5 maneres de distingir el treball del projecte i el treball habitual
Quan parlo amb la gent en equip, sovint em diuen que no estan segurs si estan treballant en un projecte o "simplement" fent un negoci com a funció habitual. Les dues funcions es requereixen en una organització i són igualment vàlides, però pot ajudar a entendre el que està treballant perquè pugui veure millor on es troba l'organització en general.
Anem a aclarir la diferència perquè confieu en què és un projecte i quina part del negoci és habitual. Hi ha cinc diferències principals entre el treball del projecte i el negoci com el treball habitual. Sovint veuràs "negocis com és habitual" abreujat com BAU.
Els projectes canvien el negoci; BAU identifica el canvi
En primer lloc, hi ha una diferència en el maneig del canvi.
Les operacions comercials com sempre fan funcionar el negoci. Mantenen encès les llums. Serveixen als clients i arriben als objectius. Els equips BAU també són els primers a saber quan els processos empresarials existents no funcionen i ja no són aptes. Quan això passa, els equips BAU són els que identifiquen la necessitat del canvi.
Un administrador, com a part d'una revisió estratègica, pot suggerir quins canvis cal fer per a aquesta divisió o unitat de negoci per assolir els seus objectius. O, una espurna lluminosa en un departament podria presentar un suggeriment per al canvi a través d'un esquema de suggeriments dels empleats.
A l'altre extrem de l'espectre, és possible que tingueu un cas de negocis complet produït per un administrador principal per proporcionar els canvis necessaris per ajudar a la seva divisió a assolir els seus objectius per a l'any.
No és simplement racionalitzar els processos empresarials. Els que treballen en els rols de BAU també poden adonar-se que el canvi és essencial a causa dels canvis en el marc normatiu o com a part de la situació competitiva de l'organització.
El personal de Frontline treballa per oferir una estratègia i saben el que volen ser diferents per arribar-hi.
Els projectes són el mecanisme per implementar aquest canvi. Els projectes realitzen canvis a través de les funcions de BAU mitjançant la gestió de projectes. Aclarirem quina és la gestió del projecte més. L'organització del projecte treballa a oferir el canvi que els equips de BAU han identificat. Això ocorre una vegada que ha passat per un procés d'aprovació del projecte que normalment és un cas empresarial i aprovació de la direcció superior.
Això no vol dir que les persones que tinguin un paper del projecte mai no puguin suggerir millores per a la pràctica comercial, sinó que ho faran sota el seu paper de treballador i no com a part del seu paper de projecte.
Aquesta divisió, que també escoltarà resumida com "canviar l'empresa, dirigir el negoci", es nota també al final dels projectes. El canvi que implementa un projecte és proporcionar una sortida. Això podria ser una peça de programari nou, un edifici, un nou servei o una altra cosa. L'equip BAU és l'encarregat de prendre-ho i fer-ne un bon ús per oferir beneficis comercials. En altres paraules, el projecte ofereix la capacitat d'obtenir beneficis, i les operacions de BAU utilitzen aquesta capacitat per obtenir els beneficis.
Projectes Administrar risc; BAU mitiga el risc
Pel que fa a les funcions comercials com a habituals per ser eficaç, trobareu que els equips de BAU busquen mitigar tot el risc per a les operacions. Tenir la incertesa fora dels negocis per aconseguir una millor estabilitat de l'organització i processos repetibles és una bona cosa.
Per la seva pròpia naturalesa de ser únics i incerts, els projectes requereixen un element de risc. L'empresa està fent un salt al desconegut només fent un projecte, ja que introdueix canvis i lliura alguna cosa que no hi era abans.
Els equips de projecte, per tant, s'apropen al risc de manera diferent al costat de l'organització de BAU. Els administradors de projectes busquen gestionar el risc, tant positiu com negatiu , per obtenir els millors resultats. Això podria incloure la mitigació del risc per intentar limitar la probabilitat que això succeeixi, però també inclou altres estratègies de gestió del risc.
És poc probable que mai extingiu el risc d'un projecte, però és possible que ho pugueu fer per motius operatius bons per al vostre treball de BAU.
Els projectes tenen límit de temps; BAU està en curs
Els projectes tenen un inici, un mig i un final. Aquest és el cicle de vida del projecte . De fet, la característica més definitiva d'un projecte és que acaba. El responsable del projecte i l'equip del projecte treballen en aquest projecte durant aquest temps. A continuació, l'equip es dissol durant el lliurament i la fase final al final.
BAU no s'atura. Per descomptat, podeu tancar una funció o aturar un procés si ja no és necessari per a l'empresa, tot i que es gestionarà com a projecte! Una funció BAU produeix treballs en curs sense data de finalització previsible.
