Els empresaris intel·ligents mantenen 4 fitxers diferents per a registres d'empleats
Arxius de personal de registres d'empleats
Es manté un fitxer de personal per a cada empleat. Aquests fitxers de personal contenen documents confidencials i són gestionats i mantinguts pel personal de Recursos Humans.
Els fitxers de personal són els principals registres d'empleats utilitzats per l'empresari, l'empleat i el gerent de l'empleat, en algunes empreses.
En altres, i aquest és l'enfocament recomanat, l'accés al fitxer de personal dels treballadors està restringit a la RH i al treballador sota supervisió.
Els documents habituals en un fitxer de personal inclouen la sol·licitud d'ocupació , un formulari de contacte d'emergència familiar, la història d'acció disciplinària documentada, un currículum vitae, el treballador de la recepció del manual de l'empleat, els signes de registre, la valoració periòdica, l'avaluació de llocs de treball o el rendiment pla de desenvolupament, certificats de formació i proves d'assistència, i la informació de contacte personal actual sobre cada empleat.
No tots els fitxers de personal contenen els mateixos documents, però cada fitxer personal té alguns documents que són iguals. La documentació del rendiment d'un empleat no pertany al fitxer de personal, tret que justifiqui accions disciplinàries, un premi o algun altre signe d'assoliment destacat.
Aquestes notes de rendiment quotidià pertanyen al fitxer que els administradors mantenen per fer un seguiment del rendiment, els objectius i les contribucions dels seus empleats.
Fitxers de nòmina de registres d'empleats
Els fitxers de nòmina també mantenen registres d'empleats. Els fitxers de nòmina contenen un historial dels llocs de treball, departaments, canvis de compensació, amortitzacions, préstecs i altres dades imprescindibles per pagar un empleat i mantenir una còpia de la història de la compensació de l'empleat.
El fitxer de nòmina també contindrà l'historial de formularis governamentals com W-2, W-4 i la reticència de documents de seguretat social emplenats per l'empleat. El fitxer també contindrà informació sobre beneficis dels empleats i el permís per retirar els pagaments del xec de pagament dels empleats.
Arxius mèdics de registres d'empleats
El patró també manté un fitxer mèdic de l'empleat. Els registres dels empleats en el fitxer mèdic no estan disponibles per a ningú, excepte el personal designat per Recursos Humans i l'empleat els registres es mantenen en el fitxer. Els fitxers mèdics contenen notes mèdiques, documentació de sol·licituds de FMLA, informació de prova de medicaments, informació física requerida i altra documentació relacionada amb la salut mèdica d'un empleat o membre de la seva família.
Els fitxers mèdics, a causa de la confidencialitat dels registres dels empleats, reben el major grau d'emmagatzematge segur i confidencialitat. Es recomana que els arxius mèdics es mantinguin en calaixos d'arxius bloquejats que estan tancats en una habitació que no és accessible per als empleats que no siguin personal designat per recursos humans.
Arxius I-9 de registres d'empleats
Els registres d'empleats de l' I-9 Arxius es mantenen per a tots els empleats en un fitxer que està separat d'altres registres d'empleats.
Els empleadors mantenen aquest registre de l'empleat separat d'altres registres dels empleats per mantenir la confidencialitat dels empleats dels funcionaris del govern i d'altres entitats autoritzades a revisar els empleats I-9 .
Si manteniu els I-9 en un lloc separat, s'assegurarà que, si esteu seleccionat per a una revisió d'arxiu Federal I-9, els empleats del govern no tindran accés a cap altre registre sobre l'empleat o el seu treball amb la vostra organització, amb l'excepció de l'actual Forma I-9. Aquestes investigacions augmenten cada any, així que assegureu-vos que els vostres empleats hagin emplenat correctament els formularis I-9 o que estiguin subjectes a multes i temps de presó potencialment.
Accés a registres d'empleats per empleats
Els empleats poden veure els seus registres d'empleats contactant a la persona del personal de Recursos Humans durant l'horari habitual de treball.
Cap empleat pot alterar o eliminar qualsevol document en els seus registres, que ha de ser vist en presència d'un personal de RRHH.
Heu de tenir una política de visualització de registres de personal dels empleats al manual del vostre empleat i seguir-la de forma indiscriminada pel que fa a les sol·licituds d'empleats per visualitzar els seus fitxers.
Si un empleat envia una sol·licitud per escrit per obtenir una còpia dels registres del personal després de deixar el treball, haureu d'enviar una còpia.
De tant en tant, es trobarà amb un empleat que sospita sobre quins tipus de registres dels empleats són retinguts pel seu departament de Recursos Humans. Aquests són els empleats que tenen més probabilitats de demanar una còpia dels fitxers dels seus empleats. De nou, sense discriminació , faci una còpia del fitxer i envieu-lo. (Probablement rebrà comentaris que l'empleat es va sorprendre amb la poca documentació que conservava el personal de recursos humans).
En algunes jurisdiccions, és lícit cobrar l'empleat pel cost de duplicar i enviar el fitxer.
Descàrrec de responsabilitat: Tingueu en compte que la informació proporcionada, si bé és autoritzada, no està garantida per la seva exactitud i legalitat. El lloc és llegit per un públic mundial i les lleis i regulacions laborals varien d'un estat a un altre i d'un país a un altre. Si us plau, busqueu assistència legal o assistència de recursos governamentals estatals, federals o internacionals per assegurar que la seva interpretació i les decisions legals siguin correctes per a la vostra ubicació. Aquesta informació és per a orientació, idees i assistència.