Risc
"Risc" és un terme que es relaciona amb el que pot passar malament amb el vostre projecte. Per exemple, si esteu construint un nou bloc d'oficines, el preu de l'acer pot augmentar, i això podria afectar el vostre pressupost. Però podria no pujar. De la mateixa manera, si teniu previst allotjar el vostre pícnic corporatiu anual a l'exterior, podria ser un bon temps, però podria ploure. En resum, un risc és una cosa que encara no ha succeït.
És important saber quins riscos envolten el vostre projecte perquè llavors podeu planificar-los. Podeu posar en marxa el pla "Pla B" o els plans de contingència per evitar el risc que passi en primer lloc. Amb el preu de l'acer i el clima, no hi ha molt que es pugui fer per evitar que passin, però podeu fer plans en cas que ho facin. Per exemple, podeu contractar una carpa o una bossa de paraigües, de manera que si fa pluja al dia de pícnic, la gent encara pot passar-ho bé.
Assumpte
Els membres de l'equip del projecte confonen sovint problemes i riscos, i és important com a gestor de projectes per assegurar-vos que estigueu parlant d'aquests temes de manera adequada. Un risc és una cosa que encara no ha succeït, mentre que un problema és quelcom que ha passat. Els problemes són només problemes als quals s'enfronta l'equip del projecte.
És possible que ho hagi vist venir (i manejar-lo com un risc per començar) o pot ser completament inesperat. De qualsevol manera, ha passat ara i has de fer alguna cosa al respecte.
Fita
Els fites són punts en el temps que marquen moments clau durant el projecte. Sovint s'utilitzen per:
- Inici d'una fase
- Fi d'una fase
- Final d'un treball principal o una gran tasca
- Observant una determinada data límit fix
- Dates immobles en el pla
Penseu en els fites com el tipus de data que voleu escriure al vostre calendari a casa, els grans moments importants d'un projecte com ara acabar les proves o la festa de llançament. Els fites són un dels nou components d'un gràfic de Gantt , de manera que els veureu en els horaris del vostre projecte que es mostren com a diamants.
Patrocinador
El patrocinador del projecte es troba a la Junta del projecte . Són la persona 'propietària' del projecte i reben els beneficis. Per exemple, si feu servir un nou sistema de TI per a l'equip de fàbrica que utilitzeu, el Director General de la Fàbrica seria el patrocinador del projecte. L'equip de TI formaria part de l'equip del projecte, però no tindrien un paper patrocinador. El patrocinador del projecte és la persona a qui podeu dirigir-vos quan necessiteu una adreça d'alta direcció. Això podria ser per tal de:
- Desbloqueja un problema
- Trobeu alguns recursos
- Aprova el pressupost
- Prendre decisions
- Accepteu l'especificació final
Etcètera. El director del projecte informa efectivament al patrocinador durant la durada del projecte, tant pel que fa a l'estructura de gestió de línia com a informes setmanals o mensuals (o en temps real) del projecte.
Part interessada
Els interessats són les altres persones implicades i afectades pel vostre projecte. Alguns projectes comptaran amb grups de gran interès, que abasten tots els departaments de l'organització. Altres tindran un abast més limitat. Alguns grups d'interès estan fora de la vostra organització, com ara el govern o els organismes reguladors.
També han de mantenir-se informats amb notícies rellevants. La majoria dels grups d'interès seran solidaris (o ambivalents) als canvis produïts pel vostre projecte, però no tots seran!
Trobareu els grups d'interès que no vulguin donar la benvinguda al vostre projecte amb els braços oberts.