Facturació de temps 101
A mesura que augmenten les tarifes legals, els clients s'han convertit en més conscients de la despesa i amb coneixements tècnics. En conseqüència, els clients estan examinant els comptes legals de forma més acurada i utilitzant diverses aplicacions de base de dades per ordenar i analitzar electrònicament les dades de facturació. Una tendència creixent cap a la facturació electrònica (factures electròniques) ha sotmès factures legals a un major escrutini, negociació i disputa.
Ja sigui nou en temps de facturació o veterà, els consells a continuació poden ajudar-vos a crear entrades temporals ràpides, precises i precises.
Descripcions detallades de facturació artesanals
Les descripcions de tasques detallades són un component fonamental d'una factura ben elaborada. És important que la descripció dels vostres esforços contingui un detall suficient per permetre al revisor avaluar la naturalesa i el mèrit de la tasca.
Atreure l'equilibri correcte entre la brevetat i el detall pot ser complicat. Una descripció de la tasca que és massa llarga i amb paraules augmenta l'ambigüitat i dilueix la comprensió.
Una descripció que és massa breu fa que sigui difícil avaluar la idoneïtat de la tasca realitzada i el temps invertit. Per exemple, frases funcionals com ara "revisió de fitxer", "prova de preparació" i "revisió de documents" fan molt poc per explicar la història del que feu i per què vau participar en una tasca en particular.
En lloc de "revisar el document", una descripció millor és "Revisió del segon grup d'interrogatoris de l'actor".
Eviteu la facturació del bloc
La facturació del bloc és la pràctica d'enumerar un grup de tasques en un resum de blocs en una única entrada de temps. Per exemple: "Esborrany de sol·licituds interrogatives; conferència telefònica amb el Dr. Brown re: informe d'experts; resumeix la deposició del senyor Smith; revisar i revisar la correspondència amb un advocat opositor. 7.3 hores ".
Els clients reconeixen la facturació del bloc com una estratègia per a disfressar la ineficàcia. A més, molts tribunals no permeten la facturació de blocs perquè obstaculitzen el reemborsament efectiu dels honoraris d'advocats després d'un judici. Una manera més efectiva de facturar és separar per separat cada activitat independent i el seu temps corresponent.
Grava el temps amb promptitud
Registrar el vostre temps immediatament després de completar una tasca és la millor manera de garantir la precisió. Intentar reconstruir un dia (o setmanals o setmanals) les activitats després del fet són difícils i afavoreix el temps de "farciment" (inflar el temps real dedicat a una tasca per omplir els buits del temps desconegut).
És possible que no sigui pràctic que introduïu cada tasca en el vostre programari de cronometratge en el moment que l'hàgiu completat. Per tant, és prudent desenvolupar un sistema de temps de gravació que encoratja el cronometrador ràpid.
Alguns cronometradors dicten cada tasca immediatament després d'haver realitzat i transcrivi al final del dia. Uns altres consideren que és més fàcil mantenir un quadern de temps, registrar cada tasca a mà i després ingressar (o tenir un secretari introduir-lo) al final del dia, la setmana o el període de facturació.
Recorda la teva audiència
Com qualsevol document que prepareu per a la revisió d'un altre, és important tenir en compte el vostre públic quan es registren entrades de temps. És possible que conegui la persona que revisa les vostres factures, potser l'advocat intern assignat al fitxer. Entén, però, que la revisió no pot acabar aquí. En molts casos, una factura és processada per una sèrie d'individus a diversos nivells dins i fora de l'empresa, inclosos els professionals del dret, els comptadors amb la corporació client i els auditors de tercers.
En registrar el vostre temps, el millor és evitar abreviatures, argot i jerga complexa. Utilitzeu terminologia legal concisa, però tingueu en compte que els vostres fulls de temps poden ser revisats per persones que no estan entrenades a la llei.
Familiaritzeu-vos amb les polítiques de facturació del client
Cada client té les seves pròpies polítiques i procediments de facturació. Aquestes polítiques solen contenir-se en la carta de retenció o compromís del client. Aquestes polítiques de facturació poden establir limitacions de personal, directrius pressupostàries, polítiques de desemborsament i directrius específiques de cronometratge. En adonar-se de les regles bàsiques al principi, podeu comptar més responsablement del vostre temps i satisfer les expectatives dels clients.
Els clients corporatius fan un major ús de la facturació basada en tasques. La facturació basada en tasques fa un seguiment de la facturació d'una empresa per litigi. Cada activitat substantiva s'assigna un codi informàtic que el client pre-selecciona. La factura codificada es classifica i analitza electrònicament, permetent una anàlisi en profunditat d'una factura. Part de familiaritzar-se amb les polítiques de facturació del client és aprendre i aplicar correctament la gran quantitat de codis de facturació basats en tasques especialitzats únics per a cada client.