Preguntes per demanar per determinar les necessitats de tecnologia de la informació de recursos humans
Però, com saben HR i altres executius que estan seleccionant la millor tecnologia d'informació de recursos humans per gestionar tots els detalls, i que la solució que seleccionin suposarà la prova del temps?
A continuació, es mostren les preguntes clau per preguntar i respondre en el procés de selecció de la tecnologia d'informació de Recursos Humans.
- Quin grau de flexibilitat i escalabilitat ofereix el programari de tecnologia de la informació de recursos humans? Els professionals de RRHH haurien de determinar si el programari pot importar dades de múltiples fulls de càlcul d'Excel, bases de dades i documents en paper i el nivell amb què pot interactuar amb tot tipus d'altres sistemes i dades necessaris.
El programari hauria de poder incorporar i filtrar la informació de diverses fonts. L'ideal seria que aquest procés també s'hagi automatitzat. Moltes solucions de matriculació en línia requereixen que les dades es manipulin manualment abans d'anar a un operador per actualitzar els seus sistemes. L'automatització del format d'actualització, l'horari de transmissió i el mètode de lliurament poden ajudar a eliminar els problemes de facturació i elegibilitat. - El programari serà capaç d'acomodar les companyies de recursos humans i les regles de proveïdors de beneficis? Un motor d'inscripció veritablement capaç d'avaluar cada activitat d'inscripció i aplicar qualsevol combinació necessària de regles, missatges, indicacions i opcions dissenyades específicament per satisfer els requisits exactes d'elegibilitat desitjats. El programari hauria d'adaptar-se a les regles d'elegibilitat que tinguin l'empresa i els operadors.
- La tecnologia de la informació de recursos humans podrà créixer i escalar amb l'organització? Els recursos humans haurien d'avaluar la capacitat de creixement de la tecnologia a mesura que l'empresa contracta nous empleats , oficines, canvis de beneficis i normes. Els recursos humans han de preguntar sobre els llindars per a cadascun d'aquests elements.
- El programari de tecnologia de la informació de recursos humans pot integrar-se amb altres sistemes? La nòmina i altres funcions sovint comparteixen bona part de la mateixa informació que la gestió de beneficis . Els recursos humans poden obtenir una major eficiència quan les dades i la informació d'un empleat en un sol sistema es comparteixen amb un altre sistema. El seguiment del reclutament dels empleats és una altra funció necessària.
- Qui és responsable d'implementar o de construir la solució? Quin nivell de formació té? Algunes solucions requereixen que el client estigui molt involucrat amb la implementació inicial, que pot ser aclaparadora per als administradors de recursos humans ja ocupats.
Els recursos humans haurien de comprendre clarament el nivell de formació i coneixements tècnics que es requeriran i el temps esperat. Els proveïdors de solucions de preguntes sobre aquest tema poden proporcionar informació sobre àrees subtils que, inicialment, semblen senzilles, però que impliquen coneixements tecnològics significatius. Els recursos humans poden determinar tasques específiques que poden ser tan engorroses que dificulten realment la seva realització, potencialment reduint el valor de la tecnologia de la informació de recursos humans i el ROI. - Si hi participen entrenaments , hi ha un càrrec? També s'haurien de valorar els costos de formació, inclòs el temps lliure i les despeses de viatge per a viatges fora de lloc. El personal de RRHH necessita prendre consciència de tots els costos durs i suaus implicats en l'adopció de la tecnologia de la informació de recursos humans.
- Qui tindrà les dades? La resposta a aquesta pregunta hauria de ser l'organització de Recursos Humans . Les empreses han de poder transportar les seves dades a qualsevol proveïdor de serveis d'aplicacions (ASP). Si les dades resideixen en el servidor propietari d'un proveïdor, a vegades l'empresa pot haver de cobrar càrrecs addicionals si ha de canviar els operadors.
