I com es poden construir
Has escoltat sobre el llibre de Stephen Covey, The 7 Habits of Highly Effective People . Avui analitzem els 10 hàbits que comparteixen els administradors de projectes de gran èxit.
He vist que aquests hàbits es mencionen una i altra vegada en les valoracions de rendiment i en les ressenyes de final de projecte on el client, l'equip o el patrocinador ofereixen retroalimentacions al director del projecte.
No necessiteu tenir 10 anys d'experiència per lliurar-se amb èxit cada vegada. Si canvieu els vostres hàbits i reduir les vostres habilitats, podeu millorar dràsticament les possibilitats que el vostre projecte sigui un èxit (i donar-vos un temps menys estressant al treball també).
I en cap ordre particular (a part del número 10) comencem!
Ús de l'equip adequat
Els gestors de projectes més efectius i reeixits coneixen les capacitats dels seus membres de l'equip. Significa que poden assignar el treball adequat a les persones adequades.
L'ús del recurs equivocat en una tasca pot portar-lo a fer-lo més llarg o mal fet. Ajuda a conèixer les fortaleses i debilitats de les persones que treballen amb vostè per tal que pugui assignar-les millor a les tasques del projecte.
Gestió de problemes de projecte
Tots els projectes reben problemes de tant en tant. Els directors de projectes exitosos no els deixen preocupar. Coneixen els processos de gestió de problemes i també la millor manera de tractar els problemes que es plantegen.
També pots fer-ho. Una vegada que hàgiu sabut avaluar un problema del projecte, trobareu que aquesta gestió de problemes es converteix en un hàbit fàcil d'incorporar a la rutina setmanal. Poseu un temps a un costat per passar el registre de problemes cada setmana, i aviat trobareu que és un treball fàcil de mantenir-se al marge de gestionar problemes.
Fer front als canvis
Els projectes estan dissenyats per canviar les coses, però aquest tipus de canvi està passant a altres persones. És més difícil gestionar el canvi que s'adreça directament a l'equip del projecte, provocant el calendari detallat del projecte i creant un nou treball i una gran quantitat d'actualitzacions de documentació.
Els administradors de projectes amb èxit tenen un procés de gestió de canvis que segueixen. Seguint els passos definits, és més fàcil convertir qualsevol acció en un hàbit perquè està estructurat i repetitiu.
El procés de gestió del canvi és així:
- Rebeu informació sobre el canvi
- Avaluar el canvi
- Establir quant de treball seria fer el canvi
- Prepara una recomanació sobre si val la pena seguir endavant.
A continuació, obtindreu una decisió del vostre patrocinador sobre si heu d'incorporar el canvi o no.
Nota: podeu aprovar alguns canvis petits, sempre que estiguin dins del nivell de competència i autoritat.
Els gerents de projectes exitosos saben que fer front als canvis forma part del treball i tenen un pla per tractar-los quan i quan es presentin.
Gestionar els costos del projecte
És molt probable que el vostre projecte inclogui costos, fins i tot si no teniu un control total sobre les cadenes de monedes. Ser capaç de gestionar elements financers en el seu control ha de ser un hàbit.
Si no us acosteu amb regularitat i rutina, trobareu que el treball es fa tan gran que és impossible fer-ho bé.
Els gerents de projectes fantàstics es mantenen al capdavant de les despeses amb sistemes de fitxatge que funcionen per factures, pressupostos i estimacions. Obteniu l'hàbit d'utilitzar el programari de pressupostació (encara que sigui només un full de càlcul).
No podeu gestionar els costos del projecte fins que no tingueu un pla del que gastareu. Llegiu això sobre com crear un pressupost de projecte per poder començar.
Fer equip
Probablement, l'equip del projecte no funcionarà per a vostè, per què està desenvolupant part dels hàbits dels administradors de projectes amb èxit?
És perquè necessita que treballin de manera eficaç i necessiti que els individus implicats en el projecte arribin ràpidament a un punt en què es confien. Ho aconseguireu a través de la construcció de l'equip.
Cuida't de situacions on el teu equip cau a part. El comportament d'assetjament , en particular, és inacceptable.
Comprensió de processos
El sisè costum dels responsables de projectes d'èxit és que comprenen els processos que existeixen dins de la seva esfera de control.
Això vol dir que saben quins procediments de treball s'han de seguir. No perden temps intentant elaborar la forma d'escriure un cas d'empresa perquè saben que hi ha un procediment per a això i poden seguir els passos.
Els administradors de projectes més exitosos no són esclaus de processar. Saben quan el correcte és seguir el procés. Saben quan és millor ajustar-lo lleugerament per fer que les tasques siguin més fàcils per a tothom. Un exemple d'això seria eliminar la burocràcia d'un petit projecte ajustant els processos en conseqüència.
