Preguntes sobre Eficiència d'Ajuda, Competència d'Exposició i Informe de compilació
La comunicació eficaç requereix que tots els components d'un treball de comunicació funcionin perfectament per "significat compartit", la meva definició favorita de comunicació. És especialment important quan es fa una pregunta i es respon.
Components en comunicació
Hi ha cinc components per a qualsevol comunicació i un sisè que és l'entorn general del lloc de treball en què es produeix la comunicació. Els components de la comunicació són:
- L'enviament individual del missatge. El remitent ha de presentar el missatge clarament i amb prou detalls perquè el receptor comparteixi el significat amb el remitent.
- El context del missatge. El context és com el missatge el lliurament del missatge. El context implica la comunicació no verbal , com gestos, llenguatge corporal, expressions facials i elements com el to de la veu. La major part del context d'un missatge només està disponible quan el receptor pot veure i escoltar el remitent del missatge. Les emoticones de correu electrònic i de missatgeria instantània, per exemple, són una substitució deficient ja que el remitent les formula sense l'entrada del receptor.
Una altra part del context són les emocions que intervenen en el cercle de la comunicació. El remitent està enutjat? El destinatari és indiferent al contingut de la comunicació o menyspreat del remitent? Les emocions humanes normals afecten si un missatge es comparteix correctament.
- La persona que rep el missatge. El receptor ha d' escoltar acuradament i atentament, fer preguntes per claredat i paràfrasis per assegurar-se que el receptor comparteix sentit amb l'emissor. Si el receptor confia en el remitent, les possibilitats d'augmentar la comunicació efectiva.
- El mètode de lliurament que trieu. El mètode de lliurament s'ha de seleccionar en funció del mitjà més efectiu per transmetre el significat del missatge. Atès que els mètodes de comunicació són tan diversos des de l'alba de les computadores i els dispositius mòbils, les decisions sobre el mètode de lliurament s'han tornat més complexes. El mètode de lliurament ha de respondre a les necessitats de comunicació tant del remitent com del receptor.
Els mètodes de comunicació inclouen comunicació verbal, missatges instantanis (IM), correus electrònics, lletres, signes, pòsters, vídeos, captures de pantalla, telèfons, notes, formularis, documents escrits i molt més. Aquests mètodes continuaran expandint-se, i les expectatives dels empleats per a la comunicació instantània sobre tot el que tingui a veure amb el seu treball continuaran creixent.
La comunicació en persona ha augmentat la seva importància especialment per a la informació organitzativa que pot suposar canvis, proporcionar reconeixement dels empleats o permetre preguntes sobre el terreny. La comunicació personal també es veu afavorida perquè els empleats tenen accés al component, al context.
- El contingut del missatge. El contingut del missatge hauria de ser clar i presentat i descrit amb suficient detall per obtenir comprensió del receptor. Si el contingut del missatge ressona i es connecta, en alguns nivells, amb les creences ja mantingudes del receptor, és més eficaç.
Com fer bones preguntes millora la comunicació
James O. Pyle i Maryann Karinch afegeixen el següent per ajudar a una comunicació eficaç.
Des de recursos humans fins al servei al client, les males preguntes contaminen gairebé tots els llocs de treball. Les preguntes incorrectes solen provocar respostes incompletes o enganyoses i poden menyscabar la relació. D'altra banda, les bones preguntes són una valuosa eina d'eficiència, competència i construcció de relacions.
Hi ha sis tipus de bones preguntes: directe, control, repetició, persistència, resum i no pertinent. Per descriure breument:
- Directa: planteja una pregunta senzilla amb un interrogatiu bàsic.
- Control: Ja coneixeu la resposta quan ho pregunteu. És una manera d'esbrinar si la persona està mentint, desinformada o no prestant atenció.
- Repetiu: feu dues preguntes diferents que hi ha després de la mateixa informació.
- Persistent: fa la mateixa pregunta de diferents maneres d'explorar totes les facetes de la informació desitjada.
- Resum: fa una pregunta que pretén permetre que la font tingui l'oportunitat de tornar a visitar la resposta.
- No pertinent: no correspon a l'assumpte que vulgueu conèixer, però és probable que la gent no menteixi; serveix el propòsit de veure quina és la veritat "sembla" i aconseguir que la persona us obrï. També es pot vincular al context de l'intercanvi de preguntes.
Detalls sobre els 6 tipus de bones preguntes
Directe
Les preguntes directes són les millors: Un interrogatiu, un verb i un substantiu o un pronom.
- Qui ets?
