Les despeses poden incloure l'allotjament, el reemborsament del quilometratge del cotxe personal , els vols, el transport terrestre, els consells per als avatars, els àpats, els consells per als cambrers, el servei d'habitacions i altres despeses addicionals que un empleat pugui experimentar mentre es troba a la carretera.
Les despeses que una organització reemborsarà es troben a la política de viatge de negocis de la companyia. Familiaritzeu-vos amb la política de la vostra empresa perquè les despeses tan variades com la neteja en sec i la pertinença al gimnàs es poden cobrir en viatges prolongats.
L'entreteniment dels clients a les conferències, a les trucades de vendes i a les visites in situ és una altra despesa reemborsable, però coneixeu les polítiques de la vostra empresa perquè no superin els límits que es posen en els costos d'entreteniment.
En general, les organitzacions paguen les despeses de viatge dels empleats d'aquestes tres maneres.
- Les targetes de crèdit de l'empresa s'emeten a empleats que han de viatjar amb freqüència per a empreses. Els empleats poden cobrar la major part de les despeses que cometen en un viatge de negocis a la targeta de crèdit de l'empresa. Per al reemborsament d'incidents com consells i menjar ràpid, els empleats hauran d'omplir un informe de despeses .
Les targetes de càrrec són convenients per als empleats, ja que no han de fer efectiu per pagar les despeses comercials abans del reemborsament. Conèixer bé les polítiques de la teva empresa; és possible que necessiteu canviar els rebuts i altres documents de suport.
- Efectiu: les organitzacions sense targeta de crèdit de l'empresa empleada requereixen que els empleats compleixin un informe de reemborsament de despeses per a cada despesa mentre l'empleat es trobi en el camí. En general, requereixen rebuts i algun nivell de justificació per a cada despesa.
Només poques vegades una organització demanarà als empleats que paguin els grans articles d'entrades, com ara tarifes aèries i, després, reemborsar-los. L'empresa o la targeta de crèdit de l'empresa paguen per grans despeses al front. Però sovint els empleats necessiten pagar efectiu de butxaca per les despeses de viatge diàries que més endavant es reemborsen.
- Per dia: un diari és una indemnització diària d'una determinada quantitat de diners que es dóna a un empleat per cobrir totes les despeses. L'empleat és responsable de fer eleccions de despeses de viatge sonor dins dels paràmetres de la quantitat de diners que se li assigna diàriament.
Algunes empreses paguen directament el transport i l'habitatge, però ofereixen als empleats que viatgen un diari per a totes les altres despeses, inclosos els àpats i el transport terrestre. Els empleats han estat coneguts per gastar despeses per mantenir l'efectiu addicional del diari. En general, les empreses ho permeten.
S'aconsella als empleats que viatgen per negocis mantenir-se al dia sobre les polítiques de viatge de l'empresa i els costos cobertes per al reembossament. Les despeses que es troben fora de les polítiques generalment no es reemborsen o cobertes.
Els rebuts són obligatoris per la majoria de les empreses, excepte aquells que paguen un diari. També és probable que la vostra empresa tingui un formulari que esperen que els empleats utilitzin per invertir les despeses de viatge.
Per mantenir-se al marge de les despeses reemborsables, els empleats solen rebre un termini per al qual necessiten presentar un informe de despeses i recórrer els rebuts corresponents. El departament de finances tindrà directrius que l'ajudin a mantenir-se actual.
si teniu preguntes sobre el que constitueix les despeses de viatge adequades a la vostra organització, consulteu-lo amb el vostre administrador i personal.
No vol gastar els diners i rebre una sorpresa més tard.
Més: 10 consells per reduir el cost dels viatges comercials Les Sales d'Accions d'Empleats?