Aquest article examina l'àrea de coneixement de gestió del temps del projecte des d'una guia per al cos de gestió del projecte de coneixement (Guia PMBOK®) - Cinquena edició. Hi ha altres formes d'observar la programació del projecte, però si esteu treballant per a la vostra certificació PMP®, l'enfocament de la Guia PMBOK® és el següent i també és una bona pràctica per a tots els administradors de projectes.
Processos de gestió del temps del projecte
La gestió del temps del projecte a la Guia PMBOK® es compon de 7 processos. Els processos de gestió del temps del projecte són:
- Gestió d'horaris del pla
- Definir activitats
- Activitats de seqüència
- Estimar els recursos d'activitat
- Estimar les durades de l'activitat
- Desenvolupar el calendari
- Control schedule.
Anem a aprofundir en cadascun d'ells.
Procés de gestió del calendari del pla
Aquest pas consisteix a establir totes les polítiques, els procediments i la documentació necessaris per gestionar el calendari del seu projecte des del primer pla, el desenvolupament continu, l'execució i el control del calendari.
El resultat de fer aquesta planificació és produir un pla de gestió d'horaris. Tanmateix, a la vida real, probablement no tindreu un pla diferent per gestionar el vostre calendari. Gran part del que treballa aquí acabarà en el seu pla de gestió de projectes (descobreix com escriure aquí un pla de gestió de projectes ) i això és perfectament adequat.
Defineix el procés d'activitats
Aquest procés identifica i documenta el que necessita fer per produir els resultats del projecte. En altres paraules, identifica les tasques del projecte. Utilitzarà la declaració d'abast que heu configurat durant les activitats d'administració d'abast per ajudar-vos a dividir el treball en tasques individuals.
La sortida principal del treball a través d'això és que acabareu amb una llista definida de tasques del projecte. Això és útil, ja que és l'entrada principal del proper procés.
Procés d'Activitats de Seqüència
Usant la vostra llista de tasques, ara heu de posar-les en l'ordre correcte. Al final d'aquest procés, tindreu una visió de les relacions entre les tasques del projecte. Aquest procés us ajuda a posar el vostre projecte en l'ordre correcte perquè pugueu fer un ús eficient dels recursos del projecte i lliurar el més aviat possible.
La Guia PMBOK® parla sobre la producció d'un diagrama de xarxa com a resultat d'aquest procés, però això rarament és necessari i, sens dubte, res que hagi de fer a mà. Si voleu fer un diagrama de xarxa per algun motiu, utilitzeu el vostre programari de gestió de projectes per fer-ho. En definitiva, però, una llista de dependències i possibles dates d'inici i finalització de les tasques serà tan bona com menys de temps.
Estimar el procés de recursos de l'activitat
Quan sàpigues què faràs, el següent pas és determinar quins recursos necessites per aconseguir-ho. El procés d'estimació de recursos d'activitat ajuda amb això. En aquest procés, esbrinarà quins recursos humans, equips i subministraments necessiteu, a més de la quantitat que necessiteu de cadascun.
Estimar el procés de durada de l'activitat
Aquest pas és on el treball dur de calcular quant temps trigarà cada tasca. Durant aquest procés, esbrinarà quant de temps trigarà a fer cada activitat, utilitzant els recursos que ha identificat.
No oblideu tenir en compte la disponibilitat de recursos i les vacances amb la durada de la vostra activitat. Només perquè una tasca només triga 8 hores no significa que acabi el matí.
Desenvolupar el procés de programació
Finalment, ara podeu configurar el calendari del vostre projecte. Amb tota la informació recollida dels processos anteriors, hauria de ser fàcil.
El desenvolupament del calendari és un dels processos més complicats de la Guia PMBOK®. Hi ha 13 entrades (tot més amunt, més riscos, abast i elements relacionats amb el context del projecte). El calendari en si només és un dels resultats, però els altres són (a la meva manera de veure) menys importants.
Després de tot, heu superat tot això per obtenir l'agenda que és un document crític per gestionar el rendiment del vostre projecte.
El vostre horari no ha de ser un gràfic Gantt. Aquí hi ha 5 alternatives als diagrames de Gantt que podeu considerar.
Procés de calendari de control
Finalment, el procés de Control Schedule us proporciona les eines que necessiteu per monitoritzar i actualitzar el calendari del vostre projecte, assegurant-vos que els canvis es gestionin de forma adequada i que mantingueu el control dels temps del vostre projecte.
La preparació del calendari del projecte i el seguiment posterior són peces de treball grans, però val la pena saber que teniu un calendari en què podeu estar segur.