Afegiu-vos a la realitat que els projectes són com innovem; com executem en l'estratègia i com desenvolupem la infraestructura i les capacitats de la nostra organització, és evident que els líders superiors han de fer tot el possible per donar suport als gestors de projectes de la seva empresa.
Un dels factors més importants que promou l'èxit del projecte és la presència d'un patrocinador executiu eficaç i compromès. Aquesta posició s'ha associat durant molt temps amb l'èxit del projecte en els estudis de la indústria, però una revisió de la literatura que descriu les pràctiques reals entorn del patrocini suggereix que tenim un llarg camí per instituir la presència i les pràctiques del paper dels patrocinadors a les nostres organitzacions. Una mica de context és apropiat. Primer, revisem les responsabilitats principals del patrocinador.
Responsabilitats primàries del patrocinador executiu d'un projecte
- Assumeixi la responsabilitat del resultat d'un projecte. (Aquest punt es descriu sovint com una responsabilitat compartida amb el gestor de projectes).
- Encarregueu el projecte i confiï autoritat al director del projecte i als membres del grup bàsic.
- Donar suport a l'equip del projecte per obtenir recursos i visibilitat.
- Assegureu-vos de la presència i el suport dels valors efectius de l'equip, inclosa la responsabilitat i la transparència.
- Donar suport a l'equip davant de dificultats extraordinàries.
- Adreça al gestor de projectes.
- Defensa l'equip del projecte contra la interferència organitzativa.
Què succeeix quan el patró executiu és fora de la imatge
A falta d'un patrocinador executiu de suport, totes les responsabilitats anteriors corresponen a l'exagerat gestor de projectes, que normalment no té l'ample de banda i l'abast polític per complir aquestes tasques.
La manca d'un patrocinador efectiu augmenta el risc de problemes del projecte, incloent-hi, entre d'altres, el fracàs, el rendiment suboptimal contra el temps, els objectius de cost i la qualitat i l' augment de l'agitació de l'equip.
Simplement, la presència d'un patrocinador executiu eficaç és un positiu en la diferència del complex treball d'aconseguir que les nostres iniciatives temporals i úniques més importants arribin a èxit. Tenint en compte l'evident importància del paper, pot ser raonable suposar que la majoria d'organitzacions prenen seriosament el seu treball amb els patrocinadors executius. Lamentablement, una mica de temps dedicat al món real suggereix una altra cosa.
Una ullada a com les nostres organitzacions tracten el paper del patrocinador executiu
Com a instructor de gestió de postgrau en gestió de projectes, tinc la fortuna d'aprendre regularment sobre les pràctiques de gestió de projectes dels empresaris dels meus alumnes en una àrea metropolitana important. Des de les firmes Fortune 100 fins a iniciatives petites, emprenedores i sense ànim de lucre, les organitzacions representades són una secció transversal de la nostra economia.
Encara que seria raonable esperar en aquesta època on les pràctiques de gestió de projectes estan ben establertes que la majoria de les empreses mostraran pràctiques madures entorn del paper del patrocinador executiu, en realitat, la situació és exactament el contrari.
Alguns resultats no científics de la meva enquesta anual informal dels estudiants de MBA sobre el paper del patrocinador executiu en les seves empreses:
- Com a mitjana, més del cinquanta per cent dels estudiants descriuen la seva signatura que no tenen cap pràctica formal al voltant del patrocini executiu.
- Poques empreses tenen formació formalitzada o una descripció estandarditzada del paper i les responsabilitats del patrocinador.
- Encara no he tingut un informe d'estudiant que la seva firma ofereix formació per als seus patrocinadors executius.
- Hi ha un acord poc consensuós sobre la responsabilitat del patrocinador per l'èxit del projecte.
- Quan els estudiants entrevien als directors de projectes a les seves empreses sobre la seva satisfacció amb el rendiment i el suport dels seus patrocinadors, la majoria dels enquestats expressar la seva frustració.
Una revisió de les enquestes més formals d'associacions industrials i consultores privades reforça la validesa general de l'aportació dels meus alumnes.
I si bé l'estat actual de la pràctica del patrocini executiu pot deixar espai per a la millora, els administradors de projectes no tenen més remei que seguir avançant amb les seves iniciatives. Tanmateix, hi ha alguns passos que els administradors de projectes poden adoptar per reclutar el suport executiu molt necessari.
Com obtenir assistència executiva per al vostre projecte
- Recluteix un patrocinador. Si el vostre projecte té implicacions estratègiques per a la vostra empresa, ja sigui directament per als clients o indirectament, mitjançant l'activació d'activitats internes més eficients i efectives en suport de clients, haureu de reclutar un patrocinador. Treballa directament amb el vostre administrador d'informes o el cap de l'Oficina de Gestió de Projectes per reforçar la importància del projecte i demanar ajuda. Destacar el paper i les responsabilitats del patrocinador tal com s'ha indicat més amunt i apuntar a la recerca de la indústria que correlaciona l'èxit del projecte i el patrocini efectiu.
- Entrena el teu patrocinador. Destacar el paper estratègic, no tàctic o com un cap de figura. La majoria dels executius tenen el paper d'un patrocinador sense formació formal o fins i tot context per a les seves responsabilitats. Mentre es troba en el paper una mica incòmode de formar un executiu, la majoria d'aquests individus apreciaran el seu context i orientació. Els assumptes de responsabilitat, reforç de valors i protecció de l'equip haurien de ser el vostre focus principal quan feu el vostre patrocinador executiu.
- Participa activament i involucra al vostre patrocinador. Les millors relacions de patrons de projectes / patrocinadors executius són altament interactius. És important que les dues parts estableixin un protocol de comunicació clar per a l'actualització de les activitats del projecte, així com també la senyalització i la resposta a emergències. El director del projecte hauria d'encoratjar al patrocinador executiu a assistir a reunions d'estat o d'equip de tant en tant per mostrar un interès genuí i per servir com a animador actiu de l'organització per als èxits de l'equip.
- Sol·liciteu suport tècnic del vostre patrocinador. Sempre és útil tenir algú amb més experiència que l'observació i oferint comentaris i comentaris positius i constructius sobre el vostre rendiment. Deixeu que el vostre patrocinador us conegui que us acull amb satisfacció aquesta entrada al vostre disc dur per millorar-la i, quan es rep, accepta'l amb gràcia.
- Aprofita el patrocinador amb atenció pels grans problemes . Aneu amb compte de no veure ni tracteu massa el vostre patrocinador en qüestions tàctiques. El millor i millor ús del vostre patrocinador és ajudar recursos segurs; servint com a portaveu de l'equip del projecte al grup de gestió més ampli i ajudant-lo a reforçar els valors essencials de l'equip. Hi ha un acte d'equilibri que el gestor del projecte ha de respectar quan considera dibuixar el patrocinador en activitats d'equip.
La línia inferior
El paper del patrocinador executiu és una de les peces importants del joc per a l'èxit de les iniciatives del projecte. Els administradors de projectes exitosos comprenen l'important que és aquest rol i treballen per aconseguir el suport executiu en el nivell i la intensitat adequats. Si la funció del patrocinador és absent o imprecisa, feu-vos contractar i capacitar els vostres patrocinadors executius per donar-vos suport, el vostre equip i la vostra empresa per tenir èxit.