Podeu planificar, dirigir i gestionar una reunió per produir resultats
Si desconeixeu qualsevol d'aquestes oportunitats de gestió de reunions, les vostres reunions i equips no tindran el fruit que desitgeu des del moment que invertiu. Feu aquests dotze consells de gestió de reunions per guiar els vostres assistents per aconseguir resultats esperats, positius i constructius.
Què fer abans de la reunió per assegurar reunions efectives
Les accions abans de la reunió estableixen les bases per assolir els resultats de la reunió. Podeu fer tots els seguiments necessaris, però sense iniciar un pla de reunió eficaç, els vostres resultats us decebraran. Aquests consells us ajudaran a planificar i implementar la reunió.
Planifica la reunió
Les reunions efectives que produeixen resultats comencen amb la planificació de reunions. En primer lloc, identifiqueu si calen altres empleats per ajudar-vos a planificar la reunió. A continuació, decideixi el que esperem assolir mantenint la reunió. Establir objectius factibles per a la vostra reunió.
Els objectius establerts establiran el marc per a un pla de reunió eficaç. Com diu Stephen Covey en els Siete hàbits de la gent altament efectiva , "Comença amb el final en ment". El propòsit de la reunió determinarà l'enfocament de la reunió, l' agenda de la reunió i els participants de la reunió que necessiteu per assolir el propòsit.
Assegureu-vos que necessiteu una reunió
Un cop desenvolupat el pla de reunions, assegureu-vos que una reunió sigui un vehicle adequat per assolir els objectius establerts. Per programar i dur a terme una reunió, és car quan es compta amb el temps de les persones que assisteixen, així que feu esforços per determinar que una reunió és la millor oportunitat per resoldre el problema, millorar el procés o fer un pla continu.
Podeu trobar que podeu assolir els objectius de la reunió amb una discussió de correu electrònic o distribuir i sol·licitar informació a través del butlletí de la companyia. Assegureu-vos que la reunió és necessària i no només és més convenient per a vosaltres: obtindreu millors resultats dels assistents a la reunió quan hàgiu realitzat les seves necessitats.
Assegureu-vos de participar adequadament a la reunió
Si una reunió és el mitjà adequat per assolir els vostres objectius , consulteu els participants que han d'assistir a la reunió per tenir èxit. Els assistents necessaris han d'estar disponibles per assistir a la reunió.
Retornar la reunió en lloc de celebrar una reunió sense membres del personal crític. Si un delegat assisteix al lloc d'un decisor decisiu, assegureu-vos que el membre del personal designat tingui l'autoritat per prendre decisions, o bé posposar la reunió.
Distribueix i revisa el treball previ abans de la reunió
Quantes reunions heu atès que heu iniciat amb el facilitador de la reunió de passar un resum de fullets o projectar una diapositiva de Microsoft PowerPoint per a la discussió? Frustrant? Vostè aposta. La reunió es converteix en un grup de read-in, poc productiu per assolir l'objectiu.
Quan els propòsits establerts per celebrar una reunió són la presa de decisions i respondre preguntes, un grup de lectura és un desastre vergonyós del temps dels pobles.
Podeu fer que les reunions siguin més productives i que garanteixin els resultats proporcionant el treball previ necessari abans de la reunió real. Proporcionar pre-treball, gràfics, gràfics i material de lectura 48 hores abans d'una reunió afecta l'èxit de la reunió. Com més temps de preparació assigni, les persones millor preparades seran per a la seva reunió.
La documentació que us ajudarà a assolir els objectius de la reunió pot incloure informes; dades, gràfics i enllaços a informació competitiva, vendes mes a dia i plans de producció; Presentacions de Microsoft PowerPoint que il·lustren els punts de discussió clau; i minuts de reunió , notes i seguiment de reunions o projectes anteriors o relacionats.
Pre-treball, fins i tot enllaços a seguir per llegir la informació, distribuït de manera oportuna, amb la gran expectació que els assistents llegeixin el treball previ abans de la reunió, ajuden a garantir que la reunió tingui èxit.
Durant la reunió per assegurar reunions efectives
L'ús efectiu del temps de reunió genera entusiasme pel tema. Genera el compromís i el sentiment d'assoliment dels participants. La gent se sent part d'una cosa més gran que els seus reptes quotidians. Per tant, una reunió activa i ben facilitada que estableixi l'etapa de seguiment produirà resultats de la reunió.
Facilitació de reunions eficaç
El líder de la reunió estableix un to positiu i productiu per a la interacció entre els participants de la reunió. La facilitació efectiva de reunions comença amb una revisió dels objectius, o els resultats previstos i l'agenda. El facilitador ajuda els membres del grup a mantenir-se concentrats i productius.
El disseny de reunions i l'agenda fixen el marc per a la reunió. Un facilitador efectiu, que manté els participants en el camí, garanteix la realització dels resultats desitjats i desitjats de la reunió.
