Cada vegada que un d'aquests representants de l'empresa ha tingut contacte amb el client o prospecte (ja sigui en persona, per telèfon, per correu electrònic o per correu postal), se suposa que ha d'introduir detalls d'aquest contacte a la direcció de contacte sistema (o CMS, curt).
Els motius d'aquest seguiment inclouen:
- Avaluar aquests representants i establir la seva compensació.
- Per garantir que el client o la perspectiva es contactin amb la freqüència adequada, amb massa freqüència o amb poca freqüència.
- Per fer el seguiment dels resultats d'aquests contactes, com ara els actius financers reunits o els compromisos bancaris d'inversió, es van guanyar.
Com suggereix el punt final, les entrades a un CMS complet també han d'incloure notes sobre els resultats d'aquests contactes, inclosos els tipus de mètriques que haurien de formar part del règim d' informes de gestió de l'empresa. Els èxits citats pels professionals que ingressen en un CMS han d'estar subjectes a confirmació independent.
Estudi de cas:
Els alts especialistes en el patrimoni net empleats pel departament de màrqueting de Merrill Lynch , llavors conegut com a Serveis d'assessorament privat, tenien un esquema de bonificació que era en gran mesura fórmic, basat en els recursos de les famílies reunits. A l'alt valor net de CMS de Merrill Lynch, els especialistes ingressarien la quantitat d'actius que un client o una perspectiva havien dipositat (o es va comprometre a ingressar) amb l'empresa, d'acord amb els seus esforços de màrqueting.
Posteriorment, el controlador de Serveis d'assessorament privat supervisaria l'activitat en els comptes d'aquests clients per confirmar si aquests dipòsits havien tingut lloc o no. A més, les entrades del CMS s'utilitzaran per a la part subjectiva de les bonificacions, per avaluar l'actiu que els especialistes havien estat en el seguiment de les assignacions.
D'altra banda, les entrades del CMS es classificarían respecte a iniciatives de màrqueting específiques, com ara Vintage Motor Sports, el Merrill Lynch Shootout i patrocinis de les nits de simfonia o museu. Aquestes dades també serien utilitzades per avaluar les rendibilitats financeres dels patrocinis i les promocions .