Adreça d'absències no programades per reduir l'absentisme
Per a la majoria de les empreses, la responsabilitat de gestionar l'absentisme s'ha reduït principalment en supervisors immediats.
Aquests supervisors solen ser les úniques persones que saben que un determinat empleat està absent.
Estan en la millor posició per entendre les circumstàncies que envolten l'absència d'un individu i notar un problema en una etapa primerenca . Per tant, la seva participació activa en els procediments d'absència de la companyia és fonamental per a l'eficàcia general i l'èxit futur d'una política o programa d'absència.
Per assegurar que els supervisors siguin còmodes i competents en el seu paper de maneig de l'absentisme, han de comptar amb el ple suport de l'alta direcció. Totes les parts han de ser conscients de l'objectiu d'absència de polítiques i procediments. Si hi ha discrepàncies entre departaments; una política pot perdre la seva efectivitat.
Per proporcionar més coherència, els supervisors haurien de formar-se en les seves responsabilitats sobre la gestió de l'absentisme, aconsellar com dur a terme entrevistes efectives de tornada al treball i educar-se en l'ús de procediments disciplinaris quan sigui necessari.
Les responsabilitats del supervisor
A més de garantir que el treball estigui cobert adequadament durant l'absència de l'empleat, hi ha una sèrie d'altres accions crítiques que els supervisors necessiten per gestionar l'absentisme. Ells haurien de:
- assegureu-vos que tots els empleats coneguin plenament les polítiques i els procediments de l' organització per fer front a l'absència,
- ser el primer punt de contacte quan un empleat telefònic en malalts,
- mantenir registres d'absència adequadament detallats, precisos i actualitzats per al seu personal (per exemple, data, naturalesa de la malaltia / motiu d'absència, retorn esperat a la data de treball, certificació del metge si és necessari),
- identificar qualsevol patró o tendència d'absències que causin preocupació,
- realitzeu entrevistes de retorn a la feina, i
- implementar procediments disciplinaris quan sigui necessari.
L'entrevista de retorn al treball
La formació dels supervisors sobre com gestionar millor l'absentisme hauria d'incloure instruccions sobre com dur a terme entrevistes efectives i de retorn a la feina. Enquestes nacionals recents indiquen que aquestes entrevistes es consideren una de les eines més eficaces per gestionar l'absentisme a curt termini.
La discussió de tornada al treball permetrà al supervisor donar la benvinguda al treballador a treballar de nou, a més de demostrar el fort compromís de la direcció de controlar i gestionar l'absentisme en el lloc de treball. L'entrevista permetrà comprovar que l'empleat és prou bo per tornar a treballar.
Es pot completar la documentació necessària perquè l'absència i la seva conclusió estiguin degudament registrades. El fet que existeixi un procediment establert per investigar i discutir l'absència amb un empleat pot, per si mateix, actuar com a dissuasiu per la falta d'assistència per raons discrepants.
Les entrevistes s'han de dur a terme tan aviat com sigui possible després del retorn del treball a l'absent (no més tard un dia després del seu retorn). L'empleat s'hauria de donar àmplia oportunitat de resumir els motius de la seva absència. El supervisor ha d'utilitzar l'entrevista com un moment per explorar els problemes que l'empleat pugui tenir, que condueixen a l'absència.
L'objectiu és fomentar una cultura oberta i de suport . Els procediments estan en marxa per assegurar-se que l'ajuda i l'assessorament s'ofereixen quan sigui necessari i que l'empleat estigui en condicions de tornar a treballar.
Normalment, els empleats aprecien l'oportunitat d'explicar motius genuïns d'absència dins d'una estructura formalitzada. En el cas que el supervisor dubte de l'autenticitat dels motius d'absència, ha d'aprofitar aquesta oportunitat per expressar qualsevol dubte o preocupació.
En tot moment, l'empleat ha de ser conscient que l'entrevista no és només una part dels procediments de la companyia, sinó una reunió significativa durant la qual s'ha constatat l'absència i pot tenir implicacions per a futurs llocs de treball. El procediment disciplinari de l'empresa , en cas de nivells d'absència inacceptables, s'ha d'explicar a l'empleat.
En cap moment durant la reunió, l'entrevista s'hauria de convertir en una forma de càstig, però s'hauria de veure com una ocasió per ressaltar i explicar les repercussions de l'absència al departament. La gran majoria dels empleats obtenen un sentit d'orgull i assoliment del seu treball i s'haurien de fomentar la gestió per a tractar aquests individus com a adults responsables.
Procediments disciplinaris recomanats si continua l'absentisme
Les següents pautes resumeixen els passos recomanats que s'han de prendre en els casos en què les absències a curt termini es consideren superiors a un nivell acceptable en un període de temps determinat.
Etapa 1: entrevista d'assessorament
- El supervisor immediat hauria d'informar l'empleat de la seva preocupació per les absències, intentar establir els motius de la malaltia i determinar què cal fer per millorar l'assistència.
- Si hi ha alguna condició mèdica identificada en aquesta etapa i és probable que tingui un efecte en la idoneïtat del treball, el supervisor ha de concertar una cita amb un metge autoritzat per l'empresa. Això s'ha de confirmar amb l'empleat per escrit en un termini de cinc dies hàbils.
- Si a partir de la discussió, el problema no sembla que es tracti d'una incapacitat subjacent per al treball, el supervisor hauria d'avisar al treballador que, si bé les dolències registrades poden ser autèntiques, s'espera una millora constant de l'assistència o la següent etapa del procediment es prendran.
