El fitxer de personal dels empleats normalment s'emmagatzema en un gabinet de fitxers bloquejat a prova d'incendis en una ubicació bloquejada que és accessible al personal de Recursos Humans.
La confidencialitat de la informació dels empleats en el fitxer personal és de gran importància.
De tots els fitxers de treballadors mantinguts per l'empresa, el fitxer de personal dels empleats s'accedeix amb major freqüència diàriament per a la informació de l'empresari, supervisor o personal de Recursos Humans.
Consideracions sobre el contingut del fitxer de personal dels empleats
Els principis fonamentals i les qüestions a considerar a l'hora de presentar qualsevol document en un fitxer de personal d'empleats són aquestes.
- Serà que l'empresari necessita un document concret per justificar les decisions si l'empresari ha estat demandat? L'empresari necessitarà el document en un tribunal de justícia?
- L'empleat sap i entén que el document serà presentat en el seu fitxer personal? En la majoria dels casos, els empresaris haurien de tenir l'empleat signar el document, no significar un acord amb el contingut del document, sinó reconèixer que saben i han llegit el document.
- Cap sorpresa, opinions o notes personals sobre l'empleat mai s'hauria de col·locar en un fitxer de personal de l'empleat. Només els fets, sense pensaments especulatius, pertanyen a un arxiu personal de l'empleat.
Contingut d'un arxiu de personal d'empleats
A continuació es presenten recomanacions sobre la documentació que un empresari hauria de mantenir en un fitxer de personal d'empleat.
Història d'Ocupació
- Sol · licitud d'ocupació
- Resum
- Reprendre la carta de presentació
- Verificació de l'educació
- Verificació d'ocupació
- Carta de rebuig
- Descripció de la posició de la feina
- Anàlisi d'ocupació
- Oferta de treball carta o contracte de treball
- Agència d'ocupació o acord d'agència temporal, si s'utilitza
- Informació de contacte d'emergència
- Formulari de confirmació del manual d'empleats signat que mostra la recepció del manual d'empleat
- Llista de verificació de la nova orientació dels empleats que mostra els temes tractats i per qui
- Qualsevol acord i documentació de reubicació
- Qualsevol contracte, acord escrit, rebut o reconeixement entre l'empleat i l'empresari (com ara un contracte no contractat , un contracte de treball o un acord relacionat amb un cotxe proveït per l'empresa), per exemple
- Formes oficials de la vida laboral que inclouen: sol·licituds de transferència , promoció , sol·licituds de treball internes, etc.
- Qualsevol altra documentació relacionada amb l'ocupació
Desenvolupament i millora del rendiment dels empleats
- Còpies de qualsevol avaluació de rendiment utilitzada o plans de desenvolupament d'empleats
- Autoavaluacions dels empleats
- Registres de qualsevol sessió d'assessorament formal
- Notes sobre l'assistència o la tardança
- Documentació del pla de millora del rendiment
- Informes d'acció disciplinària
- Reconeixement d'empleats presentats com ara certificats, cartes de reconeixement, etc.
- Suggeriments i recomanacions formals d'empleats, respostes de l'organització
- Registres d'entrenament
- Sol·licituds de formació
- Avaluacions de competències
- Classes de formació o notificacions de sessió o horaris
- Necessitats de valoracions signades
- Informes sobre despeses de formació
- Queixes de clients o companys de feina
Registres de baixa laboral
- Carta de resignació d'empleats
- Sortida de la documentació de la entrevista
- Notificació de Cobra
- Llista de verificació que finalitza l'ocupació
- Finalització de la comptabilitat de tots els aspectes de l'ocupació de l'empleat, com ara el sou final, el pagament de vacances, el retorn de la propietat de l'empresa, etc.
Hi ha documents addicionals relacionats amb fitxers de personal.