Clau de gestió de reunions - Stand PAT
Alguns administradors utilitzen un PAT
enfocament de les reunions, que requereixen un P , una A genda i un T imeframe. Armant els participants amb aquests punts crítics de context abans de la sessió assegura que la gent es mostri preparada per participar i donar suport a la intenció general de la reunió. Un clar esquema del PAT ajuda a assegurar una sessió productiva.
Hauríeu de poder definir el propòsit de la reunió en 1 o 2 frases com a màxim. "Aquesta reunió és planificar la nova campanya de màrqueting" o "aquesta reunió consisteix a revisar la nova política d'enviament per gestionar els retorns". El propòsit ajuda a garantir que tothom sap per què hi són, què cal fer i com guiar el progrés i conduir per arribar a una conclusió.
Estableix una agenda. Llista els elements que vas a revisar / discutir / inspeccionar. M'agrada assignar un límit de temps a cada tema de l'ordre del dia (vegeu a continuació) i identificar la persona que és responsable de moderar la discussió. Estableix un marc de temps; com a mínim, establir un temps d'inici i fi.
També us recomano establir una durada per a cada tema de l'ordre del dia. Aquests haurien de sumar al calendari de reunió general.
Comenceu les vostres reunions a temps
Si treballeu en una d'aquestes cultures on la gent s'endinsa en reunions fins a cinc o deu minuts després de l'hora d'inici programada, és hora de començar una nova tendència.
Una empresa anima els seus directius a tancar la porta a l'hora prevista d'inici, i els que arriben tard no poden assistir. Si bé això pot ser més draconià del que li agrada actuar, no hauria de tenir cap dubte sobre com procedir a la reunió a l'ordre, revisar el propòsit i confirmar les expectatives i el calendari.
No espereu que els retransmitents apareguin. Quan algú arriba tard, no torneu enrere i reviseu el que ja s'ha cobert. Continueu amb els vostres temes de reunió. Això serà incòmode per als atrapats i millorar les probabilitats d'arribar a temps en la propera reunió.
Si l'organitzador / patrocinador de la reunió no apareix a temps, consideri la reunió cancel·lada i torni a funcionar. Un període d'espera de cinc a set minuts és raonable. Les probabilitats són que l'organitzador de la reunió es trobava en una dificultat inesperada i preferiria que no perdés el temps esperant-lo.
Manteniu la reunió sobre el tema
Una bona pràctica és assignar a algú el rol de mantenir a tots en el camí durant la reunió. Massa sovint, les discussions es deriven i es degraden a un remolí d'opinions, idees, fets i emocions. En lloc d'això, assigni el rol i informeu a tots els assistents que aquest individu s'interjectarà si i quan el debat es desprèn de l'agenda i tema específic de discussió.
En algunes empreses, aquest rol es fa referència com "Traffic Cope", en altres, "Topic Keeper". Independentment de l'etiqueta, el rol és extremadament útil per enfortir l'eficàcia i la productivitat de les vostres reunions.
Si sorgeixen temes addicionals que són fora de l'agenda però són importants per discutir, aquests haurien de ser capturats i ubicats al "aparcament" per a una futura consideració i discussió o per a una reunió discreta. El titular de la reunió es reserva el dret de permetre una discussió menor i divergent si és compatible amb l'objectiu general de la reunió.
Mantenir i distribuir notes de la reunió / acta
Algú, que no sigui l'organitzador de la reunió, ha de mantenir minuts de la reunió. Una bona gravació de les actes inclourà:
- Hora de la reunió, data, ubicació
- Descripció del propòsit
- Còpia de l'agenda
- Llista d'assistents i una llista dels que no van assistir
- Una llista resumida detallada de conclusions, elements d'acció, responsabilitats i dates per completar. Molts notetakers utilitzen l'agenda com a guia per enumerar les conclusions i les accions.
- S'ha previst una reunió de seguiment si és veritablement necessària.
Idealment, distribueix les notes de la reunió el més aviat possible després de la conclusió de la reunió i absolutament en un dia laborable. Els minuts i les notes serveixen com a recordatori important per als participants, així com una font d'informació per a altres grups d'interès o, per als que van perdre la reunió. Els minuts són una excel·lent eina de palanca per recordar a les persones i als equips de les seves accions de seguiment compromeses.
La línia inferior per ara:
És possible que una reunió produeixi un resultat positiu, ajudant a impulsar projectes i persones cap endavant, simplement no ho comptem. Una mica de diligència i un reforçament deliberat de les tècniques de gestió de reunions milloraran les vostres probabilitats de conduir un gran resultat.
-
Actualitzat per Art Petty