Llista d'habilitats d'assistents per a oficines per als currículums, cartes de presentació i entrevistes
Que algú pogués ser tu.
Responsabilitats laborals de l'ajudant d'oficina
Mentre que les posicions d'ajudant d'oficina generalment són similars entre elles, la feina segueix sent variable: només varia d'un dia a poc, en comptes d'anar a l'oficina. Avui podeu actuar com a recepcionista, demà podria ser necessari reparar la impressora i, al cap d'un dia, haureu de portar tot el gabinet d'arxiu al segle XXI. Necessitareu un conjunt d'habilitats molt ampli per tenir èxit.
Els assistents d'oficines es troben entre els grans herois no segrestats del món empresarial, perquè quan fa el vostre treball, ningú no nota. L'oficina sembla executar-se. Però algunes persones gaudeixen d'un treball ràpid i flexible, la sensació d'estar al cor de tot. I un bon secretari encara pot trobar treballs pràcticament en qualsevol lloc, en qualsevol tipus d'organització.
Com utilitzar llistes d'habilitats
Podeu utilitzar aquestes llistes de competències al llarg del procés de cerca de feina.
En primer lloc, els noms d'aquestes habilitats funcionen com a paraules clau, així que utilitzeu tants com vulgueu quan escriviu el vostre currículum. No confiï en contractar supervisors per esbrinar que té el que vol, dir-los directament.
En segon lloc, podeu utilitzar aquestes mateixes paraules clau a la vostra carta de presentació . Centreu-vos específicament en els que més us interessen els vostres empresaris potencials.
Haureu de fer la vostra recerca, perquè mentre els llocs d'assistència d'oficina són sovint similars, la contractació de supervisors varia en les seves prioritats. La descripció del treball probablement inclourà una llista de les habilitats requerides. Preste atenció a això.
Finalment, podeu utilitzar aquesta discussió per planificar la vostra entrevista . Assegureu-vos que teniu preparat almenys un exemple durant un temps en què vau demostrar cadascuna de les 6 habilitats principals que apareixen aquí.
També pot ajudar a revisar les llistes d'habilitats que figuren en el lloc de treball i els tipus d'habilitat .
Top Six Skills Assistant d'Office
A continuació es mostra una llista de les sis habilitats més importants per a un assistent d'oficina, així com una llista més llarga de les habilitats que els empresaris poden esperar que tingui.
- Habilitats de comunicació verbal: la comunicació és una habilitat suau crítica per a un assistent d'oficina. Haureu d'interactuar amb el vostre supervisor, personal d'oficina, els professionals que assistiu, i possiblement clients o persones a altres oficines de la mateixa organització. Tots vostès treballen com a equip, i vostè és el seu principal centre de comunicació. Haureu de ser alegres, útils, ben informats, articulats i un bon oient cada dia.
- Habilitats de comunicació escrites: la majoria d'assistents d'oficina escriuen molt. Poden escriure memos, omplir formularis o esborrar cartes o correus electrònics. Alguns creen contingut per al lloc web de l'empresa o editen text per a tercers. Una comunicació escrita clara i professional és imprescindible.
- Amabilitat: un assistent d'oficina pot ser la primera persona que veu un client quan entri a l'oficina. Si l'ocupant principal de l'oficina passa a ser actualment, l'assistent d'oficina pot ser l'única persona amb qui interactuï el visitant. Heu d'estar preparat per saludar a tots els visitants amb un somriure i una paraula amable i ajudar-los amb el que necessiti tant com sigui possible. Per tant, les bones habilitats interpersonals són una necessitat.
- Habilitats tecnològiques: en els temps antics, els secretaris van escriure molt. Els temps han canviat i també té tecnologia, però els assistents a les oficines encara poden esperar passar molt de temps davant d'un teclat. En lloc d'una màquina d'escriure, haureu de saber el vostre camí en una varietat d'aplicacions de programari. Saber fer un suport tècnic lleuger i com solucionar una impressora recalcitrante tampoc no fa mal.
- Organització: els assistents d'oficines han de ser extremadament organitzats per tal d'encaixar amb eficàcia les seves nombroses tasques. Haureu d'ajudar a mantenir a altres persones també organitzades per mantenir calendaris per mantenir l'oficina ordenada.
- Habilitats per resoldre problemes: la resolució de problemes o les habilitats de pensament crític són importants per a qualsevol assistent d'oficina, ja que sovint serà la persona a la que vinguin altres amb preguntes o problemes.
Llista d'habilitats d'assistents d'oficines
A - G
- Suport administratiu
- Respon els telèfons
- Cites
- Facturació
- Calendaris
- Clerical
- Relacions amb els clients
- Comunicació
- Ordinador
- Activitats d'oficina de coordenades
- Correspondència
- Servei d'atenció al client
- Entrada de dades
- Enviament de correu
- Dirigir visitants
- Presentació electrònica
- Correu electrònic
- sobresortir
- Informes de despeses
- Presentació
- Flexible
- Reenviament de trucades telefòniques
- Amable
- Operacions de la recepció
- Saluda els hostes
H - M
- Internet
- Interpersonal
- Correu
- Correus
- Reunions
- Missatge en presa
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- Manipulació de diners
N - S
- Funcions d'oficina
- Equip d'oficina
- Inventari de subministraments d'oficina
- Material d'oficina
- Suport d'Office
- Organització
- Paperwork
- Actitud positiva
- Habilitats per resoldre problemes
- QuickBooks
- Fiabilitat
- Respondre a les consultes
- Encaminament de trucades telefòniques
- Programació
- Projecció i direcció de trucades
- Enviament
- Fulls de càlcul
- Centraleta
T - Z
- Treball en equip
- Tecnologia
- Telèfon
- Gestió del temps
- Plans de viatge
- Escriptura
- Comunicació verbal
- Visitants de benvinguda
- Processament de textos
- Comunicació escrita