Una guia senzilla per seguir
El pla de gestió del projecte és en realitat un terme genèric per a tots els subprovisos que es produirà per al projecte. Podem definir el pla de gestió del projecte com tot el que es contempla en aquests plans:
- Pla de gestió de requisits
- Pla de gestió d'abast
- Programa de gestió del pla
- Pla de gestió de la qualitat, si teniu un
- Pla de gestió de costos
- Pla de gestió del risc (que hauria de fer referència al vostre registre de risc )
- Canvi del pla de gestió
- Pla de gestió d'adquisicions, si necessiteu un per al projecte
- Pla de gestió de configuració, de nou, només si teniu intenció d'escriure-ne una: no us sembla que sigui necessari en el vostre projecte
- Pla de gestió de recursos humans
El pla de gestió del projecte també inclou informació important sobre les línies de base del projecte, especialment per a l'abast i el calendari. Això us proporciona una línia a la sorra que podeu tornar a consultar perquè pugueu veure fàcilment què ha canviat quan finalment es tanca el projecte i es compara el rendiment planificat amb el rendiment real.
Dit això, el pla de gestió del projecte existeix com un document per si mateix. A continuació s'inclou el que s'ha d'incloure i com fer referència a aquestes altres seccions.
Com escriure el document del pla de gestió del projecte
Comença el document amb el nom del projecte i la data.
Utilitzeu una plantilla des de l'Oficina de gestió de projectes si teniu una, per estalviar-vos de començar des de zero.
A continuació, incloeu aquestes seccions:
Llindars i línies de base: explica com es gestionaran les línies de base per a les àrees de programació, abast, cost i qualitat del projecte. Indiqueu quines seran les variances acceptables per al pla (per exemple, +/- 10 per cent) i el que farà si es veu que es violen.
És possible que ja hàgiu documentat aquests documents a la vostra Carta del projecte .
Governança: indiqueu quines revisions del projecte, revisions d'experts i altres mesures de govern aplicareu a mesura que passi pel cicle de vida de la gestió del projecte. Com a mínim, haureu d'incloure el signe formal al final de cada fase. Aquest és un dels rols del patrocinador del projecte. També podeu posar en detall les revisions de qualitat que mantindreu si és apropiat per al vostre projecte.
Decisions de la metodologia: aquest és un bon lloc per escriure quins bits de la metodologia de gestió de projectes que heu decidit no fer perquè no és rellevant. Per exemple, podeu adonar-vos que no feu un pla de gestió de compres perquè no cal contractar el vostre projecte.
Qualsevol cosa més: no es limiten a aquests encapçalaments. Inclogui qualsevol altra cosa que cregui que pugui ser rellevant per a la planificació del projecte, com ara enllaços a altres projectes de l'empresa, factors externs que poden afectar la planificació que voleu portar a l'atenció d'algú, etc.
Els plans subsidiaris
Si fusioneu tots els vostres documents de projecte en un, serà un gran pla de gestió de projectes. El millor és incloure enllaços (o, almenys, una descripció d'on es troba el document) en aquest document.
Aleshores, si algú vol anar i llegir-lo, ho pot trobar, sense que el vostre pla de gestió de projectes esdevingui tan aclaparantment llarg i que ningú no l'examini.
No us oblideu d'enllaçar a les línies de base també. Per a la línia de base de l'horari del projecte, deseu una versió del vostre pla i enllaci-hi. Per obtenir el cost inicial, deseu una versió de la vostra planificació del pressupost a partir d'avui i enllaci-hi. Aquests documents són documents vius i canviaran a mesura que avanci el projecte, però conservareu els fitxers originals perquè pugueu mirar cap enrere i fer la comparació.
Finalment, afegiu el control de la versió al vostre pla de gestió de projectes, de manera que si necessiteu actualitzar-lo, podreu veure fàcilment si esteu treballant en la còpia més recent.