En aquest article, explorem els reptes dels equips de projectes de baix rendiment, així com els enfocaments que els principals líders d'equip i els directors de projectes utilitzen per anar més enllà de les etapes de formació i de tempestat de Tuckman a un que posa èmfasi en la realització.
Advertiment just: no hi ha una llista màgica de " fer aquestes coses i un gran equip sortirà. "Aquest és un treball dur que requereix l'aplicació de la ciència darrere del rendiment del grup i l'art de dirigir els altres.
Cinc faltes comuns d'equips de projectes que lluiten
Dediqueu temps a observar i treballar amb equips de projectes que lluiten i veureu moltes àrees on la comunicació es descompon i el rendiment pateix. Cava sota la superfície a la recerca de causes bàsiques de baix rendiment, i aquestes cinc qüestions comunes apareixen invariablement.
1. No hi ha cap objectiu clar i galvanitzat . Els participants de l'equip no saben la importància del projecte i la seva connexió amb el client o organització. Per projectar membres de l'equip, això és "només un altre projecte".
2. El client no té seient a la taula. La manca de claredat que envolta el client dóna lloc a un entorn de projecte de boira on els membres de l'equip es mouen i surten de tot, des dels requisits fins als terminis i els costos.
3. La gestió del projecte està present, però el lideratge del projecte falta en acció. Els valors són vagues o inexistents. La responsabilitat i la rendició de comptes no estan ben establertes. Les eines i les plantilles hi són, però no es troben les habilitats blaves.
4. Rols mal definits i poc clars. El rendiment es veu afectat quan la gent no comprèn els seus propis papers o els rols que juguen els membres de l'equip.
5. Massa projectes perseguint massa recursos. En les organitzacions actuals d'estil de gestió de matrius , els membres de l'equip sovint es distribueixen en múltiples iniciatives. Quan els projectes proliferen com els conills que es reprodueixen, els membres de l'equip hipotecari lluiten per centrar-se i fer el millor treball.
Vuit accions que cal portar per crear un equip de projectes d'alt rendiment:
Si bé seria bo creure que hi ha una simple llista de verificació a seguir per construir un equip d'alt rendiment, la vida, els projectes i la gent no són tan fàcils. Els suggeriments següents són més "condicions mínimes requerides per a l'èxit" que "fer-ho i tot funcionarà". Recordeu que crear grans equips és una combinació de la ciència de la psicologia humana i la neurociència i l'art del lideratge. Utilitzeu les idees de bona salut com a base per al vostre propi desenvolupament d'equips d'alt rendiment.
1. Converteix el projecte en una recerca èpica. Feu una lliçó de gestió del món dels videojocs i assegureu-vos que els membres de l'equip estiguin conscients de la naturalesa de la seva missió i la seva importància per al client (s), l'organització i el seu desenvolupament com a professionals. Tots els projectes haurien de ser vistos pels membres de l'equip com una oportunitat per fer un nivell de nivell, tant aplicant les seves habilitats com desenvolupant i aprenent noves habilitats.
Amb la creativitat, fins i tot les iniciatives més petites es poden ubicar com a part d'una recerca més àmplia.
2. Reconèixer i aprofitar el model SCARF del món de la neurociència. Aquest acrònim representa: estatus, seguretat, autonomia, relació i equitat. Tot el que fa a l'estructura i la gestió de l'equip ha de reforçar aquests problemes personals crítics per a cada membre de l'equip. El líder efectiu del projecte presta una atenció acurada a aquests atributs i estructura les seves conductes per reforçar els positius per a cada individu en l'equip del projecte.
3. Pren una important lliçó de lideratge a partir de la recerca de liderar en situacions perilloses . Els membres de l'equip han de confiar que el líder de l'equip s'encarregui de cada membre de l'equip i es centri especialment a assegurar la seva seguretat i èxit. Com a líder de l'equip, pregunta i respon: " Per què els meus membres de l'equip confien en mi per portar-los a la seguretat i l'èxit?" I després definir els comportaments que ha de demostrar diàriament per reforçar el seu compromís amb ells.