- Què va passar a la festa?
- Quan vas arribar a l'oficina?
- On són les claus del cotxe?
- Per què vas deixar la reunió abans d'hora?
- Quant heu pagat per aquest iPad?
Control
Quan dius: "No faré una pregunta directa deliberadament?" Quan verifiqueu la veracitat o la veracitat d'una resposta, feu servir una pregunta de control i cerqueu la coherència.
Les preguntes de control són preguntes deliberades que vostè coneix la resposta perquè no es tracti del descobriment d'informació. Es tracta del descobriment del comportament, els patrons de parla i el nivell de veracitat o exactitud. Potser és una cosa que abans parlava amb la persona.
Si sabeu que algú del vostre equip de recursos humans va alienar a un empleat perquè l'empleat va enviar un correu electrònic per queixar-se de la persona, podeu fer una pregunta de control com "Com vau fer la revisió del rendiment amb Pamela avui?" Ja teniu la informació; només voleu saber com la vostra persona de recursos humans respon a la pregunta.
Repetiu
Voleu obtenir la mateixa informació de dues maneres diferents. Per exemple, si vau preguntar: "Quantes persones són a la força de vendes?", La persona amb la qual parleu podria respondre: "Hi ha 22 en el camp". Més endavant, quan parleu amb ell sobre alguna cosa diferent - àrees on l'empresa té un punt de suport, per exemple: podeu preguntar: "Quantes regions de vendes teniu?"
Ell podria respondre, "22", que és una forma de confirmar el nombre de personal de la força de vendes. No és una prova absoluta, però dóna valor i credibilitat al que va dir abans. Són dues preguntes diferents que comproven la informació proporcionada.
En utilitzar preguntes de repetició, també podeu descobrir discrepàncies. Si el vostre origen d'aquest exemple respon que hi ha 28 regions de vendes, us agradaria que us demani alguns aclariments. Potser hi ha una raó perfectament bona: la força de vendes normalment té un complement de 28, però hi ha hagut tanta facturació últimament, que són sis curtes, però la resposta dóna lloc a dubtes sobre el fet que hi ha un desajust entre el nombre del personal i la quantitat de territoris de venda. Aquesta incompatibilitat ha de portar a un qüestionament addicional per resoldre el problema.
Persistent
En qualsevol canvi en què es pugui donar més d'una resposta a una pregunta, utilitzeu un qüestionari persistent per obtenir una resposta completa. Com a preguntes de repetició, les preguntes persistents també són útils si sospiteu que la persona no és veraç.
"On vas anar de vacances a Califòrnia?" Podria provocar la resposta "Disneyland". Encara que és possible que Disneyland sigui l'únic lloc, és lògic seguir aquesta pregunta amb "On més?".
Omplir aquesta pregunta de repetició i dirigir-se directament a preguntes sobre Disneyland significa que no us trobeu a faltar l'oportunitat d'obtenir una imatge completa del viatge de Califòrnia del vostre amic, tret que aquesta informació es produeixi en un altre moment.
Resum
Les preguntes de resum no es tracta de determinar la veracitat tant com d'alimentar de nou a la font el que ha dit perquè tingui l'oportunitat de pensar: "Vaig dir realment el que volia dir?"
Venen cotxes de tot tipus, des de portes de dues portes fins a models de luxe de mida completa. Una parella jove arriba a la sala d'exposicions i demana que proveu un dels models de luxe.
"Què farà servir el cotxe la major part del temps?", Pregunta.
"Viatjant d'anada i tornada al treball. Treballem en el mateix edifici ", diu.
"Què més us servirà per al cotxe?"
"Viatges els caps de setmana per veure els meus pares. Coses així ". Fa una pausa i afegeix:" Viuen a cent quilòmetres de distància ".
"Per què creieu que el cotxe de luxe és la millor opció?"
Intercanvien una mirada. Ell diu: "Ens agrada millor que els altres".
"Quin és el teu color favorit", pregunta, mirant directament a ella.
"Vermell".
"Deixeu-me veure si he aconseguit aquest dret. Us escolto que vulgueu un cotxe vermell i de grandària total a la classe de luxe. Com és que aquesta descripció s'ajusta al que voleu?" (Heu emplenat la vostra pregunta resumida amb la informació pertinent en aquest cas.)
Intercanvien una altra mirada. Va dir: "Creiem que un color més moderat podria ser millor".
