Les presentacions eficaces són tot sobre el coneixement del públic
Coneix el teu públic. Conegui el que els importa. Conegui el que vol escoltar.
I coneixent-los, i centrant el vostre missatge, podeu mostrar-los que sou un recurs. Participa al públic i té un major impacte.
El problema? Saber que el vostre públic pren el temps, i sempre és més fàcil fer un bolcat cerebral de totes les coses que coneixeu o voleu que el vostre públic es refereixi a un tema. Pensar críticament sobre el que el vostre públic vol o necessita sentir és més difícil.
Molts professionals de RRHH són atrapats a donar a la seva audiència tot el que han de saber o fer sobre una presentació de problemes. Ja saps que has caigut en aquesta trampa quan et trobes posant punts de bala en les diapositives en lloc de pensar:
- el que l'audiència realment es preocupa,
- quins són els teus punts més importants i què?
- com assignar-los una història clara que crea una xerrada atractiva.
La segona trampa que molts professionals de recursos humans entren en repeteix aquesta mateixa presentació dia a dia en diferents públics.
El problema és que els diferents públics es preocupen i responen a diferents coses, de manera que si voleu participar, necessiteu personalitzar el vostre missatge cada vegada que parleu .
Així és com assegurar - vos que personalitzeu el vostre missatge , reduïu el soroll i mantingueu a l'audiència compromesa amb el que us dieu, independentment de qui o on sigui.
Aquests cinc recordatoris clau asseguren que les vostres paraules aconsegueixin l'impacte que es mereixen, quan guanyeu l'atenció i el compromís del públic.
Conegui el que la seva audiència es preocupa
El públic no us importarà el que dieu fins que hagi demostrat que els preocupa . A mesura que planifiqueu la vostra presentació, pregunta quins són els reptes i les necessitats del vostre públic esperat? Quines són les tres o quatre preguntes o problemes principals sobre el tema?
Si no ho sap, pregunteu a algunes persones que assistiran a la vostra presentació, preguntaran al director del departament o, si no hi ha cap informació disponible, feu la vostra millor idea.
A continuació, inicieu la vostra presentació recordant al vostre públic les seves preocupacions identificades. Di: "Sé que diversos de vostès s'han preguntat sobre les nostres opcions de beneficis, o" imagino que aquestes tres coses són el que realment vols sortir d'aquest taller ".
Quan parleu primer sobre el vostre públic i els seus problemes i necessitats que us dirigirà a la vostra xerrada, demostreu que els preocupa. Això fa que la gent vulgui escoltar .
Situeu els vostres punts principals per al vostre públic
La majoria de les presentacions de recursos humans se senten com un abocador d'informació, no una història clara amb un conjunt de punts principals. Els professionals de RRHH normalment coneixen molt més que els altres que volen o necessiten saber sobre qualsevol tema necessari.
Els autors Chip i Dan Heath, en el seu llibre "Made to Stick", van anomenar "la maledicció del coneixement". Quan va ser l'última vegada que vau sentir que una presentació era massa curta o cobria massa poca informació? Probablement poques vegades si alguna vegada.
Les persones que es destaquen com a presentadors, els que són escoltats i tenen influència , comencen per reconèixer el problema de l'audiència que ajuden a resoldre. Després, a mesura que preparen la seva presentació, separen els coneixements necessaris per saber-los.
Preneu la meitat del temps de preparació necessari per concentrar-vos en el cor de la vostra presentació i el que el vostre públic necessita saber que els ajudarà. La millor manera de trencar la "maledicció del coneixement" és centrar-se en allò que és més important tant per a vostè com per al públic.
Situeu la vostra presentació sobre una pissarra o paper, o utilitzeu un conjunt de notes adhesives.
Quina seqüència de punts és millor? Hi ha un ordre als punts que tindran més sentit per al vostre públic? Com relacionen els vostres punts els uns amb els altres? Feu-los clars. Si no ho fan, digueu-li a la gent: "Aquí teniu un tema totalment diferent, però important".
Explica les històries i els exemples d'ús que el teu públic trobarà relacional
A més d'intentar presentar massa coses alhora, sovint les presentacions de recursos humans són resumides i no relacionades amb la vida quotidiana i el treball del públic. El que passa llavors és que la gent sintonitza, seure a través de la xerrada, assumeixi que no es tracta d'ells, i no prendre cap acció. Això fa que la presentació sigui un malbaratament del seu temps i el seu.
Per relacionar-se amb ells, per ajudar-los a prendre mesures, les persones necessiten idees fonamentades en històries i exemples. Els cervells humans estan connectats per relacionar-se amb històries i recordar-los . Per tant, cobreixi menys punts, millor, amb molts exemples. I, sempre que sigui possible, realitzeu els exemples del seu departament i la seva experiència quotidiana en el treball.
Expliqueu històries sobre com utilitzar la idea que compartiu. Tant si es tracta de resoldre un problema de compensació , com donar-nos comentaris , com inscriure's al vostre pla de visió o com la nova organització és diferent de l'anterior, contar històries. Feu clar el pont entre el tema i les seves vides i interessos.
Mostra, no acaba d'explicar al públic
Una imatge val més que mil paraules en molts casos. Els vídeos s'estan convertint en la norma per a una comunicació eficaç. En aquest dia d'eines de vídeo accessibles, els presentadors que utilitzen massa text sovint utilitzen excuses. Diuen: "Però he de comunicar informació molt específica" o "El meu públic serà capaç de digerir aquesta idea tan complicada si l'escric". No, no, i no, no ho faran.
A no ser que el vostre objectiu sigui provocar, alienar i menysprear al vostre públic, i no tenir cap influència en el pitjor dels casos, reduïu el text. Envieu-lo a un correu electrònic de seguiment o compartiu-lo en un document de Google. Les imatges que utilitzeu necessiten suportar la història, no es converteixen en el vostre script. Un cop tingueu el vostre conjunt clar de punts principals i un bon flux recolzats per històries i exemples, només llavors heu de posar en marxa una eina de presentació.
En cas contrari, acabeu amb les diapositives que compleixen el doble de servei tal com ho indica el vostre parlant. En aquest cas, hauríeu d'haver enviat per correu electrònic la presentació en lloc de perdre el temps del vostre públic.
Personalitza i millora coneixent el teu públic
Una vegada que hàgiu creat una bona presentació que suporta visualment el vostre missatge principal, teniu la llibertat d'adaptar-lo a cada públic que publiqueu. Podeu fer el vostre punt i després preguntar-vos en veu alta: "Per què us preocupa això?" I adaptar la vostra resposta al públic que hi ha davant vostre. El que els membres del vostre equip de màrqueting els importa pot ser molt diferent de les necessitats del personal de desenvolupament.
En anys de formació i presentacions per a líders en desenes d'organitzacions com Apple, Oracle, SAP i T-Mobile, el poder d'un senzill conjunt de missatges ha brillat. Quan els missatges van ser recolzats per imatges simples i lliurades per un presentador centrat que va poder donar punts clars i connectar-los a la vida quotidiana del públic, es va produir la comunicació. I no és el punt de fer una presentació?