Veurem les cinc coses que cal fer per crear un pressupost bàsic de projecte.
Utilitzeu la vostra llista de tasques
En primer lloc, porteu la vostra llista de tasques del projecte. També és possible que tingueu una estructura de desglossament del treball, i si teniu una, el millor és utilitzar-la. Però farà una llista de tasques sempre que cobreixi exhaustivament tot allò que necessiteu fer al projecte.
Si no teniu una llista de tasques, és hora de crear-ne una. Escriviu tot el que heu de fer i les coses que heu de construir, completar o completar abans de completar el projecte. No ha d'estar en un ordre determinat, però cal incloure-ho tot.
Finalment, en aquest pas, torneu a pensar idees amb l' equip del vostre projecte , ja que és obligatori que us oblideu. Molts caps són millors que un!
Estimació de cada component
Ara passeu per la vostra llista i feu el treball de cada article. Per exemple, una tasca que diu "configurar reunions per discutir requisits" podria implicar l'adquisició i la contractació, les sales de reunions o la compra de qualsevol dels recursos que necessiteu com a projector o bolígrafs.
Hi ha un cost relacionat amb això, així que obteniu pressupostos per a la vostra habitació i l'altre equip i anoteu-lo.
Feu això per tot a la llista de tasques, de manera que acabeu amb un preu contra cada element. És possible que algunes tasques del projecte no tinguin un preu associat, i això està bé.
Afegiu estimacions junts
A continuació, afegiu totes les vostres estimacions.
És més fàcil fer-ho si feu una llista d'elements d'un full de càlcul, afegiu-hi els costos a la columna següent i, a continuació, completa la columna a la part inferior. Deixeu que el full de càlcul faci les matemàtiques per a vosaltres! Es converteix en el vostre full de càlcul del pressupost.
És una bona idea agrupar els vostres costos en categories també, de manera que podeu veure fàcilment on va el gruix dels diners. Utilitzeu categories com "Project Start Up", "Infraestructura" o "Formació": trieu agrupacions que signifiquen alguna cosa en el context del projecte.
Afegiu contingències i impostos
Seria genial que tinguessis una bola de vidre i que podria predir aquests costos amb un 100% de precisió, però probablement no et sentis segur en la teva habilitat per fer-ho. És on entra la contingència. Es tracta d'un fons de diners basat en la confiança que sent que vostè té les estimacions correctes. No es refereix a cap tasca particular. Es tracta d'un «test d'emergència» general en cas que tinguis alguna cosa malament o que deixeu alguna cosa per error.
Si no sabeu quanta quantitat de contingència voleu afegir, aneu al 10% del total que heu creat al pas 3. És un guesstimate no científic que molts administradors de projectes usen i us donen una mica de amortiment en el vostre pressupost en cas que Ho necessites.
Afegiu una línia al vostre full de càlcul del pressupost a la part inferior que diu "Contingència" i especifica el percentatge que heu utilitzat.
No oblideu afegir cap impost de vendes ni altres impostos que ja no s'incloguin explícitament a les vostres estimacions de línia de comanda individuals.
Afegiu-ho tot i aquesta és la vostra quantitat de pressupost final.
Obteniu l'aprovació
L'últim que cal fer és aconseguir que el vostre administrador o patrocinador del projecte aprovi el vostre pressupost. Parli'ls sobre com ho fas junts i quins elements componen el pressupost general.
Això és! El pressupost de projectes és una habilitat bàsica de gestió de projectes , i aquesta guia us ajudarà a començar a crear un pressupost de projecte.