Etapa 4: Llista de verificació per a la gestió del canvi
La quarta etapa de la gestió del canvi
En aquesta etapa del procés de canvi, el canvi s'introdueix en una major part de l'organització. Els plans detallats són desenvolupats per l'equip de canvi que està liderant l'esforç.
Aquests agents de canvi haurien d'haver implicat a tantes persones com sigui possible durant les etapes de planificació. El grau de la seva capacitat per involucrar altres empleats dependrà de la mida i l'abast dels canvis esperats.
L'equip del lideratge del treball del canvi
L'equip de lideratge del canvi també ha de reconèixer que els empleats experimentaran els canvis de moltes maneres diferents. Reaccionaran professionalment a la introducció dels canvis, però, encara més important, respondran als canvis a nivell personal, i aquesta pot ser la resposta més poderosa de tots.
Això és perquè els empleats necessiten viatjar a través de les quatre fases de la reacció personal al canvi abans que estiguin preparats per acceptar i integrar els canvis. Mentre que alguns empleats passaran per totes quatre fases en deu minuts; altres empleats trigaran mesos a recórrer la mateixa ruta.
Què necessita la introducció del canvi per dur a terme
En aquesta fase d'introducció, l'equip de lideratge del canvi ha d'assegurar-se que es duguin a terme les següents iniciatives.
- Determineu com han de canviar els rols i els llocs de treball.
- Proporcioneu educació general a l'organització perquè tothom entengui què significa el canvi per a l'organització i com es gestionarà el canvi .
- Planifiqueu les sessions de capacitació necessàries perquè els empleats comparteixin les expectatives de canvi i els paràmetres amb tota l'organització. També sol ser necessària una formació específica per a llocs de treball i departaments
- Identifiqueu gestors de projectes interns o departamentals o equips que ajudin a integrar els canvis si és necessari.
- Proporcioneu altres oportunitats de formació als empleats, segons sigui necessari, de manera que els empleats estiguin preparats per fer els canvis necessaris. Aquests poden incloure:
- Formació tècnica per a canvis en feines,
- Formació de supervisió i gestió -tant sobre els canvis i les expectatives i sobre qualsevol habilitat directiva que necessiti reforçar-,
- Formació en gestió de projectes,
-Canviar formació en gestió, i
-Formació de relacions humanes, com ara la creació d'equips i el lideratge de reunions . - Comença a planificar els canvis en la recompensa i l'estructura de reconeixement de l'organització i les pràctiques a canvis paral·lels i recompensats en suport de l'esforç d'innovació.
- Creeu mecanismes de retroalimentació perquè els empleats sàpiguen com avança el canvi. Augmenteu la comunicació un centenar de vegades.
- Proporcioneu conseqüències per adoptar o rebutjar els canvis, però no massa temps. Comenceu amb recompenses i reconeixement per als adoptadors de canvis primerencs.
- Proporcioneu maneres de dir adéu a les velles formes i comprometre's amb les noves formes de fer negocis. Aquestes són anomenades cerimònies i són un poderós motivador. En una organització, quan els agents de policia van adoptar plenament la policia de la comunitat, els agents del carrer van anotar totes les maneres en què anteriorment interactuaven amb les seves comunitats. Una vegada que havien escrit tots els mètodes antics, van tirar els papers en una paperera i van encendre els papers. Un poderós deixar anar.
Introduïu el canvi per generar compromisos dels empleats
La gent reacciona al canvi de moltes maneres diferents. El grau en què els empleats donin suport i es comprometi amb els canvis desitjats depenen, en part, de les seves reaccions naturals al canvi i, en part, de com s'introdueixen els canvis.
Podeu animar la gent a inscriure's en els canvis que voleu implementar aplicant les idees d'administració de canvis següents sempre que s'introdueixi un canvi a la vostra organització. (Aquests suggeriments s'adapten de les idees de la Dra. Rosabeth Moss Kanter de la Universitat de Harvard).
- Proporcioneu una visió del canvi amb detalls clars sobre el nou estat desitjat a principis del procés.
- Demostreu el vostre compromís actiu amb el canvi; crear un sentiment d'emoció per al futur. El compromís actiu inclou la responsabilització de les persones i recompensar-les i donar suport a esforços i contribucions positives dels empleats.
