Utilitzeu la Facilitació per fer reunions més productives
El paper principal d'un facilitador és agregar valor a una sessió o reunió de planificació grupal mantenint el grup en tasca i ajuntant-se en la mateixa direcció.
El facilitador també garanteix que cada membre del grup participi en la reunió.
Facilitació de grups
La facilitació de grups o equips és proporcionada per empleats interns, o consultors externs, amb experiència en:
- Presentant contingut i informació,
- Dissenyar i formular un procés que ajudi a un grup a assolir els seus objectius,
- Proporcionar una estructura adequada per a una reunió , formació, sessió d'equip de treball o un altre esdeveniment de treball, de manera que la missió del grup s'aconsegueixi a la sessió,
- Promoure la responsabilitat compartida pel resultat de la reunió, i
- Dibuixant dels participants les respostes a preguntes i solucions als problemes.
Facilitació individual
Quan els individus participen en el procés, generalment és perquè dos o més empleats estan experimentant conflictes , desacords, necessiten establir objectius mútues , o cal debatre un projecte, procés o experiència. Un facilitador especialitzat pot proporcionar l'estructura, el contingut i el procés que necessiten els empleats individuals per aconseguir una solució mútuament satisfactòria per als seus problemes.
Característiques de les persones que faciliten la facilitació
La facilitació és una habilitat adquirida que arriba de manera més natural als individus que demostren característiques com:
- Fortes habilitats de lideratge grupal,
- Coneixement profund dels processos i estructures del grup,
- Coneixement de grup i dinàmiques interpersonals i comprensió de la comunicació verbal i no verbal ,
- La capacitat de presentar creativament continguts de formació i creació d'equips d'una manera que fomenti la participació dels assistents a la sessió,
- Empatia per a les persones i les seves situacions,
- Potents habilitats d' escolta i comunicació, i
- Capacitat d'estructurar intervencions i esdeveniments grupals per produir els resultats desitjats per al grup.
Sota el lideratge d'un facilitador especialitzat, les reunions, les sessions de formació d'equips i les classes de formació poden aconseguir que els resultats no siguin possibles sense un líder. Això és degut a que els participants d'un grup sovint no tenen les habilitats, el permís i el suport necessaris per facilitar eficaçment els seus propis processos de treball.
Evitar converses competidores en reunions
Sovint és difícil tenir relacions laborals efectives amb les persones en el treball. Aquí és on es facilita la facilitació. La facilitació efectiva del grup en reunions gestiona la interacció de persones difícils que mantenen converses en competència.
Les converses fora de tema entre dos o més membres de la reunió malmeten temps, inhibeixen el progrés del grup i limiten les contribucions de les persones a l'equip en general. A més, les converses que competeixen en diversos grups petits, fins i tot quan es tracten sobre el tema, priven als membres de l'equip de les idees que discuteixen els membres de l'equip.
Això, en definitiva, es tradueix en idees limitades produïdes en reunions.
Ja sigui que sou el líder de la reunió, un administrador o un membre del grup, podeu utilitzar les idees següents per tornar al grup quan els membres del grup mantenen més d'una discussió alhora.
Gestionar converses de competència
- Utilitzeu la comunicació no verbal: observeu constantment els participants durant un instant. Aixequeu les celles mentre mira o surti als participants. Atureu-vos a la persona que té el terra durant un minut mentre els altres participants tornen a formar part del grup. No tingueu por de fer-ho: forma part de la feina d'un gerent o cap de grup per controlar reunions.
- Feu una pregunta: truqueu a un dels membres del grup que participin a la conversa de la competència. Amb un breu resum de la discussió que es duu a terme en la reunió en general, demana la seva opinió. Demana-li que comparteixi les seves idees amb la resta de la gent en la reunió .
Digues: "Crec que tots estaríem interessats en els teus pensaments sobre aquest tema, Kerry". Això pot ser una mica incòmode per a vostè, però té dos propòsits: porta la conversa a la conversa principal i permet que tothom sàpiga que el comportament no està permès.
- Intervenció verbal: demaneu directament als membres del grup que participin a la conversa de la competència per tornar a formar part del grup, sense utilitzar sarcasme ni ira. Digues: "Em temo que estem perdent bones idees quan tothom parla alhora. Sé que no puc fer un seguiment de tots aquests pensaments". En general, és millor fer servir aquesta tàctica com un segon o tercer intent d'atraure la gent. És directa i molt eficaç però pot avergonyir als membres de l'equip.
- Estableix un senyal grupal: el senyal del grup recorda als participants que mantenen una discussió a la vegada. Una senyal que funcioni de manera efectiva és fer un signe de temps no verbal seguit d'un dit índex per indicar una reunió. Si hi ha una bona relació entre els membres de l'equip, una broma també pot ser una eina eficaç. Intenta fer alguna cosa així: "Ei, John i Jane, deixeu d'intentar planificar l'oca mundial i tornar a la reunió".
Una paraula final sobre converses en competició a les reunions
La gent gasta bona part de la seva feina durant la setmana assistint a reunions empresarials. És la vostra responsabilitat com a directiu o líder de la reunió per assegurar-vos que els empleats facin un bon ús del seu temps. La gestió efectiva de reunions manté el seu temps i controlant converses secundàries que poden garantir que la reunió es mantingui en el tema i produeixi treballs de qualitat.