- Quins tipus de manteniment i manteniment es requereixen? Quan el programari està instal·lat a les estacions de treball o servidors de l'empresa, sovint es requereixen actualitzacions periòdiques a aquesta tecnologia i poden ser molestes per planificar i administrar. Actualment, les actualitzacions de la tecnologia de la informació de recursos humans es realitzen automàticament amb el programari disponible en línia a través d'un model de Service Provider Service (ASP) o Software as a Service (SaaS).
- Quines mesures de seguretat es basen en la tecnologia de la informació de recursos humans ? Si el programari està disponible en línia, a través d'un model ASP o SaaS, el proveïdor ha d'oferir còpies de seguretat diàries, servidors de còpia de seguretat i capes de protecció afegides. S'haurien d'establir sistemes i procediments addicionals per evitar la pèrdua o l' accés de la informació a persones no autoritzades . Els recursos humans, en consulta amb altres administradors , haurien de tenir l'autoritat exclusiva de decidir qui tindrà accés a la tecnologia d'informació de recursos humans i fins a quin grau.
- Els empleats podran inscriure's en els plans de beneficis i realitzar canvis en temps real a les seves dades personals i a triar els seus plans? L'accés a l'empleat hauria de ser donat, tenint en compte l'accés generalizado i generalitzat a les computadores.
La majoria de la població treballadora té accés a internet a casa. L'autoservei dels empleats proporciona un gran potencial per estalviar temps i diners. Un bon sistema d'autoservei guiarà els empleats sense problemes a través d'informació sobre ells mateixos i els seus dependents.
El sistema hauria de presentar clarament els plans disponibles i permetre als empleats fer seleccions a la seva conveniència, simplificant aquestes accions al llarg del procés amb assistents. Els empleats també haurien de poder afegir dependents i canviar la informació segons sigui necessari, les 24 hores del dia, els set dies de la setmana, durant tot l'any.
Aquestes són preguntes addicionals per respondre a mesura que valora les necessitats de tecnologia d'informació de Recursos Humans de la seva organització.
- ¿La tecnologia proporcionarà Recursos Humans amb l'autoritat per decidir qui tindrà accés i en quina mesura? En la mateixa línia que proporciona accés als empleats, la tecnologia hauria de donar a HR la darrera paraula. El personal de recursos humans hauria de tenir l'autoritat per aprovar totes les dades abans que es transmeti als operadors, i també hauria de determinar fins a quin punt els empleats i altres tenen accés.
- Quins tipus de capacitats d'informes estan disponibles a la tecnologia d'informació de recursos humans? La tecnologia d'informes hauria d'oferir diverses visualitzacions i formats (full de càlcul, PDF, HTML), una gran avaluació de la imatge i la possibilitat d'aprofundir per millorar la presa de decisions. Els recursos humans han de poder avaluar, en qualsevol moment, les inscripcions en plans específics, accions destacades i canvis en la informació demogràfica dels empleats en relació amb els beneficis i altres dades dels empleats.
- El programari ofereix característiques específiques per ajudar a estalviar temps a HR? Depenent de les seves pròpies necessitats departamentals, els recursos humans poden voler preguntar-se sobre la capacitat de la tecnologia de processar informació en lots, gestionar notificacions i facturar polítiques de COBRA , proporcionar eines de reconciliació d'autoconfecció i factures i informes específics.
- El programari ofereix característiques específiques per ajudar els recursos humans a comunicar-se millor amb els empleats? Alguns programes donen a HR la flexibilitat de comunicar-se amb els empleats en diversos nivells: a través de correus electrònics massius, taulers d'anuncis electrònics i criteris específics de filtre (com ara ubicació, departament, plans d'assegurança, estat de la matrícula, estat de jubilació i altres) a través de Sistema de tecnologia de la informació de recursos humans. Tenir diversos mitjans per comunicar-se pot automatitzar els processos i ajudar els recursos humans a millorar els missatges de destinació.