Els projectes es poden capitalitzar; BAU sovint no pot ser
Els projectes es poden capitalitzar i, amb freqüència, BAU no pot ser: confia en les despeses d'explotació del vostre negoci continu com és habitual. En altres paraules, els tractaments comptables per a projectes i altres tasques són diferents.
El finançament del projecte es refereix sovint a posar en marxa un actiu, és a dir, els costos es poden capitalitzar. En alguns casos, depenent d'on es trobi al món i la seva normativa de comptabilitat local, fins i tot es poden assumir els costos del projecte per sota de la línia.
Els costos de BAU normalment es consideren opex (despeses d'explotació) i es fan un seguiment dels comptes de pèrdues i guanys de l'empresa.
El finançament de projectes i el finançament empresarial, en general, és una àrea molt especialitzada, per tant, sempre és aconsellable obtenir assessorament dels seus experts en finances abans de formular judicis sobre el que hauria d'o no ser capitalitzat a la vostra organització. Les regles de comptabilitat difereixen de país a país, i fins i tot d'organització a organització, on les empreses individuals tenen processos particulars i maneres de fer les coses.
En cas de dubte, comproveu sempre!
Els projectes inclouen equips creuats funcionals; BAU implica equips funcionals
Finalment, hi ha una gran diferència en la composició dels equips de projecte. Els projectes tendeixen a involucrar equips multidisciplinaris d'experts reunits per oferir un resultat concret. Saber motivar un equip de projecte és important perquè, de vegades, els projectes comencen sense que l'objectiu sigui comunicat a tothom. Si la gent no té una comprensió clara del que estan treballant, llavors tendeixen a no fer el seu millor treball.
Els equips de projecte estan formats per persones que compleixen funcions particulars. Aquests no són títols de feina, sinó posicions dins del projecte amb diferents responsabilitats. Els rols principals en un equip de projecte són:
- Patrocinador del projecte
- Responsable de projecte
- Proveïdor sènior (l'organització responsable de fer el treball, que podria ser un equip intern com el de TI o un contractista o proveïdor extern)
- Client (aquest podria ser un client intern, com un administrador de departament diferent o, en una organització de serveis al client, el client per qui està entregant el projecte)
- Experts en matèria de matèria (persones que van portar a l'equip durant la durada del projecte o part d'ell que utilitzen la seva experiència per contribuir a l'èxit del projecte).
Obteniu més informació sobre els rols d'un equip de projecte .
El treball de BAU, d'altra banda, està gestionat per equips funcionals. Són experts per dret propi, però agrupats com una divisió i normalment amb superposicions creuades a altres departaments que els equips de projecte.
Normalment, és clar el que se suposa que estan treballant i els objectius de l'equip. Tindran objectius clars i una visió del paper que el departament juga a l'empresa. Un exemple seria un equip de serveis al client que treballa com a part d'una divisió de serveis al client més gran que maneja trucades i correus electrònics de clients sobre el vostre producte.
És complicat: hi ha superposició. Per exemple, un equip líder en aquest centre d'atenció al client és un especialista en el seu camp. Poden ser secundats per un equip de projecte per gestionar un paquet de treball i els recursos relacionats amb el lliurament de part d'un projecte relacionat amb el contacte amb el client. Però en el seu treball de projecte, estan assumint el paper de Subject matter Expert, no líder de l'equip d'atenció al client. Com a membre del projecte, seran responsables de la seva part del pressupost del projecte i tindran una gran discreció sobre com es duu a terme el treball per assolir els objectius finals. Podrien no tenir això en el seu paper BAU.
El conflicte entre BAU i Projectes
El treball del projecte i el treball de BAU poden estar molt bé, però, sovint, hi ha una tensió. Succeeix perquè els projectes intenten canviar l'statu quo. El status quo funciona molt bé, i la gent no, en la seva major part, com el canvi, de manera que sempre hi haurà una mica de tensió.
En segon lloc, quan es demana a les persones que s'uneixin al seu equip de projecte, poden patir un conflicte de lleialtat. És la primera responsabilitat de la feina del dia o del projecte? Els objectius clars i un fort compromís amb el projecte de la direcció poden ajudar aquí, així com mantenir obertes les línies de comunicació perquè sàpiguen què hauria de ser l'empresa i les prioritats de l'equip.
En tercer lloc, mantenir el negoci en funcionament és sempre la prioritat. Té una implicació per als equips de projectes que poden veure reduir el seu finançament, els recursos clau retornats als rols de BAU i els terminis retardats perquè el treball que cal fer per mantenir les operacions quotidianes de l'organització en marxa està enfocant.
Els directors de projectes es poden frustrar amb això, però sempre serà així, i ha de ser. No hi ha cap intenció de lliurar un projecte fantàstic si la companyia ha tret bust mentre tant no hi ha ningú per utilitzar el que heu construït.
Tenint en compte aquestes orientacions, hauria de ser fàcil veure si està treballant en projectes o BAU o ambdós.