No obstant això, de vegades només hem de complir. I sí, hi ha alguns grans consells disponibles per part d'experts sobre gestió del temps, control de l'agenda i regles d'ordre.
El focus aquí és una mica diferent, oferint una orientació provada i veritable que ajudarà els gerents a convertir cinc tipus de reunions comunes en esdeveniments indolors i productius.
Cinc solucions comunes de reunions
1. Elimineu la mort per les actualitzacions "Around the Table" . Ja coneixeu aquesta reunió. Cram divuit persones en una habitació i després requereix que cada persona comparteixi una actualització que normalment sona com un intent de justificar la seva existència i fer un cas per al seu ensinistrament a la gran sala de fama dels empleats. Els directors generals i els líders d'alt nivell són notoris per dirigir aquestes reunions, creient ingenuament que es tracta d'una manera excel·lent perquè tothom senti el que passa a través de l'empresa. En realitat, la gent sintonitza principalment i se centra en planificar la seva pròpia actualització que ningú no escoltarà.
En lloc d'això: de totes maneres, s'uneix als teus companys, membres de l'equip o companys clau, però no sucumbeu a l'enfocament "al voltant de la taula". Ofereix informació amb una excepció.
Compartiu notícies rellevants, inclosos els resultats financers, grans guanys del client o actualitzacions sobre iniciatives a nivell d'organització. A més, amplieu l'oferta perquè les persones plantegin qüestions importants. Si s'ha produït alguna cosa destacable i poc conegut, algú hauria de compartir-lo. Si un grup necessita ajuda d'un altre grup, aixeca la sol·licitud.
En cas contrari, no obligui tots els assistents a compartir.
2. Reunions d'estat en general. Aquests poden ser assassins de temps brutals, especialment quan bloquegen com a esdeveniments recurrents i estan mal gestionats.
En canvi : mai no truqueu a una reunió per veure quelcom que podeu consultar. Aprofiteu les eines tecnològiques del dia per garantir que els vostres equips de treball mantenen una actualització d'estat actual i visible on tothom pugui veure-la amb el clic del ratolí. Si heu de complir, reduïu el temps de reunió previst a la meitat o, utilitzeu enfocaments àgils i executeu sessions curtes de "stand-up". Sigues draconi sobre les digressions i distraccions que allarguen aquestes sessions. Centreu-vos en l'estat d'ús compartit i requereix que les persones afronten problemes fora d'aquest fòrum.
3. Reunions d'idees no estructurades. La majoria de les trobades d'idees són tan poc facilitades que acabem de suprimir idees, donar suport a la idea del cap o generar llistes excel·lents de coses interessants en el post-his que mai s'escolten i no es tornen a veure.
En lloc d'això: treballa per definir el tema de pluja d'idees i compartir-lo amb els convidats abans de la sessió. Recolliu les seves aportacions i consolideu-les i publiqueu-les o compartiu-les sense atribuir-les a les idees. Utilitzeu la sessió en directe per saltar i construir les idees enviades, afegint-les a la llista.
Resisteix la necessitat d'avaluar idees en aquesta sessió. Incorporeu altres tècniques que minimitzin les pressions de socialització, com ara l'escriptura cerebral. I, sobretot, consolida les idees i crea un procés per avaluar-les, així com per arxivar-les per facilitar la referència del grup en futures sessions i situacions.
4. Revisions d'operacions que fan que la Inquisició es vegi domesticada. Si alguna vegada ha sofert una sessió en què el líder de la reunió, normalment un executiu, se centra en una funció que lluita o busca el punt feble en la presentació de tots, i després s'emporten els missatgers sense saber-ho, ja sabeu el destructiu d'aquest format. No perpetueu aquest procés.
En lloc d'això: mantingueu els immersions funcionals profundes i els exàmens proctològics corporatius privats i se centren en compartir indicadors operatius clau, problemes i oportunitats.
La reunió del grup no és el moment o el lloc per desmuntar una àrea o un individu amb un rendiment insuficient. Configureu una reunió de seguiment in situ, però no sotmeteu-vos a tothom a l'examen creuat visible d'aquest problema. No retrocedeixi la rendició de comptes per a la millora, sinó que elimineu la crueltat i el que equival a una vergonya pública del vostre repertori de gestió de reunions.
5. Reunions que plantegen qüestions que exigeixen decisions espontànies. Curiosament o irònicament, la sala de reunions és un dels pitjors llocs per prendre decisions ràpides . Augmentar un problema per primera vegada i demanar una decisió posa a la gent en el lloc i us ressentirà per utilitzar aquest enfocament.
En lloc d'això: treballa ininterrompudament abans de les reunions del grup per involucrar els stakeholders clau en qüestions i opcions. Sol·liciteu els vostres ingressos, oferiu les vostres perspectives i us dediqueu a intermediar els interessos compartits. Utilitzeu el fòrum de la reunió per validar els interessos dels grups d'interès i identificar les seves recomanacions. Tot i que encara no pugueu prendre la decisió immediata sense un altre pas o dos, haureu reforçat les vostres relacions de treball amb el vostre treball anterior a la sessió.
La línia inferior per ara:
Som criatures comunitàries per naturalesa i fins i tot amb una varietat d'eines tecnològiques que ens permeten connectar sense estar en el mateix lloc, de vegades, només ajuda a ser cara a cara. Utilitzeu aquest temps amb prudència i mostreu el vostre respecte pels participants produint reunions que minimitzin la inversió temporal i maximitzin l'intercanvi d'informació d'alta qualitat en un entorn no amenaçant.