Recepcionista Descripció del treball
Els recepcionistes realitzen tasques administratives i d'oficina, com respondre telèfons i enviar correus electrònics, rebre visitants i proporcionar informació general sobre la seva organització al públic i als clients.
Una recepcionista és, per definició, la primera persona que normalment veu un visitant. L'entrada frontal d'un complex d'oficines o una instal·lació mèdica generalment comptarà amb una recepcionista la tasca principal de la qual és dirigir els visitants a l'oficina correcta dins de la instal·lació. Les oficines individuals també poden tenir la seva pròpia recepcionista, o un gerent d'oficina o d'oficina pot complir aquest paper. De fet, els tres graus entre si fins a cert punt. Encara que de vegades es passa per alt, els recepcionistes ocupen un paper fonamental i de confiança en qualsevol empresa.
Sou
El salari mitjà dels comptadors va ser de $ 27,920 per any el maig de 2016 segons el Bureau of Labor Statistics. Va a variar segons l'àrea i els nivells d'experiència.
Els 5 millors professionals necessiten recepcionistes
Aquí teniu informació sobre les millors habilitats que els ocupadors busquen en contractar recepcionistes:
1. Professionalitat
Com a recepcionista, se suposa que és la primera persona que veu un client o un altre visitant en arribar.
Això significa que sou responsable de proporcionar la primera impressió de tothom de la vostra empresa. Per tant, ha d'encarnar els ideals de la seva empresa, tant en el seu comportament com en la seva aparença. Mireu la part. Saluda a tots amb un somriure i una paraula amable i demostri que us agrada ajudar.
2. Habilitats de comunicació
La comunicació és molt important ja que el vostre treball principal és saludar a la gent, conèixer-ne el que necessita i ajudar-los a aconseguir-ho.
La major part d'aquesta comunicació serà verbal, ja sigui en persona o per telèfon.
A més d'interactuar amb els visitants, també haureu de treballar estretament amb totes les persones que visitin els visitants. Si es produeix una reunió important, és possible que hagi d'explicar per què. Si algú està passant un dia dolent, pot suportar-lo.
Si es produeix una emergència a dins o al davant del vostre lloc de treball, pot ser la primera persona que ha de respondre i decidir què fer. I sempre haureu d'assegurar-vos que la informació flueixi de manera precisa i eficaç.
3. Habilitats tecnològiques
Evidentment, utilitzaràs un sistema telefònic, probablement un amb múltiples línies internes i externes que has de seguir funcionant sense problemes. També és probable que hagueu d'estar familiaritzats amb els fulls de càlcul, el programari de processament de textos, el correu electrònic de la vostra empresa i els sistemes d'intercanvi de fitxers, i possiblement diverses plataformes de xarxes socials i les solucions de programari pròpies de la vostra empresa. Sempre hi ha una màquina de còpia, i el paper sempre es quedarà atrapat. Es pot solucionar?
4. Organització
Seràs el nexe d'una gran part de la comunicació interna del vostre ocupador. Això significa que no només heu de mantenir-vos organitzat , sinó que també haureu d'organitzar la resta.
Vostè també pot ser responsable d'emmagatzemar i redreçar material de lectura o recursos informatius a la zona d'espera.
5. Capacitat multitasca
Poques vegades tindràs només una cosa per atendre. Una nova trucada telefònica pot aparèixer mentre encara estigueu en línia amb la primera, de manera que heu de rebre la nova crida i, a continuació, tornar-la a activar. Mentrestant, tres persones podrien estar esperant personalment per parlar amb vostè. Hauràs de mantenir separades les necessitats de cada persona en la teva ment, no oblidar a ningú, ni quedar aclaparades o frustrades. Algunes persones gaudeixen del repte. Alguns no ho fan. Si podeu fer diverses consultes , podeu ser un actiu per al vostre empresari i la vostra empresa, i probablement tindreu èxit com a recepcionista.
Llista d'habilitats recepcionistes
Les habilitats requerides per a la feina de recepcionista variaran en funció de la feina per a la qual esteu aplicant.
Aquí teniu una llista de possibles habilitats que necessiteu contractar.
A - G
- Precisió
- Suport administratiu
- Respondre preguntes
- Programació de cites
- Ajudar a altres persones
- Atenció al detall
- Suport clerical
- Relacions amb els clients
- Comunicació
- Ordinador
- Confirma les cites
- Correspondència
- Enfocament al client
- Servei d'atenció al client
- Entrada de dades
- Enviament de correu
- Diplomàcia
- Dirigir visitants
- Correspondència de correu electrònic
- Planificació d'esdeveniments
- Presentació
- Reenviament de trucades telefòniques
- Amable
- Operacions de la recepció
- Salutació Visitants
H - M
- Interpersonal
- Emissió de passis de seguretat
- Correu
- Gestió de llibres de convidats
- Reunions
- Missatge en presa
- Microsoft Office
N - S
- Funcions d'oficina
- Equip d'oficina
- Suport d'Office
- Organització
- Trucades de telèfon
- Priorització
- Proporcionar informació
- Proporcionar materials de lectura
- Puntualitat
- Registre de convidats
- Fiabilitat
- Recerca
- Projecció i direcció de trucades
- Auto motivat
- Centraleta
T - Z
- Treball en equip
- Telèfon
- Gestió del temps
- Validació de passis d'aparcament
- Comunicació verbal
- Manteniment de l'àrea d'espera
- Visitants de benvinguda
- Processament de textos
- Comunicació escrita
Frases que s'inclouran en un currículum de recepcionistes
Un currículum vitae per a la posició de recepcionista ha de contenir una sèrie de seccions, com ara un objectiu o perfil , un resum de qualificacions , àrees d'expertesa, realitzacions, historial laboral, habilitats i educació.
