El rol del director del projecte
Responsables de projectes ...
Desenvolupar la gran idea
El primer treball del gestor de projectes és desenvolupar la gran idea. No sempre ha estat així. No fa tant que es preveia que els administradors de projectes recollissin una idea completament, probablement un cas de negoci complet, i convertir-lo en un pla de projecte que podria executar-se.
Avui dia, el paper del gestor de projectes ha evolucionat una mica i és probable que us involucreu abans i abans del projecte abans que s'hagi convertit en un "projecte".
Treballaràs amb el patrocinador del projecte per explicar la idea de formar una imatge inicial del projecte i determinar si és factible.
Posar junts l'equip
Si es considera que la seva gran idea és factible, el següent pas serà formar un equip que pugui treballar per convertir aquesta idea en realitat. Necessitaràs una sèrie de persones que poden complir diversos rols en un equip de projecte .
L'ideal és que estigueu cercant experts en cada àrea funcional, però també haureu de tenir en compte la disponibilitat. Els directors de projectes no sempre poden obtenir el personal que volen en un equip perquè aquests experts estan ocupats en altres projectes. Si no podeu esperar que estiguin disponibles, haureu de treballar amb les persones que estiguin disponibles.
No necessitareu que tothom participi en l'equip tot el temps. Alguns experts funcionals, com ara advocats o agents de premsa, només hauran d'unir-se a l'equip en punts rellevants al llarg del camí. Una part de l'habilitat de gestió de projectes i de gestió de recursos és assegurar-vos que els feu saber que les seves tasques s'estan realitzant i que, després d'aixecar-les a la velocitat del projecte tan aviat com es necessiti la seva experiència.
Organització del que està passant
Durant l'inici del projecte i les primeres etapes inicials, treballeu amb el vostre equip per definir exactament el que cal fer. Això implica establir una definició clara del treball i assegurar-se que tothom entengui els objectius.
Val la pena resumir tot això en termes de valor o beneficis comercials: en altres paraules, explica per què esteu embarcant en aquest nou treball.
Líder de l'equip
Ara heu configurat el vostre equip, i tots sabeu el que heu d'aconseguir junts, és la feina del gestor de projectes per garantir que tot l'equip treballi junts per aconseguir-ho.
És més difícil del que sembla! Conduir amb èxit un equip significa negociar els reptes de desacords, conflictes i estar al corrent de les comunicacions en tot moment. Heu de motivar el vostre equip per fer un bon treball, fins i tot quan els temps són difícils. També implica l'entrenament, la formació, la tutoria i el desenvolupament de les persones que treballen en el projecte, encara que no funcionin directament per a vostè. Això és un overhead sovint oblidat en els projectes, però recorda que les persones funcionen millor si creuen que són respectats i encoratjats a fer el seu millor treball. Si podeu fer que el vostre projecte sigui un lloc on la gent creixi i desenvolupi noves habilitats, llavors la gent vol treballar amb vosaltres.
El lideratge de l'equip també implica configurar i gestionar la col·laboració a l'equip. Això podria ser a través d'eines de gestió de projectes en línia o reunions d'equips presencials, o alguna cosa en el medi. La col·laboració i la creació d'un "equip" ajudaran a fer front als vostres recursos quan hi hagi conflictes o moments difícils en el projecte, com ara una data límit que es reprèn de sobte.
Gestió dels diners
Els projectes costen diners, i poder fer un pressupost de projecte és una habilitat clau per a un gestor de projectes. No obstant això, la vostra funció no acaba aquí. Cal gestionar els diners i controlar els costos del projecte en el futur.
Podeu fer això per:
- Desenvolupar estimacions que cobreixen totes les tasques del projecte i els recursos necessaris.
- Treballar amb els experts de la matèria per assegurar-se que aquests són integrals i complets.
- Utilitzeu les vostres estimacions per crear un pressupost de projecte.
- Utilitzeu el vostre pressupost per explicar-lo al patrocinador del projecte i aclarir-vos quant costarà el projecte.
