Feu que les reunions siguin menys avorrites per tal que compleixin el seu propòsit
Si la gent no presta atenció i se centra, la trobada és només un malbaratament de tots. Com es poden fer reunions més avorrites per aconseguir alguna cosa?
Aquí hi ha 5 consells pràctics:
1. Ban SmartPhones
Sí, això és com dir-li a la gent que llanci els seus fills fins que arribin a la reunió. La gent insistirà que han de tenir els seus telèfons, després de tot, es podria produir una emergència. Sí. El món podria arribar a la seva fi durant la vostra reunió de planificació trimestral, però és improbable.
El problema amb la tecnologia d'avui és que us permet centrar-vos en el que no es troba davant vostre: la reunió. El més curiós és que, si la gent es trobava cara a cara amb la gent que feien missatges de text durant la reunió, els enviaran missatges de text a una altra persona. Els telèfons es queden a les taules .
Sense el telèfon, passen dues coses durant la reunió. Esteu obligat a romandre en el present i es passa el temps d'inactivitat comunicant-se amb els altres participants. Per què és tan important? Perquè trobareu que les vostres reunions són més interessants quan coneixeu als vostres col · legues.
Com ho coneixes? Parlant amb ells.
Què fas quan tens el telèfon? No parles amb la gent nova.
2. Preparar-se, preparar-se, preparar-se
Una reunió en què el líder o el moderador arriba tard , no té cap agenda , i l'atreu, és avorrit i tediós. Una reunió ben preparada pot ser fascinant i atractiva. Quan el líder té un pla i un propòsit, la reunió serà més interessant.
Quan no hi ha direcció o objectiu, la reunió no serà interessant.
L'altra part de la preparació és millorar les vostres pròpies habilitats. Heu estat a reunions que eren productives i interactives i que us feien sentir que podies sortir i aconseguir coses fantàstiques. I heu assistit a reunions on estigueu segurs que, si es va adormir, ningú no us faria falta, i no us faria falta res important. La diferència és la persona que dirigeix la reunió.
Si les vostres reunions són avorrides, doneu un cop d'ull al mirall . Trobeu una manera de millorar. Podeu fer una classe formal (el vostre departament de recursos humans us pot ajudar amb suggeriments), podeu demanar comentaris i tutories d'un company de feina les habilitats de trobada que admireu o podeu fer una classe en línia. Hi ha molta ajuda disponible i moltes coses són gratuïtes per a la vostra presa quan vulgueu fer que les vostres trobades avorrites siguin més emocionants.
3. Tothom participa
Per què tothom hauria de participar? Bé, perquè si la participació no és necessària, pots gestionar tot aquest problema per correu electrònic. De debò. Hi ha molt poques vegades quan cal que un grup entri per transmetre informació.
Sí, hi ha coses com ara acomiadaments massius o una reestructuració completa de l'empresa que millorarà si teniu un gestor que parla amb tot el grup, però en la majoria dels casos, les reunions sempre han de ser interactives .
Què tan interactiu? Bé, això depèn del propòsit de la reunió. Si es tracta d' una sessió de pluja d'idees , tothom hauria de parlar. Si algú no parla, truqueu a aquesta persona. Els introvertits poden desagradar aquest tipus de reunió, i no hauríeu de fer reunions d'alta pressió per als introvertits posant-los en el lloc.
Però la vostra cultura de la reunió ha d'assegurar-se que tothom participi en aquestes sessions d'idees i que haurà de saber que la seva participació és necessària per endavant.
Si es tracta d'una reunió de planificació o una reunió d' establiment d'objectius , o fins i tot una reunió trimestral d'informes, hauria d'haver-hi temps d'ingrés, ja sigui per formular preguntes o fer comentaris. L'ambient necessita fomentar la participació, però amb uns quants límits (veure més avall).
4. No deixeu que qualsevol persona domini
Si dirigeix la reunió , és natural que hàgiu de parlar més.
Tanmateix, després de tu, no vols que una altra persona domini la conversa. Això pot fer que una reunió sigui tediós. Recordeu redireccionar comentaris i truqueu a persones que coneixeu que són experts de la zona per difondre un parlador compulsiu.
Per exemple, quan Jane ha fet el seu quart comentari i comença a passar un cinquè lloc, el tallarà amb la màxima possible dient: "Gràcies, Jane, sabem la vostra posició. M'agradaria saber què ha de dir Karen. I, Jim i Bob encara no han tingut l'oportunitat de parlar.
De vegades, hauràs de parlar amb els Janes de la teva oficina abans d'una reunió per recordar-los que el punt de reunir-se com a grup és compartir idees amb tothom i si ella domina, la reunió no serà tan exitosa. O bé, immediatament després de la reunió funciona bé, ja que tindreu exemples nous si cal.
Les persones que han pres el temps per assistir a una reunió amb el seu coneixement i experiència mereixen l'oportunitat de parlar i compartir les seves opinions. Com a líder, podeu aprendre a controlar el comportament que soscava la reunió .
5. Realitzeu elements actibles
Una reunió que no acaba d' actuar ha estat només una pèrdua de temps . Es tracta d'un bolcat d'informació, en aquest cas, una reunió no era la millor manera de procedir. Una reunió interessant i emocionant acaba amb les coses que les persones poden i haurien de fer, ja sigui per millorar els seus objectius individuals o els objectius de la companyia o, idealment, tots dos. Si la gent no es distancia de saber quins són els passos següents, la reunió ha fallat.
A més de disposar d'elements que es poden executar, cal que hi hagi un seguiment. Això pot tenir lloc en una segona reunió o individualment, però ha de passar. La gent sintonitzarà si saben que els elements d'acció són tots per mostrar.
Les reunions mai no substituiran els viatges a Disneyland per excitació, però podeu fer-los més interessants, interessants i productius. Realitzeu aquests cinc canvis i farà que les reunions habituals avorrits siguin més emocionants per a les persones que assisteixen. I això és bo per l'èxit de la vostra organització.