Els líders de reunions són clau per a una reunió d'èxit que aconsegueix els seus objectius
Qui dirigeix la reunió?
El líder de la reunió és clau per fer reunions i equips amb èxit .
L'empleat que fa de líder de la reunió és de vital importància. En algunes reunions, el líder és el cap del departament, el líder de l'equip o la persona designada per l'alta direcció per dirigir una iniciativa. Aquests empleats van ser seleccionats pel seu paper de lideratge a causa de les seves habilitats percebudes com a gerent o líder.
Altres vegades, un empleat pot emergir com el líder de forma natural. Aquests líders són empleats que altres empleats busquen i respecten . En altres ocasions, un equip pot decidir rotar el paper de lideratge entre tots els membres. Això permet que tots els membres de l'equip continuïn desenvolupant les seves habilitats com a líders de reunions, i en la creació de reunions reeixides, en general.
Responsabilitats del líder de la reunió
Les següents són les responsabilitats clau d'un líder de la reunió.
- Determina l'objectiu, la tasca o el propòsit que cal assolir. Sovint és una tasca o part de la descripció del lloc del líder.
- Decideix si una reunió és el millor mètode possible per obtenir l'objectiu o el propòsit o aconseguir el resultat desitjat. Responeu la pregunta: cal una reunió?
- Determina qui necessita ajudar a planificar la reunió.
- Amb un equip o com a líder, decideix l' ordre del dia de la reunió . (En reunions en curs, aquesta tasca s'aconsegueix al final de la reunió actual).
- Determina la data, l'hora i la ubicació amb més freqüència mitjançant un calendari organigrama compartit.
- Reuneix reunions de treball previ, com ara lectura, informació financera, història, minuts de reunió d' equips relacionats, etc.
- Convida els participants i distribueix les tasques i treballa prèviament permetent el major temps possible perquè els participants vinguin preparats per a la reunió.
- Garanteix que la reunió tingui un gravador o un agent de minuts per documentar el procediment i qualsevol compromís, acció o decisió. Designa un cronometrador, quan sigui necessari per a la realització ordenada d'una reunió.
- Podeu utilitzar un trencaglaç per escalfar els participants i crear un entorn on els participants de la reunió se sentin còmodes comunicant-se entre ells i intercanviant idees i informació.
- Arriba aviat i dirigeix la reunió mantenint-la en pràctica, seguint i involucrant tots els participants, de manera que cadascun considera que la seva presència era essencial a la reunió. Això assegura la seva participació en la propera reunió
- Espècies a la reunió de l'empresa perquè els participants no se sentin avorrits i avorrits. Ja sigui que utilitzeu trencaglaços, humor o exemples divertits, cap reunió hauria d'acabar sense riure.
- Assegura que els propers passos i elements d'acció s'assignen i es manegen.
- Descriu la reunió i planifica l'ordre del dia de la propera reunió.
- Seguiment dels participants entre les reunions per assegurar-vos que els elements d'acció estan en el camí i per oferir assistència i / o recursos si el voluntari està experimentant problemes.
Funcions addicionals del líder
El líder de la reunió assumeix aquestes responsabilitats, però també té funcions relacionades amb la comunicació , l'informe i el rendiment de l'equip .
Tots els membres d'un equip o reunió que tingui funcions creuades tenen l'obligació de mantenir informat o informatitzat el seu departament o funció sobre les activitats i el progrés d'una reunió o equip permanent. També tenen la responsabilitat de buscar l'aportació de companys de feina que no estan a l'equip ni a la reunió. No tots els empleats poden assistir a cada reunió.
El líder té la responsabilitat addicional de mantenir alts directius implicats i informats a través d'una comunicació i comentaris efectius.
La construcció de la propietat dels empleats fora de l'equip o la reunió, especialment els líders de l'organització, garanteix que l'equip o la reunió tinguin èxit en desenvolupar, implementar i integrar les seves solucions o idees.
Si un participant de la reunió està duent a terme de forma ineficaç a la reunió, el líder té la responsabilitat de corregir el comportament a través de les tècniques efectives de la reunió de líder durant la reunió i l'entrenament efectiu fora de la reunió . Un participant de la reunió que monopolitza la reunió amb les seves opinions o critica altres membres per a ells ha de ser corregit abans que l'individu sàpiga l'èxit de la reunió.
Aquestes accions són necessàries fins que els participants de la reunió aconsegueixin un nivell de confort i maduresa que els permeti ajudar al capdavant, encarregant-se com esdeveniments ineficaços i els membres disfuncionals interrompen el progrés .
Un líder eficaç de la reunió no garanteix que un projecte o equip realitzi amb èxit, però ell o ella és un factor clau que contribueix quan els projectes, departaments, reunions o equips triomfen.
Els minuts de la reunió són un contribuent efectiu a reunions reeixides quan els minuts estan escrits i distribuïts de manera apropiada.