"Què passa amb el model de luxe et fa pensar que és el millor per a tu?" (Una vegada més, aquesta és una manera de resumir i verificar el que ha escoltat. Vols saber si estan tan enamorats de l'aspecte del costós cotxe que no volen considerar res més, o si la primera resposta disfressava un fet destacable).
"El meu pare diu que aquest és el cotxe més segur del camí".
La resposta a la pregunta resumida us indica que poden, de fet, agradar-los, però no per la seva aparença. Vostè llegeix entre les línies. Acaba d'iniciar-se en la seva vida junts. Probablement, el seu pare els ha enviat al concessionari per comprar "el cotxe més segur en el camí", que els ajudarà a comprar. Vostè decideix procedir a la venda, sabent que la sol·licitud de pagament inicial i préstec probablement li donarà la resta de la història.
És possible que algunes persones no siguin còmodes de fer una pregunta resumida com aquelles incrustades en aquesta trobada de vendes perquè no volen tenir un aspecte senzill o poc acurat. Si fa la pregunta de la mateixa manera que la vau demanar la primera vegada, podrien tenir una conclusió vàlida.
A més, no voleu fer la mateixa pregunta dues vegades seguides, fins i tot si canvieu la frase. Al posar una mica de distància entre la primera vegada que planteja la pregunta i la segona, i tornant a formular la pregunta una mica, simplement es troba com algú que realment està interessat en el que l'altra persona ha de dir.
No pertanyent
Podeu detectar que la persona que respon a les vostres preguntes sembla estressada; una pregunta no pertinent podria mitigar la tensió. O, potser necessiteu temps per pensar o fer referència a les vostres notes, de manera que utilitzeu la pregunta només per comprar-vos una mica d'espai i temps.
Al fer preguntes puntuals com: "Quin projecte vau fer en el passat que va fracassar?" I "Com vau tractar d'arreglar el problema?", Podeu fer que un candidat a la feina se senti com si estigués enmig d'un interrogatori de camp de batalla .
El candidat podria dir: "Vaig tractar d'abordar el problema al reunir el departament en un objectiu comú: la manera en què el petit equip de la lliga del meu fill se centra a colpejar la pilota".
Podeu donar un descans al candidat preguntant: "Quant de temps heu entrenat a una lliga petita?" Abans de tornar a la discussió sobre el seu destorb i com va intentar arreglar-la.
Finalment, aquí teniu dues maneres d'arruïnar preguntes que comencen amb tots els components necessaris i que acaben per no quedar bé .
- Afegint massa qualificadors o altres paraules i frases que distreguin de la pregunta. Per exemple, "Què teníeu per esmorzar al menjador on les tamboretes del comptador de vinil estan esquerdades i cobertes amb cinta adhesiva?"
- No esperant una resposta també és habitual. Vostè pregunta: "Quin és el vostre menjar favorit?". La persona pensa un moment en lloc de respondre immediatament. T'escoltes, "Roast beef?" El silenci és una eina de qüestionament eficaç.
No perdeu el descobriment, la informació, els conductes com a resultat de l'obertura de la boca quan necessiteu obrir les orelles. Recordeu la regla de "dues orelles, una boca" de treure el màxim de qüestionament.
El medi ambient i la comunicació
Els components de comunicació anteriors promouen el significat compartit quan operen conjuntament per oferir un missatge eficaç. L'entorn de treball en què es desenvolupen aquests components també afecta la comunicació i la recepció de la comunicació.
Quan fa preguntes vàlides, construeix una relació i inspira confiança. Les preguntes formen una altra part de la base per a la comunicació en el lloc de treball que comparteix significat
En un entorn de treball que posa èmfasi en la comunicació oberta, la implicació dels empleats i els objectius comuns, la comunicació sigui més freqüent i més eficaç. Però, l'expectativa d'una comunicació significativa estableix la barra més alta en aquests millors llocs de treball. Així, fins i tot en entorns de treball elevats , amb enfocament dels empleats, els treballadors es queixen que no saben què està passant.
A causa de tots els components i l'entorn general d'un lloc de treball individual, la comunicació continua sent desafiant. Les preguntes antigues sobre qui necessita saber què i quan ho necessiten saber mai no respon plenament a la satisfacció de ningú.
Les reclamacions dels empleats sobre massa informació, no hi ha prou informació i, fins i tot, sobrecàrrega d'informació, continuaran ressonant als llocs de treball. Mai no cura el problema de la comunicació però, amb compromís i reflexió, pot augmentar l'eficàcia de la seva comunicació interpersonal i la seva comunicació en el lloc de treball .
Més relacionats amb una comunicació eficaç en el lloc de treball