- Una revisió de l'assistència es farà automàticament cada mes per als pròxims sis mesos.
Etapa 2: Primera revisió formal (etapa d' advertència verbal )
- Si les faltes de l'empleat continuen empitjorant després de l'anàlisi i el seguiment periòdic, s'ha de convidar a assistir a una reunió de revisió formal amb el supervisor.
- El registre de l'absència s'ha de detallar en una carta que convida al treballador per a aquesta entrevista. S'ha d'informar al treballador que té dret a ser representat per un representant sindical o un col lega, segons correspongui.
- L'objectiu d'aquesta reunió serà:
- Continueu per discutir els motius subjacents de les absències,
- adverteix a l'empleat del servei i les conseqüències de costos de la seva absència, i
- Sobre l'empleat (excepte quan es decideix buscar assessorament mèdic) que si no hi ha una millora substancial i sostinguda , es pot donar per acabada la seva feina a causa de la seva incapacitat per mantenir un nivell d'assistència acceptable. Això constitueix l'avís verbal. - Quan es demana assistència mèdica, cal prendre mesures de manera immediata. Per tant, la reunió només s'apaga per permetre completar aquesta part del procés. En un termini de cinc dies hàbils, l'empleat ha de rebre consells mèdics. La reunió es torna a reunir amb la RR.HH i es discuteix l'opinió del metge.
- Si el metge confirma l'aptitud per al treball, s'hauria d'avisar a l'empleat sobre les conseqüències de l'absència continuada.
Etapa 3: Segona revisió formal (etapa d'advertència escrita)
- El seguiment regular indica que no s'ha produït cap millora en el patró d'absència, una segona reunió formal amb HR.
- La carta que convidarà a l'empleat a la reunió inclourà el registre d'absències i, de nou, l'assessorament sobre la representació.
- Qualsevol informació nova que es pugui donar a la reunió sobre malaltia o un canvi en la naturalesa de la malaltia pot ser que hagi de ser avaluada per un metge autoritzat per la companyia.
- S'hauria de donar a l'empleat l'oportunitat d'explicar el seu rècord d'absència. Si escau, el supervisor ha d'informar al treballador que s'anuncia una advertència formal per escrit i que aquest advertiment romandrà en el fitxer de l'empleat durant un període determinat. S'ha d'emetre una còpia de l'avís a l'empleat i al seu representant.
- L'empleat ha de ser informat que el fet de no complir amb les expectatives d'assistència de la companyia i millorar el present registre inacceptable d'absència, comportarà la finalització de l'ocupació de l'empleat .
- Si hi ha dubte sobre la idoneïtat del treball, procediu amb opcions de redistribució d'acord amb l'orientació rebuda pel metge. Consulteu amb el representant sindical de l'empleat (si s'escau) en el procés de replegament i opcions.
Etapa 4: suspensió temporal del treball
- Si seguint la implementació de les etapes anteriors del procés disciplinari, no es produeix una millora de l'assistència, la gestió pot procedir a una suspensió temporal sense pagar. La intenció de suspendre s'ha de confirmar per escrit amb els detalls de les dates d'inici i finalització. S'ha d'enviar una còpia de la carta de suspensió al representant de l'empleat (si escau).
Etapa 5: Terminació de l'ocupació
- Aquesta és l'etapa final del procés disciplinari pel qual l'empleat és acomiadat per incapacitat per complir amb els requisits de l'empresa per assistència al treball. El cessament només es pot fer amb l'autorització per escrit d'un gerent sènior i de recursos humans.
- La carta que truca al treballador tornarà a incloure assessorament sobre la representació i esborrarà el registre d'absències. S'ha de comunicar al treballador que, com a conseqüència de l'entrevista, pot ser destituït per incapacitat per dur a terme tasques de treball .
- De nou, el metge de l'empresa pot haver de ser consultat si hi ha informació nova sobre la salut de l'empleat o la capacitat de treball.
- Si es decideix acomiadar-se sobre la base de la capacitat, s'haurà d'enviar una còpia de la carta d'acomiadament al representant de l'empleat (si escau).
- L'empleat pot tenir dret a apel·lar contra l'acomiadament. L'apel·lació hauria d'ajustar-se als procediments disciplinaris de la companyia.
Reptes en la gestió de l'absentisme
Tingueu en compte que els supervisors sovint són incòmodes o no volen informar sobre aquells que han superat els nivells acceptables d'absentisme. A causa de les nombroses pressions que ja tenen els supervisors, la implementació constant de les polítiques d'absentisme no sempre és la seva màxima prioritat.
És important intentar treure la subjectivitat de la gestió de l'absentisme i garantir que tots els empleats siguin tractats de la mateixa manera . És essencial ser coherent, persistent i just per a tots. Quan l'absència no s'adreça o es dirigeix de manera inconsistent, pot donar lloc a una moral més baixa.
La majoria dels empleats apreciaran polítiques i programes que siguin més facilitadors que punitius. Les mesures estrictes o punitives que obliguen els empleats a treballar, poden donar lloc a que els empleats es tornin "absents mentre treballen".
Fan el menys possible i resisteixen qualsevol esforç per aconseguir que facin més. S'han d'implementar altres programes que ajudin als empleats a estar presents en el treball, com ara programació flexible del treball , repartiment d'ocupació , premis d'assistència i programes de benestar.