Seleccioneu l'equip de selecció del sistema de seguiment del sol·licitant i els requisits
Aquí trobareu àrees importants per investigar, fer preguntes i respostes per analitzar durant el procés d'avaluació dels sistemes de seguiment del sol·licitant. Aquesta informació guiarà a la vostra empresa en la recerca del sistema de seguiment del sol·licitant adequat per satisfer les seves necessitats.
Identificar els fabricants de decisions del sistema de seguiment dels sol·licitants
Una empresa ha d'organitzar-se internament abans de començar qualsevol procés d'avaluació dels sistemes de seguiment dels sol·licitants. Al preparar-se per avaluar un sistema de seguiment del sol·licitant, és imprescindible formar una col·laboració dels grups d'interès i donar-los temps per arribar a una decisió informada.
El vostre comitè de selecció ha d'estar preparat per avaluar els punts forts i febles de cada proveïdor del sistema de rastreig. El comitè de selecció ha d'incloure aquests membres.
- Executiu de la selecció: generalment és un vicepresident sènior (vicepresident) o vicepresident de Recursos Humans que pot donar poder als altres membres del comitè amb una clara directiva i visió . La persona també hauria de tenir la capacitat d'explicar la selecció del venedor en termes de retorn de la inversió (ROI) a les seves contraparts.
- Gerent de selecció: aquesta persona ha de comprendre plenament el procés de contractació i els punts de dolor de la companyia per tal de crear tàctiques de cerca i selecció adequades.
- Membre del Comitè: per garantir la representació de la veu dels usuaris i que es produeixi una bona aprovació de la solució elegida.
- Contribuents al Comitè: són membres d'altres departaments que aporten informació addicional al procés de selecció del sistema de seguiment del sol·licitant. Els que tenen coneixements financers poden donar a conèixer l'estabilitat financera dels proveïdors o comparar el cost total de cada sistema de seguiment del sol·licitant en relació amb el pressupost del projecte. Els contribuents de TI poden educar els membres del comitè sobre les capacitats tècniques dels sistemes de seguiment dels sol·licitants dels proveïdors i ajudar a comparar cada solució al vostre sistema actual.
Els membres de la Comissió haurien de ser persones que puguin reconèixer el valor de les eines tecnològiques, l'optimització de processos i el servei al client en relació amb la seva visió corporativa de la gestió del talent .
Documentar el procés de contractació actual
Després d'haver reunit el vostre comitè de selecció del sistema de seguiment del sol·licitant, la vostra primera assignació és crear un document que rastreja el procés de requisició de l'empleat, el procés de contractació i el paper del gestor de contractacions, el reclutador i el candidat per completar un contracte . Aleshores, el vostre comitè ha de discutir per què cada pas és necessari i què passaria si fos eliminat.
Simplifiqueu el vostre procés de contractació i assegureu-vos que cada pas realment afegiu valor i us ajudi a produir contractes de qualitat. Això permetrà al vostre comitè comparar les necessitats del vostre procés de contractació amb les capacitats de cada sistema de seguiment del sol·licitant. Aquesta avaluació és una gran oportunitat per conèixer les millors pràctiques en la contractació i revisar i optimitzar el procés de contractació actual.
Identifiqueu els requisits per al vostre sistema de seguiment del sol·licitant
Ara que ha identificat clarament el procés de contractació de la vostra empresa, el vostre comitè està plenament preparat per identificar els requisits de la vostra empresa per a un sistema de seguiment del sol·licitant. Tingueu en compte que voleu tenir una resposta clara a les següents preguntes:
- Per què esteu comprant aquest sistema de seguiment del sol·licitant?
- El vostre procés de contractació actual està alineat amb els objectius de la vostra empresa?
Tenint en compte aquestes qüestions, ajudarà al vostre comitè a fer un cas fort per comprar una solució de seguiment del sol·licitant. Per tal que el sistema de seguiment del sol·licitant que tingueu una connexió forta amb el ROI, el vostre comitè ha de crear expectatives clares del que voleu en un sistema de seguiment del sol·licitant.