Feu servir el Treball previ a la reunió
Utilitzeu o feu referència a la informació prèvia i a la informació subministrada abans de la reunió durant la reunió. Reforça la necessitat que els participants passin el temps necessari per revisar el material integral per assolir els resultats desitjats.
Els participants es prepararan abans d'assistir a les vostres reunions i els vostres resultats donaran testimoni de la bona preparació i lideratge . Ningú vol aparèixer sense preparació, sense interès, o no contribuir als ulls d'un company d'equip.
Involucra a cada participant en accions
Cada grup de treball té diverses personalitats que es presenten a reunions. Teniu companys de treball tranquils i persones que intenten dominar totes les plataformes. Ja sigui que faciliti o assistiu a la reunió, cal que participi cada assistent en la realització dels objectius de la reunió.
D'aquesta manera, cada participant s'inverteix en el tema de la reunió i en el seguiment. Aconseguiràs més resultats amb tot l'equip que estigueu fent que amb una persona del personal dominant que intenteu empènyer els altres cap al turó.
Creeu un pla de seguiment de la reunió efectiva
Durant la reunió, realitzeu un pla de seguiment amb elements d'acció. Els plans efectius inclouen el següent.
- L'element d'acció específic,
- el nom de la persona que es va comprometre a "tenir" la realització de l'ítem d'acció,
- la data de venciment de l'element d'acció, i
- un acord sobre el que constitueix la finalització de l'ítem d'acció.
Parleu sobre els escenaris de la vida real i les barreres a l'èxit que els membres de l'equip poden experimentar a mesura que intenten aconseguir els elements que produiran els resultats necessaris. Establiu un moment per a la vostra propera reunió, si és necessari, mentre que els participants hi assisteixen.
Després de la reunió per assegurar reunions efectives
Les accions i la planificació abans i durant la reunió tenen un paper important per ajudar a assolir resultats esperats, positius i constructius. Les vostres accions després de la reunió són tan importants. El seguiment de la propera reunió programada mai no és una inversió suficient per garantir els resultats.
Publicar acta de reunió
Comenceu publicant els minuts i el pla d'acció en un termini de 24 hores. La gent contribuirà de manera més eficaç als resultats si comencen a utilitzar elements d'acció immediatament. Continuen tenint un record fresc de la reunió, la discussió i els fonaments de la direcció escollida.
Queden entusiasmats i llestos per començar. Un retard en la distribució de minuts afectarà els vostres resultats ja que la majoria de les persones esperen que arribin els minuts abans de començar a fer front als seus compromisos.
Seguiment eficaç de la reunió
Respectar i observar els terminis i el seguiment us ajudarà a obtenir resultats de les vostres reunions. El termini es va establir durant la reunió. Després de la reunió, cada persona amb un element d'acció també ha de fer un pla per a la seva realització personal del seu compromís.
Ja sigui que escriguin els passos del seu planificador, deleguin les tasques a una altra persona del personal o simplement completin la tasca, l'individu és responsable del seguiment.
Així és el planificador de reunions. Podeu millorar els resultats de la reunió seguint amb cada persona que tingui un element d'acció a mig camí entre reunions. El vostre objectiu és verificar el progrés i garantir que les tasques estiguin en curs. Recordeu que el que us demani s'aconsegueix.
Rendició de comptes per al seguiment durant la propera reunió
Alguna vegada has estat assegut en una reunió de seguiment que consistia en que cada participant digués al grup per què no van poder assolir el seu compromís? El resultat és deplorable. L'establiment de la norma o el costum de la rendició de comptes dels resultats comença al començament del cicle de la reunió.
El seguiment del mediador a mig camí entre les reunions ajuda, però el grup ha de fer que no es respectin els compromisos inacceptables . Informe sobre el progrés i els resultats a la propera reunió i espera que tots s'hagin realitzat. Com a alternativa, comproveu el progrés a la propera reunió i si hi ha un obstacle real per progressar, determineu com procedir.
Detalli el procés de reunió per a la millora contínua
La pràctica de fer presentacions cada reunió és una poderosa eina de millora contínua. Els participants tornen a parlar sobre el que era eficaç o ineficaç pel procés de reunió actual. També discuteixen el progrés que senten el grup sobre el tema pel qual es va celebrar la reunió.
Amb la millora contínua cap a un altre nivell, els equips d'èxit debaten tot el seu projecte i el procés per determinar amb quina eficàcia van aconseguir crear resultats. Les reunions futures reflecteixen l'avaluació. Les reunions evolucionen com una eina encara més eficaç per crear resultats de l'organització.
Conclusió
Els resultats són assolibles i previsibles des de reunions ben planificades i implementades. Seguiu aquestes dotze recomanacions per garantir que els assistents a la reunió aconsegueixin resultats esperats, positius i constructius des del moment que inverteixen en reunions. La vostra organització recompensarà el vostre rendiment i els vostres companys de feina us estimaran quan utilitzeu aquests consells efectius de la reunió.