Com la responsabilitat social pot respondre a les necessitats del servei a l'empleat amb més eficàcia
El personal de recursos humans també els recolza a través d'alguns dels esdeveniments més importants i transcendentals de la seva vida, inclosos el matrimoni, el part i la lluita contra una malaltia greu.
Però massa sovint, els serveis administratius de rutina, com respondre les mateixes preguntes una vegada i una altra o completar transaccions simples, consumeixen la major part del temps de recursos humans.
Reduir la càrrega de treball administrativa
La clau per reduir aquesta càrrega administrativa és capacitar als empleats per fer-se més autosuficients i automatitzar tasques més mundanes. Aquí és on l'aplicació d'un enfocament de gestió del servei pot ajudar. La gestió de serveis simplifica la prestació de serveis administratius de rutina, alliberant temps per centrar-se en activitats d'alt valor.
L'organització típica de RRHH probablement té sistemes per gestionar les dades dels empleats i les activitats relacionades amb el pagament. Tanmateix, probablement no disposi d'un sistema automatitzat per gestionar les consultes dels empleats i el compliment de les sol·licituds.
Tingueu en compte el que passa quan un empleat rep una citació al deure del jurat : les possibilitats són que la companyia encara es basi en una paperassa física o una cadena de missatges de correu electrònic per tractar la sol · licitud de l'empleat durant el temps que no funciona.
Atès que les interaccions amb els empleats es fan servir normalment mitjançant correus electrònics i fulls de càlcul, sovint es perden o s'obliden les sol·licituds d'empleats. Els errors passen després, creant més frustració i treball addicional per a recursos humans.
Amb el correu electrònic, no hi ha cap manera fàcil de veure si una sol·licitud està estancada o per identificar i eliminar els colls d'ampolla de procés.
De la mateixa manera, és difícil analitzar i respondre a les necessitats dels empleats, per exemple, identificar la informació sol · licitada amb freqüència i assegurar-se que estigui disponible en línia.
Els processos administratius manuals frustren els empleats i constitueixen una gran fuga en els equips de recursos humans. Una enquesta recent considera que els empleats de RRHH gasten una mitjana de 12 hores setmanals manejant trucades de treballadors i correus electrònics de rutina.
Enfocament de la gestió del servei per satisfer les necessitats dels empleats
L'enfocament de gestió de serveis elimina aquells processos tediosos i que requereixen molt de temps. No només reemplaça el correu electrònic: això transforma la manera en què els recursos humans es comprometen amb els empleats.
Penseu en la gestió del servei com la combinació perfecta d'assistent administratiu i gestor de projectes. Respon instantàniament a sol·licituds d'empleats, progressa en els casos, automatitza processos manuals repetibles i fins i tot gestiona activitats complexes departamentals com a empleats a bord i fora de bord.
La gestió del servei mai no s'oblida ni comet errors, sempre segueix amb la gent perquè les coses es facin i li permet saber si hi ha un problema que no pot resoldre. També us mostra on els vostres empleats passen el temps, de manera que podeu optimitzar la implementació de recursos i maximitzar la productivitat.
La gestió de serveis no substitueix el vostre actual sistema de gestió de capital humà: s'integra amb ell i el complementa, oferint-vos visibilitat i control del treball que probablement feu principalment per correu electrònic avui mateix.
També proporciona aquest mateix nivell de visibilitat als empleats. Poden veure l'estat de les seves consultes, en comptes de sentir que les seves peticions van desaparèixer en un forat negre poc després d'haver-les presentat.
Proporcionar als empleats la possibilitat de supervisar el progrés de les seves sol·licituds redueix significativament el nombre de missatges de seguiment frustrats, trucades telefòniques i visites presencials a recursos humans, i redueix encara més la càrrega administrativa de recursos humans.
Avantatges d'un enfocament de gestió del servei
La gestió de serveis s'inicia amb el desplegament d'un portal de recursos humans basat en la web on els empleats poden trobar informació de recursos humans i sol·licitar serveis de recursos humans. L'ideal és que els empleats puguin accedir a aquest portal en els seus equips de treball, ordinadors domèstics, ordinadors portàtils i els seus telèfons intel·ligents i tauletes.
Això els permet prendre el control de les seves necessitats bàsiques de recursos humans, com ara la inscripció de beneficis o les actualitzacions del canvi d'estat.
Els empleats només trien els serveis reals que necessiten d'un catàleg de serveis o cerquen informació a la base de coneixement del portal.
Quan un empleat presenta una sol·licitud a través del portal, el sistema de gestió de serveis crea automàticament un cas i el pastoreja a través del procés de compliment complet. Això inclou assignar el cas a l'expert en RH, encaminar automàticament el cas de persona a persona a mesura que es completa el pas de compliment i mantenir una història completa del cas.
També podeu ampliar aquest servei a altres departaments. Per exemple, els sistemes de gestió de serveis poden configurar automàticament comptes de TI o sol·licitar espai d'oficines per a noves contractacions com a part del procés d'embarcament.
El sistema de gestió de serveis impulsa els processos de lliurament de serveis de recursos humans de punta a punta i sap com aquests processos estan realitzant. Per exemple, es pot dir automàticament quan un cas s'atura per poder actuar.
També genera una àmplia gamma de KPIs i altres mètriques de procés, com el que el vostre equip respon a les consultes dels empleats. Fins i tot pot analitzar els tipus de consultes de base de coneixement que faciliten la identificació i omplir qualsevol buit de contingut.
Conclusió
Els professionals de RRHH opten per seguir una carrera en recursos humans perquè volen ajudar a la gent, no passen els dies presentant documents, actualitzant fulls de càlcul i responent als correus electrònics. Massa sovint, les sol·licituds mundanes i les piles de paperassa interrompen aquest treball, el que els frustra i els empleats que intenten ajudar.
HR és un proveïdor de serveis i pot veure l'exemple del seu proveïdor de serveis, el departament de TI. IT ha assumit el lideratge en molts esforços empresarials per aplicar una disciplina de gestió de serveis per automatitzar la presentació i compliment de les sol·licituds d'assistència tècnica de TI.
L'automatització d'aquestes tasques permet que les TI se centrin en un treball més estratègic que pugui ajudar a l'empresa a complir els seus objectius empresarials més amplis i demostrar millor el valor de les TI.
Un enfocament de gestió de serveis és la clau per a l'augment del perfil de RRHH als líders empresarials mitjançant la prestació de serveis de major qualitat i l' augment de la satisfacció dels empleats , alhora que redueix la seva pròpia càrrega de treball. Els recursos humans poden dedicar el seu temps i experiència a activitats més estratègiques que afavoreixin el seu negoci .