Heads Up: les lleis federals i les lleis estatals poden diferir
Aquí teniu unes pautes bàsiques per al manteniment de registres de recursos humans. Recordeu, però, que les lleis estatals poden variar d'aquestes directrius. Si les lleis estatals i les lleis federals estan en conflicte, manteniu sempre els registres en funció del que sigui més llarg.
És millor mantenir alguna cosa per molt de temps que no gaire temps.
Registres de contractació: 1 any
Cal que guardeu tots aquests fulls de vida, notes d'entrevistes, aplicacions i publicacions de feina, i fins i tot un registre de les vostres cerques a través del vostre sistema de seguiment sol·licitat durant un any després de la decisió de fer una oferta de feina. Per tant, si entrevisteu un sol·licitant i tot el procés s'arrossega durant tres mesos, no és fins que es pren la decisió final de contractació que el rellotge comença a marcar.
Per què has de fer això? Si algú alguna vegada ha qüestionat la seva decisió de contractació, haurà de demostrar que no estava discriminant il·legalment de cap manera , forma o forma. Les lleis com la Llei de nord-americans amb discapacitat , el títol VII i moltes altres requereixen que demostrin que esteu complint. El manteniment d'aquests registres us permet fer això.
Registres de prova de fàrmacs: 1 any o 5 anys per a treballs de transport
Si necessiteu proves de medicaments per a l'ocupació prèvia , forma part del registre de contractació i haureu de conservar una còpia dels resultats durant un any.
Si feu proves de medicaments addicionals, ja sigui per un incident en el treball o com a part d'una comprovació aleatòria, també heu de mantenir aquests registres durant un any. No obstant això, si esteu subjectes al departament de regulacions de transport, el termini mínim per als registres de prova de drogues és de cinc anys.
Nòmada / cronograma, etc .: 3 anys Mínim, 5 anys després de la terminació recomanada
La llei requereix que mantingueu aquests registres durant tres anys, però els litigis recents fan que sigui més intel·ligent que us pugueu mantenir durant més temps.
Voleu mantenir un registre de la quantitat pagada per cada empleat, i quantes hores han treballat durant tota la seva estada a la vostra empresa. Conserveu els registres durant un mínim de cinc anys després que l'empleat abandoni, independentment de la raó.
Per als empleats exemptes, per descomptat, no cal mantenir registres de temps, ja que el seu salari és el mateix independentment de la quantitat d'hores treballades. Tanmateix, si alguna vegada classificaste erròniament un empleat com a exempt quan hauria d'haver estat exempta, aquests registres de treballs hores us poden guiar per pagar les hores extraordinàries .
Assegureu-vos que incloeu com l'empresa calcula pagar. Per exemple, cal fer un seguiment de si es tractava de salari directe, salari més comissió, hores extres, treballs a parts o pagament directe per hora.
Cal fer això no només per pagar i impostos, però moltes altres decisions es basen en el nombre d'hores treballades. Per exemple, l'elegibilitat per FMLA depèn del nombre d'hores treballades en un any. Si teniu un empleat exempt de temps parcial, és possible que vulgueu considerar la possibilitat de registrar el temps per determinar l'elegibilitat de FMLA. També heu de demostrar que heu pagat els vostres treballadors durant totes les hores que han treballat.
Forma I-9: 3 anys després de la contractació, 1 any després de la resolució, sigui el que sigui més tard.
Manteniu el formulari I-9 de l'empleat, emmagatzemat separadament dels registres de personal, durant tres anys després de contractar l'empleat i durant un any després de la resolució de l'ocupació, el que sigui posterior.
Informació de prestacions de salut / pensions: 6 anys
Cal que mantingueu els registres dels vostres plans per a tots els vostres beneficis durant un mínim de sis anys. Els tribunals han assegurat que si un empleat li demanda, dient que ell o ella mereix una pensió més alta, per exemple, és responsabilitat de l'empresari demostrar que no deuen més, ni la responsabilitat de l'empleat demostrar que ho fan. Conserveu totes aquestes descripcions del pla de resum.
Si vostè té empleats anteriors que són elegibles per a COBRA , estenent els seus beneficis per a la salut, també ha de mantenir aquests registres durant sis anys només per estar segur. La llei no especifica la retenció, però com que això es podria aplicar a la Llei de seguretat d'ingressos de jubilació dels empleats (ERISA), aquesta llei exigeix la retenció durant sis anys. Per estar al costat segur, no llenceu aquests registres.
FMLA Records: 3 anys
Quan un empleat demana a FMLA , necessiteu mantenir aquest rastreig de paper, fins i tot si negueu l'abandonament. Assegureu-vos que feu el seguiment de l'abandonament de cada empleat, quan comença i quant de temps s'utilitza. Si l'empleat té FMLA intermitent, assegureu-vos de fer el seguiment de cada descans i documentar el nombre d'hores que s'utilitzen. Cal documentar les dates i el nombre d'hores. Recordeu que el permís intermitent es pot utilitzar durant unes hores al dia, o alguns dies a la setmana. Documentar-ho tot i conservar-los.
Recordeu que aquesta no és una llista completa i només s'aplica als estatuts federals. Podeu estar subjectes a lleis de retenció de registres addicionals si, per exemple, sou un contractista federal o el vostre estat té estàndards diferents. En cas de dubte, no la tireu.
Podeu accedir a recursos addicionals sobre manteniment de registres i informes obligatoris a la Societat de Gestió de Recursos Humans (SHRM).
Descàrrec de responsabilitat: Tingueu en compte que la informació proporcionada, si bé és autoritzada, no està garantida per la seva exactitud i legalitat. El lloc és llegit per un públic mundial i les lleis i regulacions laborals varien d'un estat a un altre i d'un país a un altre. Si us plau, busqueu assistència legal o assistència de recursos governamentals estatals, federals o internacionals per assegurar que la seva interpretació i les decisions legals siguin correctes per a la vostra ubicació. Aquesta informació és per a orientació, idees i assistència.