A continuació, al llarg del projecte, podeu gestionar els vostres costos mitjançant un control de costos precís. Això implica comparar el que gasta en la vida real amb les estimacions i el pressupost del projecte que heu configurat. Esperem que no estiguin massa allunyats, però si observeu una tendència a gastar estimacions massa o incorrectes, llavors tindreu prou temps per corregir-la, amb qualsevol sort. Només podeu arreglar el que observeu, per tant, un bon control de costos és important.
Consells d'experts: un bon control de costos implica més que només una despesa de seguiment. També heu de controlar la quantitat de feina que s'està realitzant en el projecte. És la combinació de diners i tasques realitzades que us ofereixen una visió de si el projecte s'està gastant més enllà dels seus mitjans.
La presa de decisions
Aconseguim una cosa recta: mentre el patrocinador del projecte hi ha per a les decisions gegantesques, sou el responsable del projecte i responsable de la majoria de les decisions que es prenen en el projecte. Fins i tot els grans. Fins i tot quan no esteu prenent la decisió, us proposareu una recomanació sobre la decisió que creieu que hauria de prendre el patrocinador, perquè teniu tots els detalls i han passat moltes edats tenint en compte, i és possible que no tinguin la possibilitat de fer-ho això.
Participació d'interessats
No fa molt, la literatura de gestió del projecte va parlar sobre "gestió dels grups d'interès". Avui es reconeix que no es pot "gestionar" un stakeholder. És ingenu i una mica insultant per suggerir-ho, així que parlem de "comprometre's" amb ells.
En termes pràctics, les eines involucrades no han canviat, és només la retòrica i l'actitud que és diferent. Seguirà traient qui són els grups d'interès del projecte i si són particularment poderosos o influents en relació amb el treball que feu. Desenvolupar un pla de comunicació i posar-lo en pràctica.
El compromís dels grups d'interès significa treballar amb les persones que es veuen afectades pel projecte per assegurar-se que entenen els canvis que es produeixen.
Seguiu llegint: tractar amb grups d'interès difícils (perquè no tots seran fàcils de treballar).
Lliure els objectius del projecte
Ho faràs amb la participació del vostre equip, i és el que fins ara ha estat el treball fins ara.
Ser capaç de lliurar de manera eficaç el que prometia es basa en ser molt clar sobre el que hauria de ser. Haureu de documentar els factors clau d'èxit i les mesures que s'utilitzaran per avaluar si heu aconseguit el que heu establert.
Això s'hauria de definir en el cas de negoci del projecte o en el document d'inici del projecte (o ambdós, a diferents nivells de detall). Per tant, hauria de ser relativament senzill veure quins són aquests objectius: és menys senzill assegurar-se que els lliuri.
Una bona planificació, un fort lideratge i la capacitat de veure la gran imatge i el detall ajudaran enormement.
Gestioneu l'enviament per viure
L'execució dels objectius del projecte no és el final del vostre rol com a gestor de projectes. El més important al final de la fase d'execució és assegurar-se que proporcioneu un lliurament clar i complet a l'equip que anirà a gestionar el projecte endavant.
Un bon traspàs significa que podeu fer un pas enrere. Ja no serà la persona "anar a" sobre el projecte i podràs seguir endavant en el teu proper projecte, sabent que l'equip empresarial pot treure el màxim profit del que t'ha lliurat.
Comparteix el coneixement
"Les lliçons apreses" són com es descriu el que s'ha après a través del projecte que es podria utilitzar en altres iniciatives en el futur. El director del projecte ha de celebrar una reunió de lliçons al final del projecte. Això ajuda l'equip a créixer i mantenir el coneixement organitzatiu. En altres paraules, impedeix que l'empresa torni a cometre els mateixos errors.
Així és el que fa tot un dia un gestor de projectes. La vostra llista de tasques real pot semblar una mica diferent d'aquesta llista, però, essencialment, totes les tasques que hi contribueixen contribueixen a aquests elements com a gestor de projectes. És una tasca àmplia i desafiant, però també és variada i una gran elecció professional.