- El sistema de tecnologia de la informació de recursos humans ofereix un mitjà de control i equilibri? A més de permetre que els recursos humans aprovin les transaccions, molts sistemes de tecnologia de la informació de recursos humans també ofereixen capacitats perquè els recursos humans puguin servir com a gatekeeper en la facturació d'operadors d'auditoria per assegurar-se que estiguin d'acord amb les dades del sistema. Això pot:
-valueu la precisió de les factures de transportista,
-Obtenir temps i diners,
-assistir al lliurament oportú de matrícules d'empleats , i
-Tingueu en compte la confirmació de l'elegibilitat quan els empleats van a la cura.
- Com es canviarà la informació amb els operadors? I qui serà el responsable d'aquesta interacció? La integració del sistema de tecnologia de la informació de recursos humans ha de ser jutjada no només pel nombre de proveïdors amb els quals el programari té relacions, sinó pel tipus de connexió que permet. Assegurar la interacció amb els operadors a través d'un programari de gestió de beneficis requereix molts passos, incloent:
-replicació del cens de dades d'implementació inicial;
- establir la integració inicial per a l'intercanvi d'informació en curs;
- coordinar la interacció diària o setmanal per assegurar-se que les dades es reben i s'apliquen amb precisió;
-revisió de les actualitzacions en curs;
es compleixen els requisits de la companyia per a la inscripció de conformitat amb els reguladors; i
-fomentant una relació proactiva amb cada transportista per millorar la relació d'intercanvi de dades.
Sabent qui és responsable de cada tasca és fonamental per entendre completament una oferta de productes. Cada proveïdor de programari oferirà un nivell d'integració diferent a l'hora de proporcionar a totes les tasques descrites anteriorment. Els recursos humans haurien de buscar treballar amb proveïdors que demostrin unes relacions sòlides, contínues i continues amb els operadors seleccionats de la companyia.
Molts proveïdors permeten la transmissió d'un fitxer genèric ANSI 834, que pot ser o no acceptat per l'operador, un factor sovint influït per la mida del grup. Els administradors han de buscar proveïdors que ofereixin transferències netes i validades (garantint l'elegibilitat de la transacció), personalitzades a les necessitats de cada operador per evitar problemes. També han de mirar als proveïdors que tinguin un departament EDI dedicat (intercanvi d'informació electrònica) per interactuar amb el llenguatge de transferència específic de l'operador.
- Quin nivell de servei al client es proporciona? Hi ha un càrrec addicional per al servei? Els recursos humans han de determinar el nivell d'accés a l'ajuda que es proporciona i què constitueix l'atenció al client: ajuda en línia mitjançant una base de dades, xat en línia, suport per correu electrònic, converses amb una persona en viu o una combinació d'aquestes. Tenint en compte la sensibilitat dels beneficis i d'altres recursos de recursos humans, els administradors haurien d'esperar una resposta a les consultes en un termini de 24 hores des d'un contacte directe que pugui ajudar.
- Quin és el cost del sistema de tecnologia de la informació de recursos humans i supera els beneficis? Els recursos humans haurien d'avaluar el cost complet del sistema de tecnologia de la informació de recursos humans, incloent-hi tots els càrrecs anuals, mensuals i únics, juntament amb els beneficis proporcionats. Un sistema una mica més car pot més que pagar la diferència amb les característiques que permeten als empleats mantenir els seus propis registres i oferir major comoditat, estalvi de temps i precisió. Aquests factors s'han de considerar i avaluar en la selecció d'un sistema de tecnologia de la informació de recursos humans.
La necessitat de sistemes de tecnologia de la informació de recursos humans augmenta. Amb el personal de RRHH trobar una gran varietat d'opcions en sistemes de tecnologia de la informació de recursos humans, cada vegada és més important analitzar i pesar totes les opcions disponibles.
L'elecció d'un sistema de tecnologia de la informació de recursos humans s'hauria de considerar com una inversió que creixerà amb les necessitats del departament i de l'empresa . Aquestes preguntes us portaran al sistema de tecnologia d'informació HR adequat per a la vostra empresa.