Actualització de l'horari
Els horaris dels projectes no s'han de deixar a l'atzar, i els administradors de projectes més reeixits faran que sigui habitual revisar regularment els seus horaris i actualitzar-los.
Hi ha moltes maneres de fer un seguiment del progrés del vostre projecte, però el més important és que ho feu. Si estàs lluitant per fer aquest hàbit propi, reserva una breu reunió al teu diari amb tu mateix i amb la teva agenda una vegada a la setmana. Utilitza el mateix temps cada setmana i triga 30 minuts a revisar on està i on ha de ser. Feu les esmenes necessàries, digue-li-ho a l'equip i continueu amb el projecte.
Nota: si els canvis en el calendari tenen un impacte en la data de finalització del projecte o en la data de lliurament de fites importants, parleu amb el vostre patrocinador. No hauríeu de canviar els fonaments del pla basat sense passar per un procés d'aprovació formal.
Gestió del risc del projecte
Sabent què incloure al vostre registre de riscs és una cosa, però habitualment revisar-lo i actuar sobre els riscos plantejats és alguna cosa diferent.
No és suficient utilitzar l'inici del projecte per identificar els riscos i no tornar a pensar-ne. La gestió de riscos ha de formar part dels hàbits del projecte perquè, sense ella, els riscos es converteixen en problemes i generen problemes per a vostè.
És una altra àrea on els processos estàndard i la reserva d'una ranura habitual per fer una revisió de riscos poden ajudar. Podeu incloure-ho com a part de les reunions de l'equip. Feu que sigui un hàbit revisar els riscos amb l'equip, tanqueu qualsevol que ja no sigui una amenaça i planifiqueu les accions que vulgueu mitigar.
Temps de seguiment
Els gerents de projectes saben molt sobre la gestió del temps del projecte , però que solen ser en el domini de programació i planificació. El que estem parlant és el seguiment del temps de forma més regular, diària. Estem parlant de fulls de temps.
Els equips de projecte sovint no estan tan disposats a utilitzar fulls de temps si no ho han fet abans. Moltes eines de programari de gestió de projectes tenen un seguiment del temps inherent al producte. Això pot fer que sigui més senzill introduir el canvi al seguiment del temps com a equip.
Si fa un seguiment del temps de l'equip (que es recomana), és important que sàpiga on va el vostre propi dia. Hauríeu de fer-ho un hàbit de mantenir una nota de com passeu el vostre temps. L'ajudarà a comprendre si està passant el temps en les tasques de projectes de la màxima prioritat. Podria pensar que ets, però ets? Els fulls de temps o la gravació del temps d'alguna forma ajudaran, fins i tot si és només un registre per hora en un bloc de notes.
Realització de canvis empresarials
Finalment, l'hàbit que fa que els directors de projectes tinguin més èxit és la seva capacitat d'equiparar els resultats del projecte als resultats empresarials. El vostre projecte està dissenyat per aconseguir alguna cosa sorprenent per a l'empresa, i ho heu fet. Genial.
Però si els usuaris no fan servir el vostre producte o el programari ràpidament no funciona, o els clients no estan tan sorpresos com ho són, el vostre projecte ha estat una pèrdua de temps.
Els equips de projectes més reeixits asseguren que saben quins són els resultats empresarials als quals estan destinats. Construeixen una solució que ofereix aquest canvi empresarial d'una manera sostenible. El que ofereixen quan finalitza el projecte s'utilitza completament i és totalment adoptat pel client. És un èxit perquè s'ha construït per ser un èxit des del principi.
La comprensió dels objectius empresarials és un criteri clau per a qualsevol gestor de projectes que vulgui impactar als clients i als grups d'interès. Si podeu demostrar que heu lliurat alguna cosa de valor, és fàcil demostrar l'impacte que té i el valor que us proporciona a l'empresa.
Feu-vos un costum de preguntar als vostres grups d'interès quins són els valors comercials que esperen i com volen utilitzar el que sigui que el vostre projecte els proporcioni. Parleu amb ells sobre com defineixen l'èxit. Podeu fer-ho en un procés repetible al començament de cada projecte.
Quants hàbits d'èxit tenen?
Després d'haver llegit la llista, quants d'aquests hàbits ja teniu? Probablement hi hagi coses aquí i altres que sàpigues que hauria de fer més esforç per fer-ho amb regularitat. La bona notícia és que crear un nou hàbit és relativament fàcil si està compromès a fer-ho. Aviat aquestes coses seran de segona naturalesa, i estaràs bé en el camí de ser un dels directors de projectes més exitosos de la teva empresa.
A quins començareu a treballar i construiràs la teva rutina setmanal?
Per llegir més
Recomano llegir The Power of Habit de Charles Duhig.