Aquests 10 consells faran que els empleats aprecien les seves reunions
La gent està interessada, però les reunions més eficaces desperten la seva atenció amb preguntes i respostes que provoquen reflexions, audiovisuals i participació. Aquests consells us proporcionen l'èxit.
- Inicieu les vostres reunions, presentacions i sessions de formació amb un trencador de gel o una activitat d'escalfament. En una gran reunió o en una reunió curta, el trencaglaç pot ser una sola pregunta que fa que la gent pensi i parli amb el seu veí. Com a exemple, feu una pregunta que faci que la gent aixequi les mans. La longitud del trencador de gel depèn de la durada de la reunió, així que planifiqui amb prudència.
- Diversifica els mètodes de presentació. Si cada parlant parla amb l'audiència, en format de conferència, fins i tot els caps interessats aviat assenteixen. Demana a la gent que parli en grups petits.
Utilitzeu materials audiovisuals, com ara vídeos, diapositives i presentacions i imatges de PowerPoint. Si estàs parlant d'un procés de pintura nou, mostra als teus empleats abans i després de les peces pintades. Passeu al voltant d'enquestes positives de clients i de targetes de comentaris. - Convida a oradors convidats a participar i entusiasmar amb el públic. Els seus clients tenen molt a dir a la seva plantilla sobre les seves necessitats i requisits de qualitat. Una organització de clients que s'associa amb associacions sense ànim de lucre i de caritat compta amb oradors convidats de les organitzacions que reben les seves donacions. Ponents d'organitzacions que els seus empleats recolzen econòmicament són dinamita.
- Fomenta preguntes per iniciar un diàleg. Demana a la gent que escrigui les seves preguntes abans de la reunió i durant la reunió. Permetre temps per a preguntes dirigides a cada parlant a mesura que vagis.
Si no podeu respondre la pregunta de manera immediata i correcta, digue-li a les persones que tornarà amb ells quan tingui la resposta correcta. Si les preguntes excedeixen el temps, programeu una reunió sobre el tema.
- Una tàctica de trobada amb èxit, sovint passat per alt, però crucial, és demanar a cada parlant que repeteixi en veu alta totes les preguntes que se li demani. La persona que fa la pregunta llavors sap que el ponent va entendre la pregunta. Les altres persones que assisteixen a la reunió poden escoltar i conèixer la pregunta, a més de no suposar la pregunta, potser incorrecta, de la resposta de l'orador.
- Establir objectius per a la vostra reunió periòdica. No podeu presentar tots els aspectes del negoci de l'empresa en una reunió d'una hora. Per tant, decideixi els assumptes importants i oportuns i faci passar el temps de la reunió. Tingueu en compte els interessos de la majoria dels assistents.
Recordeu que teniu altres mètodes per comunicar informació de l'empresa que inclouen programes com Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype per a empreses, Flowdock, correu electrònic i IM. La comunicació d'informació estratègica de l'empresa no ha de tenir lloc en una reunió. - Formuleu l' agenda acuradament. Identificar les necessitats i interessos de la majoria dels participants. Comenceu amb les bones notícies que faran que els assistents se sentin bé.
Varia l'ordre dels parlants a l'agenda cada mes. No vol que la gent avorrida per la mateixa. Distribueix els elements necessaris a l'agenda perquè la gent no sintonitzi el final de la reunió, o que els elements finals siguin menys importants. - Un article del Wall Street Journal, fa uns quants anys, va afirmar que els directius nord-americans estalviarien el 80% del temps que van perdre en reunions si feien dues coses correctament. El primer era sempre tenir una agenda. El segon era començar a temps i acabar a temps . Vaig a afegir que heu de permetre a cada parlant la quantitat de temps necessària per cobrir el tema. Mantingueu-los al límit de temps - molt bé.
- Organitzeu l'entorn físic perquè la gent estigui atent al contingut de la reunió. Ningú ha de seure darrere o al costat dels altaveus. Assegureu-vos que hi ha seients per a tots els assistents, i si cal fer notes, una superfície per escriure també. Assegureu-vos que els visuals siguin visibles i que la gent pugui escoltar. És possible que hàgiu d'utilitzar un micròfon. Podeu passar propis o mostres a l'habitació per visualitzar-los.
- Mai menyspreu el poder dels aliments en una reunió. L'alimentació relaxa l'ambient, ajuda a fer que la gent se senti còmoda, ajudi a les persones a mantenir uns nivells d'energia positius i construeix la camarilla de l'equip. Assegureu-vos que satisfà les diverses necessitats del vostre grup amb el menjar que us serveix. Com a exemple, ofereix fruita i iogurt a més de rosquilles. Oferiu gossos calents vegetarians i kosher amb els francs regulars.
El que necessiteu per a una reunió d'èxit:
- Tauler d'altaveus
- Micròfon
- Agenda
- Ajudes visuals