Habilitats de gestió per a principiants
Habilitats bàsiques de gestió
Hi ha quatre habilitats bàsiques de gestió que qualsevol persona ha de dominar per tenir èxit en una feina de gestió .
Aquestes quatre habilitats bàsiques són planificar, organitzar, dirigir i controlar i es discuteixen per separat en detall a continuació.
Pla
La planificació és el primer pas més important en qualsevol tasca de gestió. També és el pas més sovint ignorat o omès de manera intencionada. Si bé la quantitat de planificació i el detall requerit varien de tasca a tasca, saltar aquesta tasca és convidar un desastre segur, excepte per la sort cega. Això és el que ens dóna l'expressió de les 6 P's de planificació (o 7 P depenent de com ho compti).
Encara que la majoria de les persones associen la planificació del terme amb la planificació empresarial general, també hi ha diferents nivells de planificació:
- Planificació estratègica
- Planificació tàctica
- Planificació operativa
I hi ha diferents tipus de planificació:
- Planificació de desastres
- Planificació de la successió
- Planificació de crisi
- Planificació de compensacions
Organitzar
Un directiu ha de poder organitzar equips, tasques i projectes per tal que el treball de l'equip es faci de la manera més eficient i eficaç.
Com a administrador inicial, podeu organitzar un petit equip de treball o un equip de projecte. Aquestes mateixes habilitats es requeriran més endavant en la seva carrera professional quan hagi d'organitzar un departament o una nova divisió de l'empresa.
És evident que hi ha moltes coincidències entre planificar el treball i organitzar-lo. Quan la planificació se centri en el que cal fer, l'organització és més operativa i està més centrada en com fer el treball millor.
Quan organitzeu el treball, heu de:
- determinar els rols necessaris,
- assignar tasques als rols,
- determinar el millor recurs (persones o equips) per al paper,
- Obteniu els recursos i assigneu-los als rols i
- assignar recursos als rols i delegar autoritat i responsabilitat.
Ja sigui que se us hagi assignat un petit equip o un projecte per gestionar, els gestors inicials també han de poder organitzar oficines i sistemes de dades.
És possible que no pugueu moure físicament les persones per tal que el vostre equip s'uneixi, però heu de considerar-ho. D'altra banda, potser haureu de moure diverses persones a un espai reduït i haureu d'organitzar les coses perquè l'equip pugui treballar eficaçment dins d'aquest espai. Més endavant en la vostra carrera, és possible que necessiteu organitzar una oficina per allotjar equips de diferents departaments i les seves necessitats específiques.
També haurà de poder organitzar tots els sistemes que s'encarregaran de les dades que el seu equip ha de recollir o distribuir. En aquests dies, aquests són probablement sistemes informàtics. Heu de decidir si, per exemple, heu de configurar pàgines web compartides a la intranet de l'empresa o només una carpeta compartida al servidor de fitxers. Com vas a organitzar els sistemes perquè tots els que necessiten informació tinguin accés (i que no estigui disponible per a qui no ho hauria de veure, com els vostres competidors)?
Si el vostre equip necessita o produeix alguna cosa diferent de la informació, haureu d'organitzar perquè el vostre equip obtingui el que necessiti, quan ho necessiti i pugui sortir als altres el que el vostre equip produeix en el moment adequat.
No us oblideu d'organitzar-vos. Anem a això a un nivell superior al nivell 3 de la Pyramid Skills de Gestió , però fins i tot com a gestor d'inici, haureu de poder organitzar -vos , el vostre temps i el vostre espai perquè pugueu ser el més eficaç.
Finalment, recordeu, que poques vegades és suficient organitzar-ne les coses. Amb canvis constants en recursos, objectius i factors externs, normalment hauràs de reorganitzar per ajustar-los.
Directe
La direcció és el pas d'acció. Has planificat i organitzat el treball. Ara haureu de dirigir el vostre equip per fer el treball. Comenceu per assegurar-vos que l'objectiu sigui clar per a tothom a l'equip.
Tots saben què és l'objectiu? Tots saben quin és el seu paper per aconseguir que l'equip arribi a la meta? Tenen tot el que necessiten (recursos, autoritat, temps, etc.) per fer la seva part?
Tire, no empenta
Seràs més efectiu a l'hora de dirigir l'equip cap al teu objectiu si tires (guia'ls) en comptes d'empènyer (siéntese i doneu comandes ). Voleu motivar les persones al vostre equip i ajudar-les i inspirar-les cap als objectius de l'equip.
Control
Alguns escriptors intenten "suavitzar" aquesta habilitat trucant-lo a "coordenada" o termes similars. Prefereixo un termini més fort, el control perquè és essencial que el gerent pugui controlar les activitats de l'equip.
En els passos anteriors, heu planificat el treball, organitzava els recursos per fer-ho més eficaç i va dirigir l'equip per començar a treballar. Al pas del control, supervisa el treball que s'està realitzant. Es compara el progrés real amb el pla. Verifica que l'organització treballa mentre la dissenyaves.
Si tot funciona bé, no cal fer res més que monitorear. No obstant això, això poques vegades passa. Algú es posa malalt, la base de dades pren més temps cada iteració que la projectada, un competidor clau baixa els seus preus, un incendi destrueix l'edifici al costat i haureu d'evacuar durant diversos dies, o algun altre factor impacta el vostre pla. El pas de control ara dicta que has d'actuar per reduir al mínim l'impacte i torna a aconseguir l'objectiu desitjat el més ràpidament possible.
Sovint això significa tornar a la fase de planificació i ajustar els plans. De vegades, pot ser necessari un canvi a l'organització. i hauràs de tornar a dirigir a tothom cap als nous objectius i inspirar-los. Després, per descomptat, controleu el nou pla i ajusteu-ho si és necessari. Aquest cicle continua fins que finalitzeu la tasca.
Eines de control de gestors
En el pas de control, estableix estàndards de rendiment i qualitat i, a continuació, supervisa per assegurar-se que es compleixin. Hi ha tantes eines disponibles perquè hi ha coses que cal supervisar.
- Eines de programació: una sèrie d'eines de programari us permeten introduir la vostra programació i, posteriorment, actualitzar el progrés amb regularitat. El programa farà ressaltar els canvis del programa perquè pugueu identificar les accions correctores que cal prendre.
- Controls financers: com a administrador, generalment tindrà un pressupost. Els informes del Departament de Finances us faran saber com la vostra despesa (en persones i altres recursos) coincideix amb el pla.
- Els controls de persones: heu d'assegurar-vos que totes les persones del vostre equip funcionin segons el previst. Si no ho són, heu de buscar i corregir la causa. No entenen l'objectiu? No tenen algun recurs o habilitat que necessiten? La tasca és massa gran per a ells i necessita ser modificada o assignada a un recurs diferent? El vostre treball com a gestor significa que els vostres membres de l'equip us indiquen sobre com el rendiment compleix amb el pla. Quan no ho fa, cal prendre mesures correctives.