per escrit la política particular. Quan sigui possible, voldreu dir als empleats per què està implementant la política.
Necessiteu suficients detalls a la política perquè la posició de la companyia sigui clara, però mai no podeu esperar que cobreixi totes les situacions potencials que es tracti amb la política.
En conseqüència, l'objectiu amb una política és breu i simple. Reconeixeu que això pot no ser possible amb polítiques sobre àrees com l'enfocament de la companyia a la Llei de Medicina Familiar i de la Llicència , la investigació sobre la discriminació o la reclamació o el sistema de disciplina progressiva.
Però, quant es pot dir de conduir mentre parla en un telèfon intel·ligent? Per tant, utilitzeu el sentit comú a mesura que determineu el resultat que voleu de la vostra política.
Recopila informació
Aquesta secció de TheBalance.com proporciona polítiques d'exemple igual que molts altres llocs web, encara que altres empreses cobren amb freqüència les seves polítiques. Fins i tot els llocs web que cobren, proporcionen mostres gratuïtes perquè pugueu provar les seves polítiques.
Tindreu problemes per trobar una política d'exemple que sigui exactament correcta per a les circumstàncies, el llenguatge i la cultura de la vostra empresa. Però, investigueu en línia i trobeu polítiques d'exemple per proporcionar una base per revisar les polítiques de mostra en comptes d'escriure la vostra política des de zero.
També podeu subscriure's a un servei que ofereix exemples com polítiques de recursos humans i exemples. També es proporcionen fonts de política externa en aquest directori de mostres de polítiques . Finalment, la Societat per a la Gestió de Recursos Humans (SHRM) proporciona mostres de política per als membres.
En alguns casos, fins i tot podeu parlar amb el vostre advocat de la llei laboral. Els advocats escriuen polítiques genèriques per als seus clients que també es poden personalitzar segons les seves necessitats. Especialment quan passa una nova llei o el Departament de Treball qüestiona noves normes, és probable que el vostre advocat desenvolupi una política d'acompanyament.
Desenvolupar i escriure la política
Amb objectius i mostres a la mà, escriu la política amb paraules i conceptes senzills. Parleu directament amb les persones que llegeixen, fan complir i viuen la política.
Després de cada paràgraf, pregunteu "què passa si" preguntes per assegurar-se que la política està cobrint els conceptes bàsics i les excepcions i preguntes normals.
No obsessis sobre això, però; com s'indica, cap política mai cobreix totes les contingències possibles.
Reviseu la política
Seleccioneu diversos empleats, o fins i tot un petit grup pilot, per llegir la política i fer qualsevol pregunta que tingui sobre la política. Aquesta revisió proporciona comentaris que els empleats podran entendre i seguir la política.
Reescriu la política segons els comentaris.
Obtingueu Suport a la Gestió per a la Política
Reviseu la política amb els administradors que hauran de dirigir i aplicar la política. Vostè voldrà tenir el seu suport i la propietat de la política . Ha començat aquest procés molt abans, fins i tot quan vau identificar la necessitat de la política, però el suport de gestió a mesura que implementa la política és fonamental.
Obtenir revisió legal de la política
Si la política té implicacions legals, és litigiosa per la seva naturalesa, té implicacions personals per als empleats (com ara els procediments de seguretat), voldreu que el vostre advocat revisi la política abans de distribuir la política encara més.
Assegureu-vos que comunica al vostre advocat que no voleu que la política es reescrigui legalment . Voleu que la política revisa les implicacions legals i la redacció adequada.
Implementar la política
En grups petits, individualment o en una reunió d'empresa, depenent en general de la polèmica naturalesa de la política i la facilitat amb què s'entendrà, distribuirà i revisarà la nova política. Donar als empleats la possibilitat de fer preguntes.
La política sempre ha de consistir en la política d'un full amb el segell de l'empleat en un segon full.
Els empleats poden signar que han rebut i comprenen la política, però conserven una còpia per als seus propis fitxers.
Declaració de signatura de la política d'exemple
Es tracta d'un extracte de senyalització de mostra a utilitzar:
Reconeixo la recepció i la comprensió de la Política de la teva empresa. La política és efectiva (data) fins a un nou avís.
_______________________________________________________
Signatura de l'empleat
_______________________________________________________
Nom de l'empleat (premeu)
________________________________
Data
Decideix com comunicaràs la política en el futur
Incloeu la política del manual del vostre empleat . També us pot interessar que la política passi a formar part de la vostra nova orientació als empleats .
Algunes empreses col·loquen polítiques a la seva intranet o en una carpeta de polítiques a la unitat comú de la xarxa informàtica. Determineu si voleu distribuir la política mitjançant mètodes addicionals.
També voldreu arxivar i datar les polítiques anteriors que substitueix aquesta política. Potser els necessiteu per a una futura legal o una altra referència.
Interpretar i integrar la política
No importa el que escrigui a la política, la seva aplicació política posterior i les pràctiques de treball determinaran el significat real de la política. Penseu coherent i just quan interpreteu la política al llarg del temps.
Quan trobeu que les vostres pràctiques difereixen de la política escrita, és hora de revisar i reescriure la política i tornar a començar el cicle.
Descàrrec de responsabilitat: Tingueu en compte que la informació proporcionada, si bé és autoritzada, no està garantida per la seva exactitud i legalitat. El lloc és llegit per un públic mundial i les lleis i regulacions laborals varien d'un estat a un altre i d'un país a un altre. Si us plau, busqueu assistència legal o assistència de recursos governamentals estatals, federals o internacionals per assegurar que la seva interpretació i les decisions legals siguin correctes per a la vostra ubicació. Aquesta informació és per a orientació, idees i assistència.