Com (i per què) registrar minuts de reunió
Els minuts solen incloure:
- els noms dels participants,
- els temes del programa coberts ,
- decisions preses pels participants,
- les accions de seguiment compromeses pels participants,
- dates de venciment per a la realització de compromisos, i
- Qualsevol altre esdeveniment o discussió que valgui la pena documentar per a una futura revisió o història.
Els minuts exemplars de les reunions es centren en les decisions preses durant la reunió i en els compromisos assumits pels participants. Els compromisos s'acompanyen de dates de venciment i de qualsevol altre detall necessari per a una comprensió compartida per part dels participants.
Acta de reunió com a document històric
Com a document històric, també són útils per documentar les idees o discussions clau que van conduir a la presa de decisions. Per exemple, responent preguntes més endavant quan un membre de l'equip diu: "allò que pensàvem quan escollim aquest objectiu".
Els minuts de reunió efectius detallen les cinc alternatives que l'equip va debatre i la raó clau per la qual es va seleccionar per sobre dels altres camins disponibles.
Els minuts de reunió efectius per a la típica reunió de negocis no necessiten registrar totes les discussions.
A més, no necessiten, i no haurien d'indicar qui va dir el que. Tampoc no haurien de documentar tot el que diuen els participants. En l'exemple donat, un prenedor de notes efectiu resumeix la discussió en lloc d'escriure totes les paraules.
(Reconeixeu que aquesta regla és diferent per a altres tipus de reunions en situacions com l'acció legal, les audiències judicials, etc.
Aquests minuts requereixen un registre exacte de la conversa i les declaracions). Però, la vostra reunió típica del lloc de treball no ho fa.
Quan i com compartir l'Acta de la reunió
L'ideal és que es difonen minuts de reunió per reunir-se de manera electrònica al final de la reunió. En fer-ho, els participants han notificat immediatament els seus compromisos i terminis. Si això no és possible (per exemple, el prenedor de notes vol netejar els errors), el prenedor de notes hauria de difondre els minuts de la reunió dins de les 24 hores de la reunió.
Les actes serveixen com a recordatori dels membres de l'equip de compromisos realitzats durant la reunió. Ajuden als participants a transferir els seus compromisos de reunió als seus calendaris i fer llistes. Serveixen com a recordatori de qualsevol element que ha d'arribar als participants abans de la propera reunió.
(Això pot eliminar un dels problemes més importants amb les reunions, en general, passant la informació a la reunió perquè els participants passin la lectura de la reunió en comptes d'interactuar). Després de tot, no és la interacció el punt d'una reunió? Per a qualsevol altra cosa, teniu eines com el correu electrònic i Yammer.
Voldreu revisar els minuts de la reunió anterior al començament de la propera reunió perquè la gent pugui consultar-los per obtenir la correcció i els passos següents.
Els minuts de la reunió són un contribuent efectiu a reunions reeixides quan els minuts estan escrits i distribuïts de manera apropiada. Això és especialment cert quan un equip ha format fortes normes que recolzen el seu èxit empresarial .
Com es gestionen les organitzacions prenent minuts de reunió?
Crític per a l'èxit d'una reunió , el prenedor de notes o gravador documenta la reunió per als participants, la història i els empleats que necessiten saber el que va passar en la reunió. Sense minuts de reunió, es redueixen les expectatives d'èxit de la reunió.
L'empleat que pren els minuts de la reunió sol ser un membre de l'equip i pren les notes mentre participa a la reunió. En les reunions que tenen processos legals o governamentals, ramificacions o requisits com a audicions, requereixen juntes de juntes corporatives o dipòsits, un individu no participant pren els minuts oficials i sovint registra els tràmits.
L'empleat que registri els minuts ha de tenir una orella per obtenir detalls amb exactitud. L'empleat també ha de realitzar diverses tasques de manera eficaç per participar a la reunió mentre registra els minuts.
En algunes reunions, el mateix empleat pren les actes a cada reunió. En d'altres, el paper del minutero passa d'un empleat a un empleat. Com el lideratge de la reunió , el paper del prenedor de notes construeix lideratge , comunicació i habilitats efectives de lideratge de reunions.
Quins són els requisits d'un representant de notes de la reunió?
Els requisits per al gravador o el prenedor de notes inclouen:
- Registre amb precisió les decisions, compromisos i punts de discussió importants fets en una reunió.
- Registre els elements d'acció que els membres de la reunió s'han compromès a fer juntament amb la data de venciment que els membres es van comprometre a fer. Els elements d'acció tenen un nom adjunt, però la discussió general no indica qui va dir el que en reunions informals del lloc de treball.
- Reviseu les decisions importants i les assignacions o compromisos voluntaris i elements d'acció al final de la reunió, de manera que els participants puguin revisar i acordar els esdeveniments i els compromisos abans de sortir de la reunió.
- El líder de la reunió pot demanar que el prenedor de notes torni a reprendre la discussió periòdicament durant una reunió.
- En una sèrie de reunions en curs, el prenedor de notes pren un minut per revisar els minuts de la reunió al començament de la propera reunió. Els assistents poden afegir o corregir qualsevol cosa que no estigui d'acord amb els minuts.
- La distribució d'una còpia dels minuts de la reunió dins de les 24 hores de la reunió ha estat la recomanació estàndard dels facilitadors de reunions durant anys. Ara bé, però, el gravador probablement va prendre els minuts en un dispositiu electrònic com ara un ordinador portàtil o un iPad. D'aquesta manera, el prenedor de notes hauria de distribuir les notes de la reunió després d'una revisió ràpida de l'ortografia, la gramàtica i la claredat, sovint a l'instància o a pocs minuts de la reunió.
El gravador és un rol que ha de tenir una reunió per assegurar que els resultats d'una reunió siguin comunicats i actius pels participants. Sense les notes, els participants han de confiar en la memòria dels altres participants. Garantit, aquest no és un bon pla.
La documentació de la reunió és necessària per a l'èxit d'una reunió, tal com la documentació és necessària per millorar el rendiment dels empleats.