Els empresaris poden proporcionar una carta de recomanació que segueix aquestes directrius
Els empleats perden un seguiment dels supervisors quan es mouen, canvien de feina o es retiren.
Les empreses es mouen i tanquen o es fusionen o adquireixen. Els departaments de recursos humans perden registres.
Fins i tot els empleats que fan l'esforç de mantenir-se en contacte amb un supervisor anterior com a referència potencial, i preparar les seves referències per un control de referència, poden perdre el control dels seus partidaris en el temps. En un dels meus esforços per obtenir referències sobre un empleat potencial, vaig trobar una empresa fora del negoci, un supervisor es va traslladar a llocs desconeguts i un supervisor que havia mort. Afortunadament, una de les tres empreses tenia una oficina de RRHH que tenia un registre de l'empleat i que era capaç de confirmar detalls de l'ocupació, però res més.
Tinc emocions mixtes sobre una carta de recomanació. Com he dit en Com respondre a una sol · licitud de verificació de referència , una carta de recomanació dura per sempre i el seu contingut no pot aplicar anys després de la redacció de la carta de recomanació . Però, una carta de recomanació és un regal potencial per a un empleat valorat.
Una carta de recomanació pot salvar el dia. Escrit en papereria de l'empresa, amb una adreça i telèfon clarament imprès, la carta de recomanacions proporciona un augment a vegades necessari per a les credencials d'un sol · licitant. Com a empresari, sobretot si anticipa canvis, tal com acabo de descriure, en la vostra situació comercial, feu un favor als vostres empleats .
Subministreu l' empleat amb una carta de recomanació .
Escriure una carta de recomanació
Una carta de recomanació pot durar per sempre i és una instantània del rendiment d'un empleat en un moment determinat. En conseqüència, pensi i tingueu cura de com escriu una carta de recomanació i la informació que la vostra carta de recomanació transmet. Seguiu la vostra política d'empresa pel que fa a una carta de recomanació, si existeix una política.
En qualsevol cas, demaneu al vostre departament de Recursos Humans que revisi la seva carta de recomanació perquè estigui segur que protegeix els interessos de la vostra empresa i els vostres millors interessos. Escriu una carta de recomanació d'empleat seguint aquestes pautes.
- Proporcioneu la carta de recomanació sobre papereria original de l'empresa amb adreça impresa, telèfon i informació de contacte addicional en un format estàndard de carta de negocis. Podeu proporcionar a l'empleat diverses còpies de la carta de recomanacions sobre papereria en un sobre de papereria. (Això pot desincentivar la mala pràctica de fotocopiar repetidament una carta de recomanació - per sempre).
- Dirigeixi la carta de recomanació a l' empresari que sol·liciti la carta de recomanació , o a qui el treballador planeja enviar, la carta de recomanació. Si la carta de recomanació és genèrica, dirigiu-vos a: "A qui es pot preocupar ".
- Firmeu la carta de recomanacions amb tinta i incloeu el vostre nom, el títol de la feina , l'extensió del telèfon i l'adreça de correu electrònic .
- Començar per: Aquesta és una carta de recomanació per: Nom de l'empleat.
- Descrigui la seva relació amb l'empleat, el títol de la feina de l'empleat i el treball del treballador. Per exemple, "Jo era el supervisor de Mark quan treballava com a operador de màquines especialitzades en el Departament de Torns d'Alcon Tool".
- Per als components principals de la carta de recomanació, descriu les responsabilitats clau del treball del treballador. Per exemple, "les principals responsabilitats de Mark funcionaven x màquina; manteniment d'eines i equips d'empresa; crear una àrea de treball segura i ben conservada; resolució de problemes de qualitat, màquina i problemes de rendiment; servint com a líder de l'equip de canvi de dia; recolzant-me com a supervisor substitut en la meva absència; i serveix com a cap de l'equip d'implicació dels empleats.
- A continuació, en el cos de la carta de recomanacions, proporcioneu la vostra valoració general de la contribució i el valor de l'empleat. La declaració hauria de reflectir que l'avaluació és per al rendiment de Mark en un determinat moment. Per exemple, "Mark era un empleat valorat que va contribuir molt per sobre de la norma quan va treballar al meu departament. Això és evident i va ser reconegut per la seva assignació als rols de lideratge ".
- Indiqueu per què Mark ha deixat la vostra feina a la carta de recomanacions si els motius són compatibles amb la propera oportunitat d'ocupació de Mark. Per exemple, "Mark va deixar Alcon Tool per acceptar la posició de supervisor en una altra empresa. Un treball de supervisor no estaria disponible aquí durant diversos anys ".
- Acabar la carta de recomanació sobre una nota positiva. Per exemple, "Lamentem veure a Mark Go però li va desitjar tot el millor en el seu nou treball com a supervisor".
- Finalment, indiqueu que el potencial empresari pot contactar-vos si necessita informació addicional. Firma i completa la carta de recomanació.
Aquests són els components adequats de la carta de recomanació dels empleats.
El que no s'ha d'escriure en una carta de recomanació
Algunes precaucions estan en ordre abans d'escriure un empleat una carta de recomanació . Quan escriviu una carta de recomanació, no feu declaracions d'aquest tipus. No:
- Proporcioneu detalls que potser no sabeu amb seguretat si estan fora dels límits de l'ocupació de l'empleat amb la vostra empresa. Per exemple, no identifiqui l'empresa per la qual creieu que l'empleat va treballar. És possible que no sàpigues si l'empleat hi havia treballat allí. Se li va dir a Mark que havia acceptat un lloc de treball com a supervisor. La seva carta de recomanació no ha de proporcionar informació potencialment conflictiu que pugui causar problemes posteriors per al treballador en la seva recerca de feina.
- Prediu el futur. L'únic rendiment que podeu observar és el rendiment que ha experimentat mentre l'empleat ha funcionat. Qualsevol altra cosa és mirar la bola de vidre i és inadequat per una carta de recomanació. Això no és adequat: "Estic segur que rebrà el mateix acompliment exemplar de Mark que ho vam fer quan treballava per Alcon Tool". Els temps canvien; les vides canvien; es produeixen esdeveniments impredictibles. A vostè o a un empresari potencial deu anys per la carretera, això no és verificable.
- Proporciona informació de personal personalitzada, protegida o confidencial de qualsevol tipus , com salari, número de seguretat social , raça, religió, estat civil, composició familiar, problemes mèdics o edat. (Una carta de recomanació real que vaig rebre una vegada va dir que el supervisor estava segur que Betty milloraria la seva assistència i que seria un excel·lent empleat ara que el seu divorci era definit, els seus problemes de cura dels fills s'havien resolt i el seu antic marit s'havia mudat fora de l'estat Estic segur que el supervisor va significar aquesta recomanació d'una manera positiva.
- Proporcioneu qualsevol altra informació que no sigui la informació real que pugui dirigir, amb experiència personal, a informar.
Una còpia de la carta de recomanació , després de la seva revisió per Recursos Humans , s'ha de col·locar al fitxer de personal de l'empleat.