1. 8:00 am. Reunions del personal del dilluns al matí
El problema d'aquesta reunió és que ningú no està preparat per a això. Després de tot, és a les 8:00 am del dilluns al matí; res no ha passat i el que va passar la setmana passada és sobretot la història antiga.
El segon problema amb aquesta reunió és que, per a qualsevol persona que estigui preparada, hagi de treballar diumenge a la nit, que està bé en ocasions, però es garanteix guanyar-vos alguns vots seriosos per al "tiratge de l'any" dels empleats i dels familiars dels empleats.
La solució: si heu d'executar una reunió d'equip el dilluns, premeu-la més endavant al matí o a primera hora de la tarda. Millor encara, premeu el dimarts al matí.
2. Reunions d'estat de taula rodona
Ja coneixeu aquesta reunió. És el lloc on la gent es mou per l'habitació compartint les seves últimes actualitzacions, sagas, fantasies i somnis. Siéntese en el lloc equivocat i acabeu com la 22a persona per oferir una actualització a un grup amb les seves vejafs sobrepassades i els cervells entumudos a partir de les actualitzacions orientades políticament que surten de la boca dels col · legues en funcions llunyanes.
La solució: es reuneix si és necessari, però estableix unes regles sobre les actualitzacions. Demana a la gent que se centri en notícies importants que impactin a tothom o que identifiquin els reptes que requereixen ajuda de totes les funcions.
Feu qualsevol cosa per limitar la dolorosa marxa d'actualitzacions d'estat gratuïtes i d'autoservei que generen reunions indisciplinades de taula rodona.
3. Reunions periòdiques que han perdut la seva finalitat
Qualsevol reunió recurrent on ningú no recordi per què encara es realitza aquesta reunió és candidat per a la seva eliminació immediata.
Les lleis de transferència de física a reunions i una reunió sobre el calendari tendeixen a romandre en el calendari molt de temps després d'haver aprofitat la seva utilitat en el lloc de treball. Un nou director va revisar la llista recurrent de reunions en el calendari del seu equip i va cancel·lar dues d'elles perquè no podia descobrir un motiu perquè aquestes reunions existissin. Va rebre més d'unes quantes notes d'agraïment i uns quants comentaris de les persones que es van preguntar com va aconseguir matar aquesta reunió que havien intentat desfer-se de l'any passat.
La solució: revisa totes les reunions recurrents a les quals sotmet l'equip o que ets partícip i elimineu-les de la vostra vida i la vida dels membres del vostre equip. Si no és l'amfitrió de la reunió, informeu l'amfitrió de la vostra intenció i de la vostra perspectiva sobre la utilitat de la reunió. Si sou l'amfitrió / patrocinador, seleccioneu els membres de l'equip d'enquestes i doneu-los una veu i una votació. Una mica de talls draconians de trobades recurrents obre un temps valuós per a altres activitats més importants.
4. Reunions grupals de Word-Smithing
Es tracta d'una reunió on reuniu un grup de persones per treballar en la redacció d'alguna cosa: una visió, una missió, una declaració d'estratègia, una declaració d'abast en la gestió de projectes.
La sortida d'aquestes sessions sol ser una sèrie de frases incòmodes que reflecteixen compromisos per part de la persona a càrrec. Ningú a la sala està d'acord amb el producte final, però tothom assenteix el cap d'acord amb tot just quan la redacció es desplaci més enllà del ridícul fins al terrible en un intent de desaparèixer el dolor.
La solució: mai relegueu una formulació aproximada de res a un comitè. Preneu-vos un cop d'ull a l'element en qüestió mateix, rebutgeu-ne alguns col·legues i, quan us apropeu a alguna cosa que comença a treballar per a vosaltres, us pregunteu amb molta cura l'ingrés d'un grup. Feu preguntes clarificadores, pren notables notes i després desapareix i redacteu la (s) afirmació (s), repetint el procés segons sigui necessari.
5. Reunions d'estratègia de plantilla
Estic acabant on vaig començar, amb la reunió d'estratègia molt trencada descrita en l'obertura d'aquest article.
No hi ha un procés o una plantilla màgiques ni simples sèries de passos que ajudin a generar claredat estratègica. La realització d'anàlisis de FODA (fortaleses, debilitats, oportunitats i amenaces) no sempre es troba en el camí crític per arribar a una avaluació precisa de condicions i oportunitats. I els nombres i els objectius i el creixement no són estratègies. Aneu amb compte amb qualsevol que suggereixi que tenen un procés senzill per a aquest tema complex.
La solució: Invertiu en un facilitador o assessor d'estratègia altament qualificat i experimentat que entengui com guiar, de vegades conduir i, de vegades, seguir per tal de desenvolupar una estratègia accionable i significativa. El professional adequat farà que el grup sigui responsable de trobar respostes a les preguntes correctes (difícils) que cal respondre en el camí cap a la claredat estratègica.
La línia inferior
Les reunions tenen oportunitats inestimables per connectar-se, comunicar-se, generar relacions i estimular la resolució de problemes creatius. També són oportunitats madures per a l'ús excessiu i fins i tot l'abús. Intenta ser l'administrador que respecti el poder i la importància de les reunions. Utilitzeu aquests fòrums pels motius adequats, tot arxivant-los per centrar-se en temes clau, sol·licitar idees i, sobretot, respectar el temps que tothom entaula a les sessions. Els membres del vostre equip apreciaran el vostre enfocament positiu més del que mai sabeu.