Realitzeu un registre de riscos de projecte que tothom pugui utilitzar fàcilment
Amb quina freqüència heu vist un registre de riscos en el sistema de fitxers? Es creen a l'inici d'un projecte i, a continuació, s'obliden, amb rapidesa en actualitzar-se.
Tots sabem que una bona gestió del risc requereix regularment identificar nous riscos, així com revisar els riscos existents i les activitats de mitigació de la planificació. Llavors, com podem fer que això sigui més probable?
01 Bon disseny de registre de riscos
Una manera de fomentar la participació en la gestió de riscos és un bon disseny de registres de riscos. Un registre ben dissenyat comunicarà ràpidament el nivell global de risc del projecte a vostè i als altres membres del projecte.
Ha de permetre als usuaris accedir fàcilment a més detalls sobre els riscos individuals quan això sigui necessari. Això, al seu torn, hauria d'estimular a tothom a pensar en termes de riscos, detectar nous a mesura que sorgeixin i controlar i prendre mesures per mitigar els riscos existents.
02 Incloeu els camps correctes
Com a mínim, el registre de riscos hauria d'incloure:
- Un identificador únic per a cada risc
- Una descripció del risc, incloent la causa, l'esdeveniment de risc i l'efecte, com ara "A causa de la forta pluja, hi ha una amenaça d'inundacions que inundarien els cultius".
- Accions de resposta al risc
- Propietari del risc
03 Mesures addicionals
És possible que vulgueu incloure mesures quantitatives de probabilitat, impacte i risc global, i valors residuals després de la mitigació de projectes més arriscats.
Els camps numèrics i els camps que es calculen automàticament poden ser útils si utilitzeu una tècnica d'avaluació de riscos com el mètode Monte Carlo o el valor monetari esperat. Altres camps útils inclouen dates clau, categoria de risc, categoria de resposta al risc, proximitat, costos de mitigació i estat.
No hi ha cap límit a la quantitat de camps que podeu incloure, però només s'han de mostrar els camps clau a la vista de llista de tots els riscos. En cas contrari, la vista de la llista es pot veure inundada amb massa detall. Idealment, els espectadors passen a la vista de detall que mostra tots els camps d'aquest risc en particular quan fan clic a l'entrada de risc a la vista de llista.
04 Una altra opció
És possible que vulgueu crear una base de dades de registre de riscos per a cada projecte, de manera que no estigui restringit a un conjunt estàndard de camps. Tot i que un full de càlcul us pot ajudar a fer el seguiment dels vostres projectes, especialment projectes més petits, una base de dades real pot ser millor, com ara els que podeu crear a Kahootz o Podio. Faciliten l'agregació de documents i grans quantitats de text quan sigui necessari.
05 Llums de trànsit
És difícil superar el sistema de semàfors d'impacte visual. Els usuaris saben intuïtivament que el vermell significa un alt risc, que ambre significa un risc mitjà i que el verd és de baix risc. Això proporciona indicacions visuals ràpides als lectors per ajudar-los a comprendre'ls.
06 Funcions de seguretat
És possible que vulgueu fomentar la participació permetent que tots els membres de l'equip del projecte i potser alguns grups d'interès vegin el registre de riscos. Tanmateix, hauríeu d'establir els drets d'accés dels usuaris per al vostre registre, de manera que només alguns rols del projecte, com ara el Gestor de projectes , el suport del projecte o els propietaris de riscos, poden editar-lo. Podeu crear un seguiment d'auditoria de qui va canviar el que i quan.
07 Perfil de risc resumit
Els membres de l'equip de projectes sènior i els grups d'interès, com el tauler de projecte i la gestió de programes corporatius / programes, poden no tenir temps per digerir la vista de llista de tots els riscos. Per a ells, un perfil de risc resum proporciona una imatge del risc agregat presentat pel projecte a simple vista. Il·lustra la quantitat de riscos a cada nivell de probabilitat i impacte.
08 Tot sobre la comunicació
Recordeu que no es tracta només de llistar els riscs i les accions de mitigació quan esteu dissenyant un registre de riscos de projecte. L'objectiu és comunicar i implicar els seus companys en la gestió del risc. El vostre disseny hauria de reflectir aquest objectiu amb diferents punts de vista per a diferents públics. Un registre de risc ben dissenyat pot millorar la gestió del risc en el seu projecte d'aquesta manera.