El vostre sistema de seguiment del sol·licitant ha de construir una millor relació entre els reclutadors i els administradors de contractació, racionalitzar el procés de creació i aprovació de la vostra sol·licitud i millorar la vostra qualitat de contractes. El vostre sistema de seguiment del sol·licitant hauria de racionalitzar els esforços de reclutament dels professionals de Recursos Humans mitjançant l'automatització, creant un procés de contractació més eficient i rendible. Aquest és el moment perfecte per abordar els reptes comuns de recursos humans, com ara:
- Alt volum de currículums sense cap forma eficaç d'acceptar, revisar i gestionar.
- Alt volum d'oportunitats laborals amb una comunicació interna complicada.
- Incapacitat per accedir a la informació ràpidament i informar sobre totes les mètriques de reclutament.
- Perdre els candidats qualificats a causa d'un emmagatzematge inadequat de currículum vitae.
- Duplicació dels esforços de reclutament entre diverses sucursals i divisions a nivell local o internacional.
- Excessives despeses de manteniment i suport tècnic amb tecnologia pròpia.
- Seguiment ineficaç de les dades de compliment de l'EEO-OFCCP.
- Lluitant per obtenir una atenció adequada de TI per a les actualitzacions i millores tecnològiques.
A més, aprofita aquesta oportunitat per considerar el valor de les millores a partir de nous processos i tecnologies com ara:
- evitant l'ús de diferents mòduls,
- Millora de la comunicació i
- abordant problemes globals.
Per mantenir aquest maneig necessites identificar "obligatoris imprescindibles" per eliminar els venedors no qualificats. Per exemple, com a factor fonamental, el vostre comitè pot decidir que només considerarà els venedors que proporcionen una solució basada en web en lloc d'un sistema instal·lat, ja que la solució allotjada elimina qualsevol càrrega en el vostre equip de TI.
Identifiqueu els requisits per al vostre sistema de seguiment del sol·licitant
Identificar objectius empresarials clars connectarà les vostres prioritats als vostres requisits. És imprescindible que la vostra comissió estigui centrada en els requisits inicials del sistema. El comitè ha d'evitar distreure's els elements del sistema que no estan relacionats amb les prioritats de la vostra empresa. Has reconegut els objectius importants de negoci i els requisits clau a tenir en compte a l'hora de formar els vostres propis objectius.
Requisits clau a considerar en un sistema de seguiment del sol·licitant
- Eficiència del procés: centralitzar un procés pot millorar diverses tasques que inclouen, entre d'altres, requisits de feina, seguiment, gestió de referències i programes de transferència d'empleats.
- Permet que els candidats puguin sol·licitar de forma ràpida i senzilla a la vostra organització el sou i el lloguer horari sense passar per diverses pàgines de preguntes.
- Pot facilitar el reclutament a gran volum tot mantenint la relació cost-efectiva.
- Una solució altament configurable i escalable que pot configurar-se al nostre procés de gestió de contractacions úniques i capaç d'acomodar les nostres necessitats evolutives a mesura que la nostra organització creix o els nostres processos canvien.
- Millora de les capacitats d'informes: moltes organitzacions s'enfronten amb la determinació de les despeses totals als proveïdors, l'adquisició i la comparació de mètriques. La coordinació a través d'una única font permetrà obtenir informes precisos i centralitzats.
- Permet que els reclutadors busquin la base de dades en tota la informació i per paràmetres específics.
- Inclou un Centre d'informes que permet als usuaris executar informes ad-hoc i guardar criteris per a l'ús futur, així com executar informes estàndards de la indústria, inclosos el cost per cada lloguer, el temps d'emplenament, l'efectivitat de la font i molt més.
Construeixi la identitat i la consciència de la marca
- La creació d'una connexió entre un sol·licitant i una experiència laboral positiva farà el reconeixement de la marca. Una marca forta pot generar confiança que conduirà el trànsit del sol·licitant i millorarà la vostra agrupació de talent.
- Les pàgines web de Branded Career Center poden ser accessibles a través del lloc web de la vostra empresa.
- Permet que els reclutadors publiquin fàcilment la informació professional al lloc web de l'empresa.
- Proporcioneu funcions multilingües per al suport global.
- Compatible amb EEO / AAP.
- La capacitat de mantenir una mesura precisa d'aquesta informació es mantindrà d'acord amb les regulacions federals i evitarà accions legals contra l'organització. També ajudarà a establir la qualitat del sol·licitant.
- Capaç de capturar, fer un seguiment i informar dades voluntàries de l'EEO, tot i romandre d'acord amb les directrius establertes per l'EEO / OFCCP.
