Si esteu buscant aquest tipus de treball, podeu millorar dramàticament les vostres possibilitats coneixent quines de les vostres habilitats i experiències destaquen durant la sol·licitud i el procés d'entrevista.
Com utilitzar llistes d'habilitats
Mireu aquesta llista d'habilitats sol·licitades. Vostè pot trobar que té més d'ells del que va pensar que tenia. Utilitzeu els noms de les vostres habilitats rellevants com a paraules clau al vostre full de vida i carta de presentació , de manera que el supervisor de contractació podrà veure clarament que teniu el que busca. Assegureu-vos de llegir acuradament la descripció de la feina, de manera que sàpigues quines habilitats són més importants per al vostre possible empresari. La investigació de l'empresa també ajuda.
Quan es prepara per a la vostra entrevista , prepara almenys un exemple específic d'un moment en què va demostrar cadascuna de les habilitats que espera debatre. No esperis que prenguin la vostra paraula per aquestes coses.
També podeu consultar les nostres llistes d'habilitats que figuren en funció del treball i els tipus d'habilitat .
Exemples d'habilitats d'Office Manager
No totes les posicions d'administradors d'oficina requereixen exactament el mateix conjunt d'habilitats . Molt dependrà de la quantitat d'assistents d'oficina que ha de supervisar, quantes persones utilitzen l'oficina que gestionarà i quin tipus de programari i altres sistemes utilitza el vostre empresari.
Però hi ha algunes habilitats que pràcticament tots els gestors d'oficines efectius tenen i no poden prescindir.
Habilitats administratives
Com a administrador d'oficines, s'encarregarà de completar diverses tasques administratives . Aquests inclouen contractar i disparar empleats, dur a terme avaluacions de rendiment, formar nous empleats i supervisar altres.
L'aprovació de requisicions formals, la realització d'operacions comercials generals i el manteniment de documents i documents de personal també poden incloure la seva jurisdicció.
També haurà de planificar, fer-se càrrec del processament de correu, programar i assistir a reunions. Es pot convocar a la pràctica de la resolució de conflictes , delegar el treball i també ser una política i decisora .
Habilitats analítiques
Una part del treball serà trobar maneres de millorar la vostra feina. Si podeu identificar ineficiències sobre com funciona la vostra oficina i proporcionar solucions, podeu estalviar molts diners a l'empresari i salvar als vostres col · legues un gran agreujament. Un gran gerent d'oficina sempre estarà preguntant-se sobre tots els processos, pràctiques i procediments ", té sentit? És això el millor que podem fer? "Aquí teniu una llista de les habilitats analítiques que podeu incloure al vostre currículum.
Atenció al detall
Com a gerent d'oficina, el buck s'atura amb tu. Vostè serà l'encarregat d'ordenar els subministraments d'oficina adequats en forma oportuna, per mantenir els registres amb precisió i de manera organitzada, i per fer un seguiment de les necessitats i problemes de tots els altres a l'oficina. Si ho fa bé, l'oficina semblarà executar-se. Si obteniu un petit detall incorrecte, és possible que altres persones no puguin fer els seus llocs de treball.
Habilitats de comunicació
Com a assistents a oficines, sovint serà una de les primeres persones que visiteu, i de vegades pot ser l'únic que veu, si el professional l'oficina està fora d'aquest. Per tant, ha de ser un recepcionista eficaç i, simultàniament, exercir els seus altres deures.
També pot ser el punt principal de connexió entre totes les persones que utilitzen l'oficina, i possiblement entre la seva oficina i altres persones dins d'una mateixa organització. És possible que hàgiu de practicar la resolució de conflictes . Definitivament hauràs de delegar el treball. Tot això es suma a molta comunicació, tant escrita com verbal, que ha de ser precisa, eficient, amable i professional en tot moment.
Habilitats informàtiques
És important que els gerents d'oficina tinguin una àmplia gamma d' habilitats informàtiques .
Els detalls dependran del vostre empresari, però inclouran l'entrada de dades, fulls de càlcul i tasques de TI en general.
La gestió d'oficines pot ser una responsabilitat enorme. Els gerents d'oficina generalment treballen a l'àpex d'una organització, amb les seves mans en tots els aspectes de l'empresa. Si aquest paper central us convida, consulteu la llista d'habilitats per veure si podria ser una carrera professional.
Assumptes financers
Les seves responsabilitats poden incloure la comptabilitat, facturació, pressupostació i comptabilitat. També pot ser necessari per manejar la nòmina, petits diners en efectiu i QuickBooks . Els informes trimestrals i semestrals també poden incloure el vostre rang de funcions. Com a mínim, si la vostra oficina maneja diners, en última instància, serà responsable d'assegurar-vos que es tracti bé
Habilitats de lideratge
Com a supervisor del que pot ser un gran grup d'assistents d'oficines, haureu de mantenir motivats i coordinats tothom. Haureu de fer que el treball en equip passi. El vostre treball inclourà la configuració d'un estàndard per al treball de tots els altres i assegurant-vos que es compleixin aquests estàndards. Liderar sovint vol dir ajudar altres persones a créixer en les seves carreres, i ajudar a les persones a començar i comunicar-se bé entre elles.
Habilitats socials
Les habilitats interpersonals tenen un paper important en ser un gerent d'oficina. Haureu de tenir una actitud positiva, saludar els visitants i participar en el treball en equip .
Fortaleses diverses
Els administradors d'oficina tendeixen a tenir un conjunt d'habilitats diverses que els ajuden a fer el seu treball. Això inclou prestar atenció als detalls, generalment flexible sobre quines tasques haureu de realitzar i ser fiables.
Els administradors d'oficines també haurien de ser xarxes, pensadors lògics , multiplataformes i solucionadors de problemes . La gestió i l' organització del temps han de ser de segona naturalesa per a les persones que serveixen en aquest rol.