La comunicació és clau quan voleu que les persones canviïn
No existeix cap organització en què els empleats estiguin completament satisfets amb la comunicació . La comunicació és un dels temes més difícils de les organitzacions.
És una àrea que més freqüentment es queixa dels empleats durant el canvi organitzatiu i les operacions diàries. La raó?
La comunicació eficaç requereix quatre components que es perfeccionen perfectament per crear significats compartits, una definició favorita de la comunicació.
- L'enviament individual del missatge ha de presentar el missatge amb claredat i detall, i irradiar la integritat i l'autenticitat.
- La persona que rep el missatge ha de decidir escoltar, fer preguntes per obtenir claredat i confiar en el remitent del missatge.
- El mètode de lliurament elegit s'ha d'ajustar a les circumstàncies i a les necessitats del remitent i del receptor.
- El contingut del missatge ha de ressonar-se i connectar-se, en algun nivell, amb les creences ja del creador del receptor. Ha de contenir la informació que l'empleat vol sentir. Ha de respondre a les preguntes més estimades i preocupades per l'empleat.
- Amb tot això en comunicació, és una meravella que les organitzacions ho facin bé.
Els professionals de la gestió del canvi han proporcionat una àmplia gamma de suggeriments sobre com comunicar-se bé durant qualsevol canvi organitzatiu.
Recomanacions sobre la comunicació per a una gestió eficaç del canvi
Desenvolupeu un pla de comunicació per escrit per assegurar-vos que tot això es produeixi en el procés de gestió del canvi.
- Comunicar-se de forma consistent, freqüent i a través de diversos canals, incloent parlants, redaccions, video, formació, grups de discussió, taulers d'anuncis, intranets i molt més sobre el canvi.
- Comuniqueu tot el que se sap sobre els canvis, tan aviat com la informació estigui disponible. (Cal deixar clar que el seu biaix és cap a la comunicació instantània, per la qual cosa alguns detalls poden canviar en una data posterior). Digueu a la gent que l'altra opció és mantenir totes les comunicacions fins que sigui positiu sobre les decisions, els objectius i el progrés. És desastrós en la gestió efectiva del canvi.
- Proporcioneu quantioses quantitats de temps perquè les persones facin preguntes, demanin aclariments i proporcionin informació. Si heu estat part d'un escenari en el qual un líder va presentar canvis, en transparències a la part superior, a un gran grup i, a continuació, vau sortir, ja sabeu quines males notícies és la integració del canvi. La gent ha de sentir-se involucrada en el canvi. L'implicació crea un compromís: res més és tan important durant un procés de canvi.
- Comunica clarament la visió , la missió i els objectius de l'esforç de gestió del canvi. Ajudeu els usuaris a entendre com aquests canvis els afectaran personalment. (Si no ajuda amb aquest procés, la gent farà les seves pròpies històries, generalment més negatives que la veritat).
- Reconeixeu que la comunicació veritable és una conversa. És de doble sentit, i s'ha de fer una discussió real. No pot ser només una presentació.
- Els líders o patrocinadors del canvi han de passar temps conversant individualment o en grups reduïts amb les persones que s'espera que facin els canvis.
- Comunica els motius pels canvis de tal manera que la gent entengui el context, el propòsit i la necessitat. Els professionals ho han cridat: "construir un marc memorable i conceptual" i "crear un marc teòric per reforçar el canvi".
- Proporcioneu respostes a les preguntes només si coneixeu la resposta. Els líders destrueixen la seva credibilitat quan proporcionen informació incorrecta o semblen tropezons o back-peddle en donar una resposta. És molt millor dir que no ho sap i que intentarà esbrinar-ho.
- Els líders necessiten escoltar. Eviteu la defensa, la disculpa i les respostes que es donin amb massa rapidesa. Actuar amb reflexió.
- Feu que els líders i els patrocinadors del canvi estiguin disponibles, diàriament quan sigui possible, per barrejar-se amb els altres en el lloc de treball.
- Mantenir tallers interactius i fòrums en què tots els empleats poden explorar els canvis junts mentre aprenen més. Utilitzeu la formació com a forma de comunicació interactiva i com una oportunitat perquè les persones puguin explorar de forma segura nous comportaments i idees sobre el canvi i la gestió del canvi. Tots els nivells de l'organització han de participar en les mateixes sessions.
- La comunicació ha de ser proactiva. Si el rumor ja està en acció, l'organització ha esperat massa temps per comunicar-se.
- Proporcioneu oportunitats perquè la gent es posi en xarxa entre ells, de manera formal i informal, per compartir idees sobre el canvi i la gestió del canvi.
- Reviseu públicament els mesuraments que estan en marxa per mostrar el progrés en la gestió del canvi i canviar els esforços.
- Difusió de recompenses i reconeixement d'enfocaments i assoliments positius en els canvis i la gestió del canvi. Celebreu públicament cada petita guanyada.
Informació addicional sobre la gestió del canvi
- Canviar, canviar, canviar: canviar les lliçons de gestió del camp
- Suport executiu i lideratge en la gestió del canvi
- Planificació i anàlisi en la gestió del canvi
- Canvis de lliçons de gestió sobre la participació dels empleats
- Generar suport per a una gestió eficaç del canvi
- Consells de gestió de canvis
- Gestió del canvi Sabiduría