- Amb capacitat de pre-selecció de candidats amb preguntes d'eliminació per indicar aquells que compleixin les qualificacions bàsiques de la posició.
- Millora de les comunicacions.
- Estableix un entorn que informa eficaçment, unificarà tots els usuaris i optimitzarà les operacions de l'organització.
- Inclou un Centre de comunicació per facilitar la comunicació entre els reclutadors, contractants i candidats. També permet als usuaris programar cites, deixar notes i entrevistar comentaris, enviar missatges massius i respondre automàticament als sol·licitants després de rebre el currículum vitae.
Assistència al client per al sistema de seguiment del sol·licitant
- L'adopció completa de l'usuari depèn del nivell d'assistència al client proporcionat pel venedor durant i després de la seva implementació.
- Equip de suport fàcilment disponible, dedicat a gestionar problemes d'empreses i usuaris mentre utilitzi les millors pràctiques de la indústria.
- Alt nivell de suport disponible sense càrrec per a la vostra empresa.
Avaluació del venedor de sistemes de seguiment del sol·licitant
Es recomana que sol·liciteu una Sol · licitud de Proposta (RFP) de proveïdors potencials que el vostre comitè hagi decidit considerar. Aquesta és la vostra oportunitat per obtenir aclariments sobre qualsevol tema per ajudar al vostre comitè a determinar si el programari de seguiment del sol·licitant pot fer la feina requerida. El vostre comitè ha de considerar els següents grans problemes per idear una RFP eficaç:
- El sistema dóna suport a les principals preocupacions de la vostra comissió? Això es vincula a la part anterior del procés d'avaluació; heu de saber el vostre procés completament abans de poder determinar quines característiques necessiteu. El vostre comitè no es pot distreure amb solucions que ofereixin funcions que no siguin la vostra prioritat principal. Tot i que poden semblar atractius, moltes funcions i funcions brillants no crearan cap valor per a la vostra organització si no els aportin els vostres usuaris.
- El proveïdor ha instal·lat el sistema en una altra organització d'una mida similar?
- El vostre comitè hauria de tenir accés a referències que us permetin conèixer informació sobre qüestions com ara la satisfacció del client i el seguiment, el procés d'implementació i les tarifes ocultes. Recordeu que les funcions no tenen valor sense una forta adopció de l'usuari.
- Què implica el procés d'implementació? Tenir una taxa d'adopció satisfactòria comença amb la implementació adequada. Vol assegurar-se que el venedor escollit no deixi els usuaris sense una formació adequada i un suport continu. La implementació ha de centrar-se en el procés de selecció de la vostra organització, sense aprendre a donar cabuda al seu sistema.
Mai no hauríeu de sentir que el vostre programa d'implementació us deixarà perdut i segur de les funcions del proveïdor. Durant el procés d'avaluació, el vostre comitè hauria de tenir la impressió que, d'acord amb les prioritats del vostre departament i els objectius empresarials, la vostra implementació crearà una base sòlida per a una llarga associació amb el proveïdor del sistema de seguiment del sol·licitant. Recordeu que l'alta adopció de l'usuari al sistema de seguiment del sol·licitant generarà un ROI més alt.
Més sobre Avaluació del venedor de sistemes de seguiment del sol·licitant
- Quina és l'estratègia de visió i creixement del proveïdor? El venedor ha de demostrar lideratge i previsió com a líder del mercat. Per presentar una solució completa, el venedor ha de tenir en compte les seves necessitats específiques i preparar-se per al canvi i el creixement en el futur.
- Determineu si aquesta solució contribueix al vostre pla de negocis? Al final, probablement l'Executiu de Selecció haurà de mostrar un retorn de la inversió esperat per fer un cas fort per a la solució.
L'executiu de la selecció ha de buscar estalvis en qüestions com la publicitat de contractació, el valor dels empleats de l'ús de les empreses de recerca i l'optimització del procés proporcionada pel venedor. L'empresa també ha de guardar la retenció dels empleats i la qualitat dels candidats. Pot ser aclaparadora la creació d'un document detallat d'informació que inclogui tots els temes necessaris per avaluar el sistema de seguiment del sol·licitant.
