Per fer un seguiment dels avenços en el camí i garantir que s'aconsegueixen els resultats principals d'acord amb el calendari, els administradors de projectes utilitzen fites.
La definició d'una fita del projecte és una tasca amb una durada de zero que significa un assoliment en el projecte.
S'utilitzen com a forma de mostrar el moviment i el progrés cap endavant i mostrar a la gent el que està passant, fins i tot si no tenen un coneixement detallat de les tasques que hi intervenen. En aquest sentit, són molt útils per a la comunicació dels interessats i establir expectatives.
Quan s'utilitzen els fites del projecte
Els fites en la gestió de projectes s'utilitzen per marcar:
- L'inici de fases significatives de treball
- Finalització de fases significatives de treball
- Per marcar el termini per a alguna cosa
- Per mostrar quan s'està prenent una decisió important.
I altres punts fixos en el temps que necessiten cridar-vos específicament perquè els fites són una bona manera de seguir el vostre projecte.
Com és freqüent posar fites al vostre pla
Em va informar en un curs de formació per posar fites en el seu pla una vegada al mes. Això està bé i una bona regla general, però cal utilitzar el vostre judici professional. Alguns mesos podrien tenir molta activitat, amb reunions importants marcades com fites, decisions preses i tancament d'una fase i inici d'una altra.
En altres mesos, podeu estar centrats en l'execució i hi ha molt poc, en tot cas, que pugueu penjar un fita.
Dit això, per als propòsits d'informació, és útil crear un motiu per tenir una fita com a mínim una vegada en cada cicle de l'informe, i anem a parlar més sobre fites i la comunicació en un poc.
Com es representen els fets al vostre gràfic Gantt
Els fites són un dels components d'un gràfic de Gantt i es mostren a la taula com un diamant. No es mostren com una tasca normal perquè tenen una durada de zero: en altres paraules, no es prenen cap moment. Per tal de planificar un diagrama de Gantt, només passen!
Si no utilitzeu gràfics de Gantt, podeu seguir utilitzant fites. Aquí hi ha 5 alternatives als diagrames de Gantt : encara podeu incorporar fites al vostre pla amb aquests.
Si voleu estar personalment organitzat i el vostre programari de gestió de projectes no està totalment integrat al vostre calendari, podeu copiar i enganxar les dates clau al vostre diari. Depenent de com t'agradi treballar, això pot ser un consell útil per recordar-vos el que hauria de venir!
Com esmenten els fites
Els fites haurien de tenir una descripció clara del calendari del projecte, però no un que impliqui que són una tasca. Per tant, no s'hauria d'anomenar "Aconseguir un acord per passar a la Fase 2", sinó que comença la "Fase 2". Si voleu reflectir l'esforç d'aconseguir l'acord per passar a la Fase 2, afegiu una tasca just abans que això ho digui.
Els fites haurien de descriure el punt en què representen així:
- S'ha completat la fase d'assaig
- S'ha aprovat el PID
- Contractat signat
- Reunió del personal de l'Ajuntament
Molts directors de projecte decideixen numerar els fites per facilitar la seva referència. Si utilitzeu una estructura de desglossament de treball podeu utilitzar la numeració des d'aquesta. En cas contrari, està bé utilitzar M1, M2 i així successivament per deixar en clar què es refereix. Una estructura de nomenclatura clara esdevé més important com més fites té, així que penseu en com ho farà si el vostre projecte es fa durant diversos mesos.
Com es van tancar els fites
Els fites formen part del calendari del projecte, de manera que, quan la vostra programació estigui basada en la base, hauríeu de tenir en compte que els vostres fites s'han tancat.
Si necessiteu canviar les dates dels fites, hauríeu d'utilitzar el procediment de control de canvis estàndard per fer ajustos al vostre pla. Això podria ser tan senzill com xerrar al vostre patrocinador del projecte i fer-los saber per què han de canviar les dates, o tan formal com preparar un nou horari recomanat i portar-lo a un comitè de planificació que hagi ratificat.
El millor és saber quina serà la vostra signatura de procés de finalització, si s'escau, abans de necessitar-la, de manera que no perdreu temps quan hàgiu de fer un canvi.
Utilitzant fites per a la comunicació
Els fites són útils per a la comunicació i l'informe perquè representen els punts mínims de control del pla. En altres paraules, si va treure totes les altres tasques, encara podia veure què està passant i mantenir el projecte avançant amb només els fites.
Heu de poder treure els fites i posar-los en un tauler o informe del projecte . Hauran de dir la història del projecte amb prou detall per satisfer les persones a les quals està informant, normalment el patrocinador del projecte o un altre grup executiu, com ara el grup de direcció (o el tauler del projecte ). Cada mes, o a la freqüència d'informes que utilitza, podeu mostrar quines fites s'han aconseguit.
Informar contra fites és bastant senzill i sovint es fa com una taula. Enumereu la descripció de la fita, la data en què va venir i, a continuació, la nova data prevista. Quan s'aconsegueixi la fita i es pot marcar com a completa, també s'hi afegeix aquesta data. Tant de bo, serà igual que la data prevista, però els projectes no sempre funcionen així.
Una taula com aquesta fa obvi el que s'ha completat i el que destaca. Podreu planificar la resposta a la pregunta: "Per què no vam fer front a aquesta fita?" Abans d'anar a trobar-se amb el vostre patrocinador o enviar-ne l'informe.
Quan el vostre pla de projecte sigui molt llarg i tinguis moltes fites, és més fàcil deixar els fites complets cada cicle d'informes. Només informeu sobre els fites que s'aproximaran o es completaran aquest mes: el mes que ve, reprengui tot el que s'hagi completat el mes passat, de manera que no s'afegeixi constantment a la durada de l'informe al dir-li a la gent sobre el treball que ja saben que ha acabat.
Els fites són una eina de gestió de projectes realment útil per planificar, programar i informar i són fàcils d'usar. Poseu-vos algun en el vostre pròxim pla de projecte, feu un seguiment d'ells i us trobarà coneixent quina freqüència funciona millor per a vosaltres.
Igual que amb tot en la gestió de projectes, utilitzeu-los de manera flexible per oferir el resultat que desitgeu, utilitzant aquests consells i directrius per informar les vostres pròpies decisions.