4. Assegureu-vos que el client estigui present des del primer dia i cada reunió posterior . No podeu iniciar el projecte si la vista al client no està clara. Tant si la vostra iniciativa està enfocada a un públic molt específic o com a grup de grups objectiu més general, hi ha tècniques que podeu utilitzar per crear claredat. Per a iniciatives de desenvolupament de nous productes destinades a captar clients nous, creeu clients detallats per a cada tipus. Per als grans esforços de construcció o desenvolupament, assegureu-vos que un representant del client forma part de l' abast i l'aprovació del projecte . En situacions on el client no pot estar físicament present, alguns equips creen un proxy -un retallable o un animal farcit- que ocupa un seient a cada reunió. El grup ha de demanar i intentar respondre per a cada decisió: "Què dirà el client sobre aquest tema".
5. Feu que els membres del vostre equip defineixin un paper de carta. Tothom de l'equip hauria de preguntar i respondre: " Al final d'aquest projecte, què diuen els meus membres de l'equip que he fet?" Comparteix i discuteix i defineix una descripció del rol que correspon a les respostes.
6. Ensenya al teu equip aquests dos conjunts d'habilitats crítiques: com parlar i com decidir . Al començament del procés de formació de l'equip, estableix expectatives de comunicació interpersonal i assegura't de reforçar la rendició de comptes. Per a la configuració del grup, ensenyeu l'equip a explorar problemes a través d'enfocaments de facilitació que centren la matèria grisa del grup en un tema a la vegada. Ensenyi'ls a analitzar les emocions, els riscos, les idees i els problemes d'informació i abordar-los cadascun per separat abans de precipitar-se al judici. Per a la presa de decisions, els equips d'ajuda entenen totes les opcions principals des de múltiples punts de vista (marcs) i ensenyen a avaluar diverses opcions per a cada decisió. Aquestes habilitats no s'imparteixen en programes de gestió de projectes i no són requerides com a part de la certificació professional, però són essencials per ajudar a un equip a aprendre a treballar junts.
7. Aprofitar l'entrenament de l'equip. El coaching és una poderosa eina per donar suport al rendiment de l'equip i sovint està infrautilitzada. Podeu utilitzar recursos externs o interns per a aquest rol, tot i que l'entrenador ha de ser un estranger objectiu capaç d'observar i oferir comentaris de comportament franc sobre el rendiment i l'eficàcia de l'equip. L'entrenador és un recurs inestimable per ajudar a observar i identificar desglossaments en els processos de discussió i decisió esbossats en el número sis anterior. Aprofita l'entrenador per desafiar les suposicions i estar a la recerca de diversos biaixos de grup, incloent groupthink.
8. Lluita durament pel temps i l'atenció dels membres del teu equip. Els grans líders del projecte treballen dur en nom dels membres del seu equip per assegurar-se que tenen la capacitat de concentrar-se i fer el seu millor treball. Com a líder del projecte, això significa que haureu de participar en la política organitzativa amb altres líders del projecte i funcionals i negociar en nom dels membres del vostre equip. La vostra promoció i la vostra capacitat per oferir suport recíproc a altres líders del projecte per a les seves necessitats de recursos propis seran crítics en el rendiment a curt termini del grup i en l'èxit a llarg termini.
La línia de fons per ara:
Si deixeu el rendiment de l'equip del projecte per casualitat, és poc probable que sorgeixi un alt rendiment. Donada la importància dels projectes en el nostre lloc de treball, tots els executius que aproven i patrocinen projectes als líders d'equip, els administradors de projectes i els membres de l'equip tenen una participació en els resultats. Treballa amb la vostra posició com a administrador de projectes o membre de l'equip per assegurar la presència de les eines i idees descrites anteriorment, i les vostres probabilitats de crear un equip d'alt rendiment milloren considerablement.