La seva preparació determina si obtindrà els resultats desitjats
En combinació amb els minuts de reunió , la documentació que reben els participants després d'una reunió, l'agenda és el pla de la reunió i el seguiment informat de la reunió anterior.
Quan es desenvolupa una agenda per a una reunió que no està programada periòdicament, els següents passos us ajudaran. Més endavant, en aquest article, veureu una plantilla d'agenda per a una reunió regularment programada. Els dos tipus de reunions comparteixen elements similars del programa, però no són exactament els mateixos.
Desenvolupament d'un programa de reunions
En primer lloc, identifiqueu si calen altres empleats per ajudar-vos a planificar la reunió. A continuació, decideixi el que esperem assolir mantenint la reunió. Establir objectius factibles per a la vostra reunió . Els objectius establerts establiran el marc per a un pla de reunió eficaç . Assegureu-vos que no heu planificat més del que és raonablement possible en el marc de temps de la vostra reunió.
Com va dir Stephen Covey en els "Siete hàbits de persones altament efectives", "Comença amb el final en ment". El propòsit de la reunió determinarà l'enfocament de la reunió, l'agenda de la reunió i els participants de la reunió.
Construir un programa és fer un pla per a la reunió.
Comenceu amb l'objectiu o propòsit principal que intenteu dur a terme mantenint la reunió. Una vegada que hagi decidit el seu objectiu, cal determinar si necessita l'assistència d'empleats addicionals per planificar la seva agenda. Si és així, convida'ls a unir-se a vostè per fer que la seva agenda de reunions sigui, per correu electrònic o text, per tal de no crear la necessitat d'una reunió addicional.
Decisions per fer que desenvolupi l'agenda de la seva reunió
Després de determinar el vostre objectiu general, vostè o el vostre equip han de prendre les següents decisions. A més del propòsit o objectiu de la reunió, cadascun d'aquests elements apareix a l'agenda de la reunió.
- Els participants necessaris per a la reunió real,
- Els elements que necessiten discussió o acció que condueixin a la consecució de l'objectiu o propòsit,
- El temps que anticipa el grup necessitarà la discussió de cada tema,
- Una data i hora de la reunió,
- Una ubicació adequada, que reunirà tots els participants còmodament, per a la reunió,
- Pre-treball per a la reunió. Això inclourà qualsevol lectura, documentació , dades, minuts de reunió d'una reunió prèvia o qualsevol altra preparació que faci que la vostra reunió real tingui èxit. Aquesta preparació s'ha d'adjuntar a l'avís i a l'agenda de la reunió quan els distribueixi als participants convidats.
A més dels elements de decisió anteriors, els temes del programa de reunió estàndard haurien d'incloure:
- Reviseu el propòsit de la reunió, l'agenda i els resultats esperats i el producte.
- Reviseu les actes de la reunió anterior.
- Reviseu el progrés dels participants sobre els compromisos i els elements d'acció realitzats a la reunió anterior.
- El prenedor de notes o el líder necessiten revisar els compromisos assumits pels participants durant la reunió actual com a tema final del programa.
Decidiu qui ha de participar per realitzar l'agenda de la seva reunió
Una vegada que hàgiu decidit que una reunió és necessària per assolir el vostre objectiu, heu de desenvolupar la llista de participants.
No tots els empleats poden o han de participar en cada reunió, però convidar els participants adequats milloraran la seva probabilitat d'èxit.
Com identificar els participants necessaris per dur a terme l'agenda de la seva reunió
Determineu els vostres participants per una sola vegada o una breu sèrie de reunions o per a una reunió regular o en curs fent-vos preguntes com la següent.
- Qui ha de posseir la solució que el grup desenvolupa?
- Qui és el propietari del procés que el grup està debatent?
- Qui necessita saber la informació que distribueix?
- Qui pot proporcionar dades i fets per guiar la presa de decisions?
- Qui té experiència o experiència per compartir amb el grup?
- Qui ha de donar suport a la implementació de qualsevol solució o tasca?
- Qui ha de proporcionar permís o recursos per assolir el resultat de la reunió?
- Qui podria oposar-se a la implementació de qualsevol solució o direcció?
Necessiteu un programa de reunions per a reunions regulars programades?
No totes les reunions necessiten un programa personalitzat desenvolupat. La majoria dels empleats han programat regularment reunions per als seus departaments o grups de treball. També hi ha equips i projectes en els quals participa.
Un projecte en curs potser no requereixi una agenda recentment desenvolupada per a cada reunió, però el vostre equip estarà ben atès adoptant un enfocament estàndard per a la vostra reunió.
La reunió de treballadors regularment programada es divideix en tres segments per als quals cadascun té elements del programa estàndard: ítems informatius, elements d'acció i planificació avançada.
Components d'un programa de reunions per a reunions regulars programades
Articles informatius
Escriure els elements del programa que siguin informatius per a cada reunió. Per exemple, el gerent actualitza el grup sobre els resultats de la reunió d'alta direcció.
Ítems d'acció
Col·loqueu a l'agenda tots els ítems que espereu que el grup vulgueu revisar a cada reunió programada. Per exemple, el rendiment al pressupost per al període de temps i la identificació de l'estalvi de costos i les millores contínues que el grup planeja aconseguir.
Planificació avançada
Introduïu a l'agenda tots els elements que el grup vulgui planificar o preparar per endavant. Per exemple, els objectius a curt termini per al proper mes o la necessitat d'assistència de treballador en tasques futures.
Si seguiu aquestes pautes quan desenvolupa l'agenda de la reunió, millora la probabilitat que la reunió produeixi resultats.
Exemple de programa de reunions per a una reunió regularment programada
Utilitzeu aquest programa d'exemple per a una reunió regularment programada per garantir que la vostra reunió produeixi els resultats que cerqueu.
- Calor i salutacions. Considereu un breu trencaglaç de gel en funció de la freqüència amb què el grup es reuneixi.
- Reviseu el propòsit de la reunió, l'agenda i els resultats esperats i el producte.
- Reviseu les actes de la reunió anterior.
- Proporcioneu informació departamental i d'empresa adequada que l'equip necessiti.
- Reviseu el progrés en elements d'acció, plans d'acció i compromisos. Reviseu el progrés del grup en els objectius.
- Discuteix i pren decisions sobre els temes del programa d'aquesta reunió.
- Identifica els passos següents.
- Identifica el propòsit, el resultat i l'agenda de la propera reunió.
- Al final de la reunió, el prenedor de notes hauria de revisar els compromisos assumits per la gent durant la reunió.
- Identifiqueu qualsevol assistència necessària de persones que no pertanyin al grup i assigneu-ne els participants a contactar.
- Determineu qui fora de la reunió necessita saber què i decidir com realitzarà la comunicació.
- Envieu minuts en 24 hores després de la reunió o immediatament si el prenedor de notes va prendre les notes de forma electrònica (la norma).
Més relacionats amb mantenir reunions efectives