Les següents frases us ajudaran a elaborar el vostre currículum. Podeu utilitzar aquestes instruccions, ja sigui a nivell de competències, qualificacions o fortaleses del vostre full de vida:
• Alta capacitat per saludar els visitants i dirigir-los a la persona o secció adequada
• Ben entrenat per gestionar el llibre dels clients i emetre passades de seguretat
• Experiència pràctica per donar informació als visitants i respondre les seves preguntes
• Registre provat de respondre / reenviar trucades i prendre missatges
• Capacitat demostrada per fer front a les consultes telefòniques i per correu electrònic
• Capaç de mantenir una àrea d'acollida organitzada
• Coneixement integral d'organitzar material de lectura a la zona d'espera
Les següents declaracions de funcions del recepcionista es lliuren en temps passades i es poden utilitzar per descriure les seves experiències amb un treball que vau tenir en el passat. Si voleu escriure una descripció del vostre treball de recepció actual al vostre full de vida, heu de canviar aquestes frases per presentar el temps.
• Saluda, assistida i dirigida a clients, treballadors, visitants i públic en general
• Va respondre totes les trucades entrants i va fer consultes de la persona que truca
• Ofereix serveis de suport a les oficines per garantir l'eficiència
• Respondre als clients i consultes públiques
• Missatges de fax rebuts, dirigits i aprovats
• Treballadors dirigits, convidats i públic en general al personal adequat
• Mantenir un registre suficient de material d'oficina
• Proporcionar processament de paraules i suport clerical
• Recollida i lliurament del correu
• Mantenir el sistema de registre comú i arxivar totes les lletres
• Coordinar la reparació i manteniment de subministraments d'oficina
• Proporcionava serveis administratius al gerent d'oficina
Exemple de recepció recepcionista
Sempre ajuda a tenir un exemple, així que aquí teniu un cop d'ull al que hauria de tenir un full de recepcionista i que es pot adaptar a les vostres necessitats de cerca de feina:
Nom cognom
123 Moore Ave.
Albany, NY 12201
(111) (222-3333)
firstnamelastname@email.com
Experiència laboral
Recepcionista / Auxiliar administratiu
Oficines jurídiques de Smith i Reilly
Colonie, NY
Gener de 201X - Present
- Programeu i assistiu a reunions, prengui minuts de reunió, dispersa minuts per correu electrònic a tots els socis.
- Organitzeu documents en preparació per a les dates del tribunal
- Primera persona de contacte per a clients.
- Subministraments d'oficina ordenats i mantinguts per a l'empresa.
- Organitzat i respost als correus electrònics segons sigui necessari.
Recepcionista
Oficina dental del Dr. Smith
Albany, NY
Desembre 20XX - Desembre - 20XX
- Saludaron als pacients quan van arribar.
- Cites programades en persona i per telèfon.
- Arxius mèdics gestionats (fent anotacions, ordenació i presentació).
- Reclamacions arxivades amb companyies d'assegurances dentals.
- S'ha manejat correu i correu entrant i sortint.
Representant de Servei al Client
National Power and Gas Company
Albany, NY
20 de setembre 20XX de desembre
- S'han rebut trucades de servei al client.
- Resolució de problemes i inquietuds del client.
- Dirigit als clients als recursos apropiats.
- S'ha utilitzat còmodament el sistema d'atenció al client basat en ordinador.
Una altra experiència
Felicitat del camp - Conseller del camp
Estiu de 199X
Latham High Gazette - Editor de diaris
Junior i Senior Years of High School
Educació
ABC College, Albany, NY
Llicenciatura en Arts
Major: Administració d'empreses
Habilitats
- Excelentes habilitats de MS Office.
- Excel·lents habilitats gramaticals.
- L'experiència respon a les trucades als telèfons multi-línia.
- Còmode amb una varietat d'equips d'oficina.
- Possibilitat de mantenir un espai de treball ordenat i ordenat.
- Fortes habilitats de servei al client.
Consells per escriure el vostre currículum
Quan compileu el vostre currículum, assegureu-vos d'esmentar totes les vostres habilitats rellevants, tenint en compte el tipus d'oficina en què treballarà. Escriviu el vostre currículum específicament per al treball pel qual esteu sol·licitant.
Per exemple, si sol·liciteu una posició en una oficina mèdica, assegureu-vos de ressaltar les vostres habilitats que s'utilitzaran en aquest tipus d'entorn, com ara el servei d'atenció al client, el telèfon o les habilitats de presentació que teniu. A continuació us indiquem com combinar les vostres habilitats amb una descripció de la feina .