- Més enllà de funcions i funcions, el vostre comitè ha d'estar segur de discutir la capacitat del venedor de servir com a soci a llarg termini per a la vostra organització. Com que la vostra comissió fa el procés d'avaluació del proveïdor, voldreu estar segurs de considerar factors com:
- Estabilitat financera: realitzeu la diligència deguda als estats financers de tots els proveïdors potencials en revisió. Trobareu que aquest és un tema perfecte a través del qual el vostre col·laborador de la comissió financera us pot guiar.
- Qualitats dels socis estratègics: per oferir una solució completa, alguns proveïdors es associaran amb altres empreses de serveis per tal d'oferir als seus clients un conjunt més complet de serveis. El vostre comitè ha de ser conscient de les associacions que intervenen amb els proveïdors competidors. La informació pot proporcionar una visió de la possible associació entre la seva empresa i el proveïdor.
- Capacitats de selecció: independentment de la mida de la vostra empresa, cal assegurar-se que el proveïdor tingui la capacitat de donar suport al cicle de vida complet de l'empleat, des del seguiment del sol·licitant, fins a l'embarcament, la planificació successòria fins a l'abordatge. Això evitarà que la vostra empresa creixi fora de la seva solució, cosa que probablement provocaria una agreujament, una nova avaluació i unes taxes costoses d'implementació.
- Desenvolupament futur del producte: assegureu-vos que el venedor transmeti una forta comprensió dels reptes de reclutament ara i en el futur. El proveïdor que trieu ha d'estar al corrent de les novetats tecnològiques i de la indústria per ajustar-se a les seves necessitats canviants i garantir que les configuracions de la solució s'utilitzin al màxim.
- Integració amb HRIS: tot i que és possible que vulgueu que el vostre col·laborador de la comissió de TI proporcioni informació sobre aquest assumpte, no hauria d'influir en la vostra comissió per utilitzar un sistema de seguiment sol·licitat que no serveixi adequadament a tot el departament. Qualsevol proveïdor que valgui la pena considerar ha de proporcionar la capacitat de moure la informació clau del seu sistema al sistema HRIS amb una dificultat mínima.
Resum de la selecció del venedor per als sistemes de seguiment dels sol·licitants
La línia de temps d'un procés de selecció del proveïdor per a un sistema de seguiment sol·licitat pot variar d'un mes a sis o més per completar. El següent és un calendari suggerit que permetrà al vostre comitè projectar un calendari per al procés de selecció del venedor per a un sistema de seguiment del sol·licitant.
Tingueu en compte que això està subjecte a canvis en funció d'una data d'implementació preferida.
Cronologia per a la vostra selecció del venedor per als sistemes de seguiment dels sol·licitants
- Forma un comitè de selecció: 1 setmana
- Identifica les necessitats de l'empresa: 1-2 setmanes
Valorar objectivament els proveïdors contra les necessitats identificades de l'empresa amb el següent procés:
- Creeu una llarga llista de venedors possibles: 1 setmana
- Demana a RFP que proporcionin aclariments sobre qualsevol tema o preocupació - 4 setmanes
- Creeu una llista curta utilitzant els vostres criteris d'avaluació clau: 1-2 setmanes
- Finalitzar un venedor - 3-6 setmanes
- Demostreu diversos sistemes, tan aviat com sigui possible
- Presentacions comercials - el més aviat possible
- Visites al lloc, segons sigui necessari
Tingueu en compte que l'objectiu principal del sistema de seguiment del sol·licitant és potenciar els vostres usuaris. Els membres del comitè han de poder reconèixer i posar un valor en les eines tecnològiques, l'optimització de processos, la visió de la companyia i l'atenció al client per tal d'aconseguir que els venedors redueixin estratègicament una breu llista de possibilitats reals.
És probable que la vostra llista curta no tingui moltes diferències funcionals distintives; per tant, és important tenir en compte els elements menys tangibles d'aquest proveïdor.
El vostre comitè ha de buscar fonts d'informació, com ara el lloc web del proveïdor, els grups de discussió, els portals de recursos humans i les fires. Connecteu-vos amb companys de feina a altres empreses que siguin de mida, necessitat i indústria semblants per aprendre de les seves experiències.
Associar-se amb un proveïdor orientat a serveis que sigui el lloc més compatible amb la visió i els objectius de la vostra organització per al futur serà inestimable per a tots els actors clau de l'avaluació, selecció i implementació del sistema de seguiment del sol·licitant.