- Compartiu informació sobre els plans de canvis en la major mesura possible amb tots els vostres empleats. Compartiu tant com sàpiga tan aviat com ho sàpiga.
- Proporcioneu temps perquè els empleats s'adaptin a la idea del canvi.
- Involucri tots els empleats en la planificació del canvi.
- Dividiu grans canvis en petits i assolibles passos. Creeu objectius i fites mesurables específics per als petits passos i el procés de canvi global.
- Mantingueu sorpreses al mínim . Centreu els esforços en una comunicació efectiva durant cada fase del procés de canvi per permetre que tothom vegi el que ve. Els detalls específics sobre l'impacte del canvi en els individus, on es coneixen, ajuden a la gent a adaptar-se a un canvi més ràpid.
- Feu nous estàndards , requisits i polítiques que resultin dels canvis clars.
- Ofereixi un reforç positiu i incentius per premiar els primers èxits i servir de models i comportaments desitjats de la resta de l'organització.
Repartiment de reaccions personals al canvi
La majoria de les persones estan molt vinculades als seus hàbits actuals. Fer canvis implica més que aprendre noves habilitats. La gent necessita un període de transició per abandonar emocionalment vells camins i avançar cap a noves maneres.
Les quatre fases d'acceptació del canvi són la negació, la resistència , l'exploració i el compromís. Per passar a través d'aquestes fases, quan es introdueix un canvi en l'organització, els empleats es mouen de la negació (entorn extern) i després a la resistència (entorn intern) que es basen en el passat.
A mesura que comencen a acceptar els canvis introduïts, els empleats es traslladen al futur en entrar en la fase d'exploració, i després, si tot procedeix com estava previst, acaben en la fase de compromís que busca el futur i completarà la fase d'introducció a gestió del canvi.
Les 4 fases de la reacció personal a canviar durant la introducció
Els empleats passen per quatre fases per comprometre's amb els canvis introduïts per l'organització. Recordeu que aquestes quatre fases s'estan produint durant la quarta etapa de les sis etapes que experimentareu en un procés de canvi. Això és el que passa en cada etapa.
1. Negació: el canvi encara no és real per als empleats. No passa res que vegeu l'empleat individual. El treball continua com de costum. Els individus poden pensar pensaments com, "Aquest canvi es desaparegui si ho ignoro".
"L'organització canviarà d'opinió". "No em passarà". "No poden esperar que aprengui això". "Però, sempre ho hem fet d'aquesta manera". I "jo" sóc massa vell per començar a fer-ho d'una manera diferent ".
2. Resistència: els empleats experimenten ràbia, dubte, ansietat i altres emocions negatives. Tendeixen a centrar-se en la seva experiència personal sobre l'impacte del canvi en lloc de sobre com pot ajudar a la seva organització.
La productivitat i la producció poden disminuir. Vostè pot experimentar resistència dels empleats com enutjats, vocals, estridents, visibles, fora de lloc, confrontacionals i atemorizantes. La resistència també pot ser silenciosa, indolora, retirat, no verbal, amagada, socavadora i sabotejadora.
Tots dos existeixen i cal estar preparats per tractar ambdues formes de resistència .
3. Exploració: la gent comença a centrar-se en el futur i com els canvis poden ajudar-los. Tenen moltes ganes d'aprendre i d'entendre l'impacte dels canvis en el seu treball i àmbit d'influència. Aquesta fase pot ser estressant ja que els empleats busquen noves maneres de comportar-se i relacionar-se entre ells.
A hores d'ara, la gent també reconeix que el canvi no s'allunya. Així doncs, encara que se sentin poc recolzats, busquen maneres d'aprofitar el canvi per a ells personalment i en els seus llocs de treball.
4. Compromís: els empleats s'han inscrit en el canvi i estan preparats per avançar amb plans d'acció. La productivitat i els sentiments positius tornen.
En conclusió, l'etapa d'introducció de la gestió del canvi és difícil, reactiva i estressant, però també emocionant, dinamitzador i enfortit. Aquests consells i suggeriments us ajudaran a tractar de manera efectiva i professional la introducció de canvis a la vostra organització.